An einem Strang ziehen

ITM: Herr Giegel, warum führt auch für den Mittelstand kein Weg mehr an der Digitalisierung seiner Prozesse vorbei?
Bodo Giegel: Die Corona-Pandemie hat den wohl größten Wandel der Arbeitskultur der letzten 50 Jahre mit sich gebracht und die Digitalisierung hat dadurch noch einmal einen Booster erfahren. Und wo bis Anfang 2020 noch Akten in Papierform, manuelle Abläufe, Präsenzkultur und Nine-to-Five an der Tagesordnung waren, herrscht jetzt hybrides Arbeiten, der Einsatz von Smartphone-Apps und Web-Anwendungen, Vertrauensarbeitszeit und digitales Dokumenten-Management. Das hat zu einer bis dato ungeahnten Flexibilität und Agilität der internen, aber auch der unternehmensübergreifenden Abläufe geführt. Den Unternehmen, die bislang noch nicht auf diesen Digitalisierungszug aufgesprungen sind, bleibt nicht mehr viel Zeit, um das nachzuholen. Ansonsten fallen sie hinter ihren Wettbewerb zurück, komplett chancenlos, diesen Rückstand wieder aufzuholen.

ITM: Wie nehmen Sie das Digitalisierungsbestreben Ihrer mittelständischen Kunden anno 2022 wahr?
Giegel: Wir sehen, dass die Entwicklung nicht mehr aufzuhalten ist und der seit dem Jahr 2020 anhaltende Digitalisierungsschub auch in den Unternehmen immer weiter voran geht. Nach wie vor sind Corona und die dadurch hervorgerufenen Veränderungen ein wichtiger Faktor für sehr viele Betriebe: Homeoffice, hybride Formate, etc. sind inzwischen etablierte Bestandteile der Arbeitswelt und stellen die Vorteile von digitalen Technologien in den Mittelpunkt. Ein erfolgreiches Team muss für die gute Zusammenarbeit nicht mehr zwingend physisch an einem Ort sein – die Menschen haben diese neue Freiheit fest in ihren Alltag integriert. Deutliche Unterschiede werden sichtbar, wenn man einzelne Branchen betrachtet sowie die Größe der Unternehmen berücksichtigt. Dann zeigt sich, dass vor allem kleine und mittlere Unternehmen noch oft Nachholbedarf haben, größere Unternehmen sind hier besser aufgestellt. Während in der Logistikbranche bereits viel bewegt wurde, ist der Digitalisierungsstandard im Handel noch sehr niedrig. Es ist also sehr schwierig, hier eine pauschale Aussage zu treffen.

ITM: Welche Prozesse sollten hier als erstes digitalisiert werden, um möglichst rasch die Produktivität zu steigern?
Giegel: Grundsätzlich sollten sich die Unternehmen als erstes eine Strategie zur Digitalen Transformation erarbeiten. Diese Digitalstrategie sieht für jedes Unternehmen anders aus, da Ausgangsbedingungen, Unternehmenskultur, Branche und Digitalisierungsziele höchst unterschiedlich sein können. Essentieller Bestandteil der Digitalstrategie sollte eine Analyse der Wertströme (Value Streams) sein, also alle die Fähigkeiten, die für die Bereitstellung von Wertströmen für Kunden erforderlich sind. Ein Wertstrom beginnt, endet mit einem Kunden weiter und umfasst alle Aktionen und Schritte, die stattfinden, um den Wert für den Kunden von der ersten Anfrage bis zur Realisierung des Projekts bzw. Produkts zu erhöhen. Insofern bilden vernünftige Projekt-Management-Prozesse eine gute Grundlage, damit Digitalisierungs- und Change-Prozesse nicht im Sand verlaufen. Ohne einen gut ausgebildeten Prozessmanager, der idealerweise mit dem Wertstrom-Management vertraut ist und der alle Fäden in der Hand hält, laufen die Unternehmen im besten Fall nur Gefahr, dass jeder Prozess deutlich länger dauert und mehr kostet – im schlimmsten Fall kommt dann noch ein komplettes Scheitern der Prozesse hinzu, weil niemand das große Ganze im Blick behalten hat.

ITM: Mit welchen konkreten Tools und Lösungen lassen sich die Prozesse in der Produktion, Logistik und den zugehörigen indirekten Bereichen effizienter gestalten?
Giegel: Auch hier gibt es keine Patentlösung, denn die Herausforderungen sind individuell und müssen so behandelt werden – allerdings gibt es natürlich einen gewissen Werkzeugkasten, aus dem wir uns bedienen können.

ITM: Was sind die größten Herausforderungen und Hürden bei der Digitalen Transformation in kleinen und mittleren Unternehmen?
Giegel: Aus unserer Sicht die wohl größte Herausforderung für die Digitalisierung bei deutschen KMUs ist die nach wie vor oft nicht ausreichende Projekt-Management-Basis in den Unternehmen. Denn jeder Wandel, egal ob nun Digitale Transformation oder etwas anderes, funktioniert nur, wenn Change- und Projekt-Management Hand in Hand gehen. Denn Projekt-Manager sind es gewohnt, selbst komplexeste Prozesse sorgfältig zu überwachen und im Griff zu halten.

ITM: Bringt eine Digitalisierung, die den Aspekt der Nachhaltigkeit im Fokus hat, Unternehmen im Wettbewerb weiter voran? Woran würden Sie das festmachen?
Giegel: Digitalisierungsprozesse gehören wie bereits erwähnt inzwischen zum Alltag dazu und erstrecken sich auf eine Vielzahl unterschiedlicher Bereiche. Und eine Nachhaltigkeitsstrategie sollte integraler Bestandteil einer jeden Digitalen Transformation sein. Mehr denn je müssen Unternehmen die Bedeutung von Umwelt, Sozialem und Governance (ESG) verstehen. ESG bietet eine Struktur, die sicherstellt, dass es einen quantifizierbaren Nutzen innerhalb und außerhalb der Organisation gibt. Ähnlich wie ein Projekt-Management-Büro eine formale Governance aufbaut, hilft ESG Organisationen dabei, klare Kriterien für die Verfolgung von Nachhaltigkeit und sozialem Nutzen festzulegen und ein unternehmensweites Ethos zu schaffen, um eine langfristige Rendite zu erzielen.

ITM: Inwieweit sollte man die eigenen Mitarbeiter beim Transformationsprozess mitnehmen?
Giegel: Echte nachhaltige Transformation – egal in welchem Bereich – funktioniert nur, wenn alle Mitarbeiter, von der ungelernten Arbeitskraft bis hoch zur Führungsebene, an einem Strang ziehen. Denn wir befinden uns mittlerweile in einer Zeit, in der es nicht mehr reicht, auf Prozesse von vor 20 Jahren zu vertrauen. Unternehmen müssen sich quasi jeden Tag neu erfinden – und das funktioniert nur, wenn alle wirklich dazu bereit sind, altbewährte Arbeitsweisen und Ansätze zu hinterfragen und offen für den Wandel zu sein.

Bildquelle: PMI