Anbindung nicht EDI-fähiger Geschäftspartner

EDI ist weltweit das gebräuchliche Verfahren zum elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen und wird zum Beispiel für die Abwicklung von Bestellungen, Lieferankündigungen und Rechnungsstellungen genutzt. Solche Geschäftsbelege von Firmen, die aus Kostengründen kein EDI-System einsetzen, werden in der Regel entweder manuell erfasst oder über ein Web-basierendes EDI-Portal übermittelt. Sowohl die manuelle Erfassung der Daten als auch die Pflege eines WebEDI-Portals verursachen laut Anbieter erheblichen Aufwand.

Etablierte Kommunikationsprozesse nutzen

Die neue Lösung ermöglicht es, nicht EDI-fähige Geschäftspartner an die EDI-Kommunikation anzuschließen – auf Partnerseite sollen sich die bestehenden Kommunikationsprozesse nicht ändern. Diese senden ihre Daten – etwa Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungen – wie gewohnt per Fax. Die mit Aufwand verbundene Nutzung von WebEDI-Portalen soll entfallen.

Fax-Annahme, Stammdatenabgleich, EDI-Zustellung

Der Anbieter richtet für Anwender neue Fax-Nummern ein oder übernimmt deren gebräuchliche Nummern. Die eingehenden Fax-Dokumente durchlaufen eine OCR-Engine und sind anschließend vollständig maschinell zu verarbeiten, heißt es. Sollten Dokumente durch die OCR nicht erkannt werden, zum Beispiel das unsauber ausgefüllte Bestellformular eines Frisörsalons an den Haarpflegemittelversand oder die in unleserlicher Handschrift ausgestellte Bestellung aus dem Labor an den Chemikalienvertrieb, werden diese laut Anbieter optional manuell erfasst. Nach dem Abgleich der Stammdaten werden die Daten in das passende, strukturierte Zielformat konvertiert und zugestellt. OCR, manuelle Nachbearbeitung und Stammdatenerfassung sollen für die exakte Übereinstimmung der strukturierten Daten mit den Originaldokumenten sorgen. So können sie beim Empfänger sofort automatisiert verarbeitet werden. Papierläufe sollen entfallen und Unternehmen unter anderem von kürzeren Bestellvorgängen und schnellerem Cashflow profitieren – und von einem Kostenvorteil von rund 80 Prozent gegenüber einer manuellen Auftragsbearbeitung. Neben den strukturierten Daten erhalten Anwender bei Bedarf auch die originalen Fax-Dokumente, zum Beispiel, um sie kontrollieren und archivieren zu können.

Praxisbeispiel Chemische Industrie

Große Produzenten und Anbieter von Chemikalien erhalten üblicherweise Bestellungen per EDI. Viele Kunden bestellen dennoch per Fax. Der Grund: Es gibt individuelle chemische Mischungen, die sich nicht katalogisieren lassen und somit keine Artikelnummer besitzen. Diese Fax-Bestellungen werden als PDF per „Fax2Mail“ an eine E-Mail-Adresse bei Retarus übermittelt, dort über eine OCR-Engine erfasst sowie via EDI konvertiert und an das SAP-System des Anbieters zugestellt. Die Sachbearbeiter dort müssen diese Bestellungen nicht mehr manuell in SAP einpflegen und können sich auf produktivere Aufgaben konzentrieren, heißt es.

www.retarus.com

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