Am Anfang steht der digitalisierte Posteingang

Optimierte Büro- und Verwaltungsprozesse in Unternehmen kommen nicht nur den unmittelbar beteiligten Geschäftsbereichen zugute: Vom digitalen Zugang bis hin zu relevanten Dokumenten profitieren auch andere Abteilungen, insbesondere der Kundenservice. Doch die Informationen, die für durchgehend automatisierte Workflows benötigt werden, erhalten Unternehmen meist noch per Post in Papierform. Gefragt sind daher Lösungen, die Belege nicht nur scannen, sondern die ermittelten Daten auch mit anderen Systemen verzahnen können.

Wie umgehen mit der eingehenden Briefpost? Diese Frage stand auch bei McMakler, einem Full-Service-Immobiliendienstleister und eines der Top-Maklerunternehmen in Deutschland, auf der Agenda. Denn die Unterstützung der Eigentümer bei der Firma umfasst nicht nur die persönliche Beratung und Vermittlung bei einem Immobilienverkauf, sondern das Unternehmen übernimmt auch die Kommunikation mit den Behörden, um die erforderlichen Bescheide und Unterlagen zu organisieren. Die Belege und dazugehörigen Rechnungen der Kommunen erreichen den Immobilienspezialisten fast ausschließlich per Post.

Die papierbasierte Eingangspost stellte damit ein Kernproblem bei der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen dar: Die meisten Unterlagen, die das Unternehmen von den Behörden erhielt, mussten von den Mitarbeitern gescannt werden – ein hoher zeitlicher und finanzieller Aufwand. Auch fanden die Informationen aus den gescannten Dokumenten nicht den automatisierten Weg in weitere Systeme – ein weiteres Hindernis auf dem Weg hin zu effektiven Workflows.

Von einer automatisierten digitalen Erfassung der eingehenden Briefpost versprach sich McMakler daher einige Vorteile: Neben optimierten internen Verwaltungsprozessen sollten die gescannten Dokumente auch für andere Mitarbeiter im Unternehmen zur Verfügung stehen, beispielsweise für den Kundenservice.

Damit relevante Daten möglichst zeit- und ortsunabhängig zugänglich sind, wurde ein digitales Dokumenten-Management-System als Single Point of Truth etabliert, in das die gescannten Postunterlagen einfließen. Diese verlässliche Datengrundlage in der Cloud ermittelt bei jedem Zugriff durch eine systematische Synchronisation von Dateiversionen automatisch den letztgültigen Stand.

Von diesem Dokumentenzugriff profitieren alle Mitarbeiter beim Anwenderunternehmen – insbesondere im Vertrieb oder Kundenservice. Auch die über 450 eigenen festangestellten Makler vor Ort haben jederzeit Einsicht und können ihren Kunden zeitnah Antworten zum jeweiligen Sachverhalt geben, da sie über eine Volltextsuche Zugriff auf das Archiv haben. Damit erweisen sie sich als kompetente und zuverlässige Ansprechpartner für Immobilienverkäufer.

Mit der Einführung des DMS hat McMakler wichtige Posteingangsprozesse verbessert. Sind Daten aus Briefpostunterlagen einmal vom Anbieter Caya digitalisiert und in dessen Document Cloud erfasst, können sie über entsprechende Schnittstellen in mehr als 30 weitere Lösungen integriert werden, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagement-Software. Die Künstliche Intelligenz (KI) der Document Cloud sorgt beim Auslesen postalischer Unterlagen automatisch dafür, dass Daten wie Zahlungsinformationen als solche erkannt und hochgeladenen Dokumenten zugeordnet werden.

Konkret wurde bei McMakler das DMS mit dem Buchhaltungs-Tool Candis verknüpft. Relevante Rechnungen und Belege aus der Document Cloud werden automatisch in die Buchhaltungslösung importiert und müssen nicht mehr eigens erfasst werden. Rechnungsinformationen werden mittels OCR und hinterliegender KI maschinell ausgelesen. Die anschließenden Datev-Zahlungsprozesse können automatisiert erfolgen, Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung führen lediglich Kontrollen durch.

Durch die konsequente Digitalisierung der Eingangspost und die gleichzeitige Einführung eines Dokumenten-Management-Systems können viele Prozesse beim Immobiliendienstleister automatisiert ablaufen, z.B. das Forderungs- und Mahnwesen. Positive Effekte gibt es auch bei der Customer Experience: Durch moderne Analyse-, Vermarktungs- und Kommunikationstechnologien, die auf dem Dokumenten-Management des Unternehmens aufsetzen, steigt die Qualität der persönlichen Beratung.

Die Weichenstellung des Full-Service-Unternehmens in Richtung Zukunft ist erfolgt. „Unsere Geschäftsidee ist es, eine Plattform rund um Immobilientransaktionen anzubieten, die aus der Kombination lokaler Expertise und digitaler Prozesse den besten Service sicherstellt“, formuliert Raphael Thelen, Vice President Finance bei McMakler, die ehrgeizige Vision eines der am schnellsten wachsenden Immobilienmaklerunternehmens in Deutschland.

Branche: Verkauf von Immobilien, Immobilienbewertung und -finanzierung
Gründung: 2015
Hauptsitz: Berlin
Mitarbeiter: rund 1.300

Bildquelle: McMakler