Anhaltender Fachkräftemangel wird zu einem Risikofaktor

Die Mittelständler müssen selbst aktiv werden, sich als attraktive Arbeitgeber positionieren und vor allem auch die vorhandenen Fachkräfte an sich binden und weiterentwickeln. „Eine strategische Personalplanung ist unerlässlich“, betont Vassiliki Zarambouka, Partnerin bei Expense Reduction Analysts (ERA). ERA wurde 1992 gegründet und ist auf die dauerhafte Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit von mittelständischen Unternehmen, Einrichtungen der öffentlichen Hand und Non-Profit-Organisationen (NPO) spezialisiert. In Automatisierung und Digitalisierung sehen die Analysten weitere Chancen zur Bewältigung des Fachkräftemangels. Wir haben bei zwei Experten nachgefragt, welchen Beitrag eine moderne HR-Software leisten kann.

ITM: Frau Hartung, Herr Rozić, was sind derzeit die wichtigsten Aufgaben, die eine moderne HR-Software dem Mittelstand zu bewältigen hilft?
Hartung: Eine neue HR-Software kann Unternehmen dabei unterstützen, Herausforderungen wie den hohen Innovations- und Modernisierungsbedarf, die Digitalisierung, Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, den Aufbau von Resilienz oder die Erfüllung von ESG-Berichtspflichten besser zu bewältigen. Vor allem aber gilt es, die internen Kunden zu adressieren, also die Mitarbeiter. Dazu zählt, Talente zu gewinnen, zu halten und weiterzuentwickeln, neue Fähigkeiten zu erlernen, die Vielfalt der heute verfügbaren Daten zu nutzen und administrative Tätigkeiten in der Breite zu reduzieren. Ob digitale Personalakten, Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeiterfassung oder Urlaubsanträge – über moderne Software können viele Routineaufgaben automatisiert werden. Darüber hinaus befähigen Self-Service-Portale Mitarbeiter und Fachkräfte, Informationen zu erhalten, Daten im System selbst zu aktualisieren und Anfragen auszuführen. Dies entlastet nicht nur die Personalabteilung, sondern erhöht auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Rozić: Zu den größten Herausforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen im Bereich „HR“ gehört die effiziente Bearbeitung zeitaufwendiger Prozesse bei begrenzten Personalkapazitäten. Dazu gehören z.B. das Bewerbermanagement, die Verwaltung von Urlaub und anderen Abwesenheiten, Training- und Talentmanagement oder die Personaleinsatzplanung. Bei diesen und anderen Aufgaben kann moderne HR-Software durch die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen helfen. Ein wichtiger Bestandteil davon ist die Digitalisierung. Eine digitale Personalakte beispielsweise entlastet die Mitarbeiter in der Personalabteilung und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit. Letztlich kann auch der gezielte Einsatz von KI-gestützten Assistenten helfen, wiederkehrende, manuelle Aufgaben zu übernehmen. Diese Entwicklung befindet sich zwar noch im Anfangsstadium, bietet aber bereits heute viele Vorteile, z.B. bei der Vorqualifizierung von Bewerbern oder bei der Erstellung von Schulungsmaterialien.

ITM: Worauf sollten Mittelständler bei der Auswahl einer neuen HR-Software achten, damit deren Einführung reibungslos läuft?
Rozić: HR-Software wird nicht nur in der Personalabteilung benutzt, sondern oftmals von allen Mitarbeitern des Unternehmens. Eine einfache, ansprechende Benutzeroberfläche ist daher für die Akzeptanz der Lösung und die Mitarbeiterzufriedenheit ein nicht zu unterschätzendes Kriterium. Dazu gehört auch die Verfügbarkeit einer App und eines Mitarbeiterportals, über die Mitarbeiter Services nutzen können, z.B. Zugang zu Lohnscheinen, Einreichung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Zeiterfassung, etc. Daneben muss geprüft werden, ob die gewünschten HR-Prozesse über die Software abgedeckt und eventuell flexibel angepasst werden können. Auch sollte sichergestellt sein, dass sich die Software gut mit anderen Systemen integrieren lässt. So sollte eine HR-Software eine Schnittstelle zum Lohnabrechnungssystem bieten, denn sonst kommt man um einen manuellen Zusatzaufwand für doppelte Datenerfassung nicht herum.

Hartung: Generell ist es für Unternehmen, die auf eine neue, moderne Software umsteigen wollen, wichtig zu wissen, dass für die Umstellung einige Hausaufgaben gemacht werden müssen. Prüfen Sie Ihre Datenqualität, bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Umstellung vor und definieren Sie Ihre Ziele für das Projekt und Strategie im Kontext der Transformation! Vor allem Cloud-basierte Lösungen bieten zahlreiche Vorteile für mittelständische Unternehmen: Die Architektur einer echten Cloud-HR-Software ist flexibel und agil genug, um technologische Änderungen, das Unternehmenswachstum und regulatorische Anforderungen zu berücksichtigen. Zudem können Unternehmen von neuen Technologien schneller profitieren, wie Machine Learning (ML) und Künstlicher Intelligenz (KI). Und die Implementierung muss gar nicht langwierig oder sonderlich kompliziert sein. Wir haben dafür dedizierte Methodologien und Implementierungen für den Mittelstand entwickelt. Mit „Launch“ können Unternehmen unsere Lösung innerhalb von 18 Wochen einführen, während „Launch Express“, unsere neueste Methode, die Einführung in nur 12 Wochen, ermöglicht. Dabei liegt der Fokus auf Standardisierung und dem Wesentlichen, um von dort aus dann iterativ weiter aufzubauen.

ITM: Welche Blockaden sind auf dem Weg zum Personalmanagement der Zukunft zu beseitigen – und wie kann das gelingen?
Hartung: Einerseits steigen die Arbeitskosten, es fehlen Fachkräfte und insbesondere im Mittelstand herrscht nach wie vor ein großer Hang zur Perfektion. Andererseits möchten immer weniger Arbeitskräfte traditionelle Beschäftigungsverhältnisse. In den letzten Jahren haben sich nicht nur unsere Arbeitsweisen verändert, sondern auch die Bedürfnisse der Belegschaft. Dieser neuen Dynamik am Markt muss ein Unternehmen mit interner Flexibilität begegnen. Um diese umfassend zu managen und auf unterschiedliche Bedürfnisse eingehen zu können, benötigt die Personalabteilung lückenlose Einblicke, so dass beispielsweise das Recruiting, aber auch Onboarding, Talent- und Skills-Management für alle optimiert werden können. Hierfür sind die Qualität der Daten wichtig und eine zuverlässige, einheitliche Datenbasis Voraussetzung. Zahlreiche Arbeitgeber möchten stärker auf die Mitarbeiter zugehen, ihnen individuelle Trainings anbieten und ihnen umfassend helfen, die notwendigen Kenntnisse für den Arbeitsplatz von morgen zu erwerben. Dafür muss ich meine Personalabteilung befähigen. Wenn ich ihnen die richtige Software an die Hand gebe, können sie anhand von Daten bessere Einblicke in die Gesamtorganisation erhalten, um entsprechende Maßnahmen zeitnah zu entwickeln, aber auch Routineaufgaben zu automatisieren. So können sie Kapazitäten freisetzen und stärker strategisch arbeiten.

Rozić: Der Einsatz von KI bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, zeitraubende Routineaufgaben zu übernehmen und damit die Arbeitsbelastung zu reduzieren. Gleichzeitig ist sie aber ein Thema, das mit viel Skepsis gesehen wird, insbesondere im Bereich „HR“. Teilweise wird sogar über ein Verbot von KI nachgedacht. Es wäre jedoch falsch, KI kategorisch abzulehnen oder zu ignorieren. Vielmehr ist es sinnvoll, sich kritisch mit dem Thema auseinanderzusetzen und sich grundlegende Kenntnisse über die Funktionsweise von KI anzueignen, um verantwortungsvoll damit umgehen zu können. Dann kann Künstliche Intelligenz auch im Personalwesen sinnvoll genutzt werden und Freiräume schaffen. Wir empfehlen jedem Unternehmen, Richtlinien für den Einsatz von KI zu definieren. Sie sollte z.B. keine Entscheidungen treffen, sondern lediglich bei der Entscheidungsfindung helfen. Die Entwicklung von KI geht im atemberaubenden Tempo weiter, wird aber bei einem verantwortungsvollen Umgang mit der Technik den Menschen nie ersetzen.