Aller Anfang ist leicht

In jedem Unternehmen fließt ein beträchtlicher Teil der finanziellen Mittel und der Arbeitskraft in die Durchführung von Projekten. Trotzdem scheitern viele Unternehmen an der Umsetzung ihrer strategischen Ziele. Ein leistungsfähiges Portfoliomanagement ermöglicht Strategieorientierung, Fokussierung und die realistische Planung der richtigen Projekte.

An Projekten und Initiativen mangelt es keinem Unternehmen. Und das ist eigentlich auch gut so, schließlich dienen Projekte der Realisierung von Innovation und Wachstum. Sehr wohl mangelt es hingegen an Geld, Zeit und Ressourcen, all diese Themen umzusetzen. Umso wichtiger ist es, dass Projekte nicht einfach unkontrolliert entstehen, mittels politischer Macht durchgeboxt und dann halbfertig beendet oder gar gänzlich „beerdigt“ werden. Stattdessen sollten Projekte im Zuge eines unternehmensweiten Planungsprozesses aus den strategischen Zielen abgeleitet, priorisiert und gesteuert werden. Und das auch nicht nur einmal jährlich, denn kein Plan der Welt hält der Realität heute länger als ein paar Monate stand.

Tatsächlich planen Unternehmen in der Regel noch immer in „Bereichssilos“, ohne klaren Strategiebezug, ohne ausreichendes Reporting, ohne regelmäßige Revision und vor allem ohne jede Berücksichtigung der verfügbaren Kapazität. Den damit einhergehenden Verlust an Zielorientierung, Investitionsmitteln und Mitarbeiterzufriedenheit können sich langfristig aber nur die wenigsten Organisationen leisten – ganz zu schweigen vom Ausbleiben der geplanten strategischen Steuerungsimpulse. 

Von der Vision zur Realität

Genau hier setzt das Portfoliomanagement an. Es beschäftigt sich allgemein mit der Aufgabe, aus strategischer und wirtschaftlicher Sicht die richtigen Projekte richtig umzusetzen. So trivial das klingt, so komplex ist diese Aufgabe bezüglich der konkreten Umsetzung und Ausgestaltung. Die Einführung und Weiterentwicklung des Portfoliomanagements stellt hohe Anforderungen an das Strategie-, Risiko- und Projektmanagement, aber auch an die Unternehmenskultur. Viel „Change“ wird benötigt, weshalb es sich empfiehlt, bei der Implementierung in kleinen, ergebnisorientierten Schritten vorzugehen.

Am Anfang stehen dabei immer die Bestandsaufnahme und Analyse der aktuellen Situation: Sind die strategischen Vorgaben ausreichend ausformuliert? An welchen Themen arbeiten wir gerade und wie verteilen sie sich auf die Umsetzung strategischer Vorgaben, regulatorischer Maßnahmen und interner Betriebsbelange? Wie viel Kapazität fließt ins Tagesgeschäft und steht für Projekte gar nicht zur Verfügung? Die Transparenz der Ist-Situation zeigt, wo die größten Herausforderungen liegen und wie man ihnen in der Folge mit den richtigen Hebeln begegnen kann. Diese komplexen Informationen bedarfsgerecht zu konsolidieren und visuell für strategische Entscheidungen aufzubereiten, ist meist nur mithilfe passender Software möglich.

Im zweiten Schritt geht es an die Erarbeitung der geeigneten Faktoren für die Bewertung neuer Initiativen und die Überprüfung der laufenden Projekte. Dazu zählen traditionelle betriebswirtschaftliche Kennzahlen à la Return on Investment (ROI), aber auch neue Bewertungsmodelle für aktuelle Topthemen wie Nachhaltigkeitsmanagement oder Objectives and Key Results (OKR), deren Wert und Erfolg nur schwierig messbar ist. Danach folgt die Implementierung eines Planungsprozesses zur Aggregation aller portfoliorelevanten Informationen, welche in regelmäßigen Abständen mit den strategischen Top-Down-Vorgaben abgeglichen werden.

In der finalen Ausbaustufe verfügen die Portfoliomanager über Daten und Kompetenz zur zentralen Analyse und Steuerung aller Investitionstätigkeiten im Unternehmen. Über einen schlanken und eingespielten Prozess werden regelmäßig angesetzte, taktische Steuerungs-Meetings implementiert. So besteht auch unterjährig die Möglichkeit, die Investitionsschwerpunkte anzupassen und die zugehörigen Budgets und Ressourcen umzuverteilen. Dadurch wird die Reaktionsfähigkeit auf Chancen, Risiken und Marktveränderungen verbessert.

Die unternehmensweite Einführung eines strategischen Portfoliomanagements benötigt auf jeden Fall Zeit und Einsatz, damit auch der Reifegrad mitwachsen kann. Erreicht werden kann dies bei entsprechender interner und externer Unterstützung. Schrittweise wird dadurch in die Zukunfts- und Überlebensfähigkeit des Unternehmens investiert.

Bildquelle: Adensio