Arbeitsname ONE

Die heutige Pentax Europe GmbH ging aus der 1966 gegründeten deutschen Pentax-Niederlassung hervor, die als Headquarter für die Medizintechnik (Life Care) die EMEA-Region verantwortet. Pentax betreut mit über 200 Mitarbeitern in Deutschland national und international die Bereiche lmaging Systems (Foto/Optik), Life Care (Medizintechnik) und SSD (Security Systems Division). In Deutschland existieren vier weitere Standorte für den medizintechnischen Service. Die IT der neun europäischen Schwester- bzw. Tochtergesellschaften wird zentral von Hamburg aus betreut.

Die Ausgangssituation bei Pentax war 2004 durch eine heterogene ERP-Landschaft gekennzeichnet. Es gab zwar bereits Gesellschaften, die Navision (heute Microsoft Dynamics NAV) einsetzten, jedoch in unterschiedlichen Versionen und Anpassungsgraden – weitere ERP-Pakete anderer Hersteller kamen noch hinzu. IT-Leiter Dietmar Stammer berichtet über das Projekt.

ITM: Herr Stammer, wie kam es zu der Entscheidung, europaweit Microsoft Dynamics NAV einzuführen?
Dietmar Stammer: Die Pentax Europe IT hatte bereits 1997 erfolgreich Navision eingeführt und in den Folgejahren einige europäische Schwestergesellschaften bei ihren Implementierungsprojekten unterstützt bzw. Module, die in Hamburg entwickelt wurden, in deren Applikation integriert. Die damalige Lösung stieß im Laufe der Zeit jedoch an technische sowie funktionale Grenzen. Es wurde immer aufwendiger, weitere Anforderungen im System abzubilden. Es lag auf der Hand, eine einheitliche zentrale Lösung für die Gruppe zu entwickeln, da die Geschäftsmodelle in Europa sehr ähnlich sind, auch wenn es länderspezifische Anforderungen gibt.

ITM: Musste viel Überzeugungsarbeit für das komplexe Vorhaben geleistet werden?
Stammer: Da die Idee für dieses Projekt bei uns in Hamburg geboren wurde, war es nun meine Aufgabe, sowohl das Headquarter in Hamburg als auch das jeweilige lokale Management von dem Projekt zu überzeugen und die erforderlichen Budgets genehmigen zu lassen. Unter dem Arbeitsnamen Project ONE (One Navision in Europe) startet dann das Projekt.

ITM: Welche Ziele standen dabei im Vordergrund?
Stammer: Ganz klar strategische: die Datenintegration und Vereinheitlichung von Prozessen auf europäischer Ebene. Gefolgt von eher pragmatischen Zielen, wie verbesserte Transparenz der Bestandssituation und damit einer erhöhten Lieferfähigkeit, vereinheitlichtes Reporting, erleichterte Konsolidierung von Monats- und Jahresabschlüssen. Ein gewünschter Nebeneffekt sollte aber auch die einheitliche Software-Entwicklung sein sowie die einfachere Nutzung neuer Technologien.

ITM: Fanden Sie es nicht riskant, ein solches Projekt mit Microsoft Dynamics NAV durchzuführen?
Stammer: Nein, ganz und gar nicht. Es stand von vornherein bei Pentax fest, eine eigene Lösung basierend auf Microsoft Dynamics NAV zu entwickeln, was vor allem in der positiven Erfahrung mit der Software und dem über Jahre aufgebauten internen Know-how begründet ist. Pentax hatte bereits Mitte der 90er-Jahre angefangen, eigene Entwicklungskapazitäten aufzubauen, und dieses Team sukzessive verstärkt.

ITM: Mussten Sie dieses Team vergrößern?
Stammer: Ja. Die Notwendigkeit hierfür ergab sich auch aus den speziellen Anforderungen des Servicebereichs, die sich mit einer Standardlösung und/oder Branchenlösung nicht ansatzweise abbilden ließen. Die große Dynamik insbesondere in diesem und in anderen Bereichen und die damit verbundenen Veränderungen der Prozesse sind aus unserer Sicht nur mit eigenen Ressourcen zu realisieren, die wiederum Unterstützung durch externe Mitarbeiter erhalten.

ITM: War diese Entwicklung gewollt?
Stammer: Natürlich, Pentax verfolgt die klare Strategie, dass die Software an die Unternehmensprozesse anzupassen ist und nicht umgekehrt, womit Systeme, die nur in geringem Maße anpassungsfähig sind, nie eine Alternative dargestellt haben.

ITM: Zurück zu Project ONE – wie ist das genau abgelaufen?
Stammer: Im Rahmen der Systemanalyse wurden vom Projektteam, bestehend aus dem internen Pentax-Navision-Team, Freiberuflern und Beratern des Systemhauses Comporsys, Workshops in sämtlichen europäischen Gesellschaften durchgeführt, um zum einen die länderspezifischen Besonderheiten zu evaluieren und zum anderen die europäischen Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt zu involvieren. Um die Qualität über den Projektverlauf sicherzustellen, haben wir uns entschieden, die gute Zusammenarbeit mit Comporsys über die Dauer des Projektes fortzuführen, und das sind nun schon fünf Jahre.
Der Roll-out erfolgte auf Grund der engen Verzahnung im Logistikbereich gleichzeitig in Deutschland und Belgien. Nach einer Stabilisierungsphase wurden weitere europäische Gesellschaften auf die in Hamburg gehostete Lösung migriert.

ITM: Wie ist der Stand heute?
Stammer: Aktuell arbeiten neun Gesellschaften mit dem System. Die nächste zu migrierende Gesellschaft in Italien befindet sich in der Projektierungsphase. Darüber hinaus wird daran gearbeitet, die erste nichteuropäische Gesellschaft, nämlich die chinesische, im Oktober dieses Jahres auf dem System in Hamburg abzubilden.

ITM: Das hört sich positiv an. Sind Sie zufrieden mit dem Ergebnis?
Stammer: Ja, dieses Projekt ist sehr positiv verlaufen, da sämtliche geplanten Ziele erreicht wurden. Darüber hinaus konnten weitere positive Effekte erzielt werden, die sich im Laufe des Projektes ergaben. Leider erkennt man permanent neue Verbesserungspotentiale, so dass es schwerfällt, dieses Projekt mit dem Rollout in der letzten Landesgesellschaft endgültig abzuschließen. Es geht nun darum, das Projekt in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu überführen.