Auf dem Weg in die hybride Arbeitswelt

Hier fällt immer wieder der Fach­begriff „Unified Communications & Collaboration“ (UCC). Gemeint ist die Integration verschiedener Kommunikationsformen und -kanäle mit modernen Werkzeugen zur Zusammenarbeit. Ziel ist es, die unterschiedlichen Kommunikationsdienste zu bündeln, die Erreichbarkeit der Mitarbeiter zu verbessern und die Zusammenarbeit verteilter Teams zu fördern.

Dabei geht es um viel mehr als Apps, Tools und Features. Auch Services gewinnen schnell an Bedeutung, zumal wenn die Kunden den gesamten UCC-Stack vom SIP-Trunk bis zum UCC-Client nutzen wollen – und deshalb volle Kontrolle über die Service-Qualität haben müssen. IT-MITTELSTAND hat zwei Experten dazu befragt.

ITM: Herr Leschke, Herr Köhler, Integration scheint das Zauberwort zu sein bei der Realisierung von „Unified Communications & Collaboration“. Auf welche Schnittstellen kommt es besonders an?
Leschke: Es kommt im Kern darauf an, dass die Belegschaft Applikationen intuitiv bedienen kann. Das bedeutet, dass alle Kommunikationsdienste, die die eigene Infrastruktur erweitern sollen, tief in die Betriebssysteme integriert werden – egal, ob diese Dienste über Software oder Web-APIs, z.B. für ERP-, CRM-, BPM- oder E-Mail-Systeme, zur Verfügung gestellt werden. Wichtig ist, dass die Nutzung über die gewohnte Arbeitsoberfläche realisiert wird, ohne dass die Anwender diese ständig wechseln müssen. Ziel der Implementierung von UCC-Lösungen muss immer sein, Prozesse zu automatisieren, Produktivität zu optimieren und Workflows effektiver zu gestalten und dass bei Beibehaltung von hohen Sicherheitsstandards. Das gilt für das Arbeiten On-Premises gleichermaßen wie für das Homeoffice.

Köhler: UCC ist in der Welt des modernen, hybriden Arbeitens wichtiger denn je. Die Flexibilisierung der Arbeitswelt stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, um die Teilhabe für alle Mitarbeiter sicherzustellen. Dazu gehören, neben konsequent barrierefrei gestalteten Arbeitsumgebungen, auch entsprechend gestaltete Bereiche zur Zusammenarbeit zwischen vor Ort und entfernten Teilnehmern. Mitarbeitererfahrung- und Bindung wird ebenso ein immer wichtigerer Teil der Zusammenarbeit. Daher muss das UCC zunehmen Schnittstellen zu bisher unberücksichtigten Systemen wie HR, ERP & CRM bieten oder Lerninhalte ermöglichen. Selbstverständlich muss eine moderne UCC-Lösung auch klassische Schnittstellen zum Daten Im- und Export bereitstellen, genauso wie die Integration von Third-Party-Lösungen. Das bieten wir unseren Kunden mit der Plattform Teams und der neuangekündigten „Employee Experience Plattform“ (EXP) Viva an.

ITM: UCC in der digitalen Arbeitswelt von heute und morgen setzt einen manipulationssicheren Dokumentenaustausch voraus, der dann auch datenschutzkonform abgewickelt wird. Wie kann das technisch und/oder organisatorisch sichergestellt werden?
Köhler: Das ist eine wichtige Frage, gerade weil UCC-Lösungen derzeit das Mittel der Wahl sind, um auch über Grenzen hinweg mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben und produktiv zu sein. Dabei haben Datenschutz und Sicherheit für Unternehmen höchste Priorität. Wir nehmen das sehr ernst und unterstützen Unternehmen dabei, bei der Nutzung von Teams für Sicherheit und Datenschutz zu sorgen, denn all unsere Produkte und Dienste können in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Sektor Datenschutz-konform eingesetzt werden und halten die Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts ein. Dazu bietet Microsoft ­vertragliche Zusagen und technische Mittel an.

Darüber hinaus arbeiten Unternehmen mit vertraulichen und wertvollen Informationen, deren Manipulation zu rechtlichen und geschäftlichen Problemen führen kann. Dennoch benötigen die Benutzer Zugriff auf diese Daten, um ihre Aufgaben zu erledigen. Mit Teams, welches auf Microsoft 365 aufbaut, können Unternehmen viele Sicherheits-, Datenschutz- und Konformitätskontrollen implementieren, um die Daten vor Manipulation zu schützen, z.B. mithilfe von „Data Loss Prevention“ oder „Information Protection“.

Leschke: Der sichere Austausch digitaler Dokumente sollte für Unternehmen höchste Priorität haben. Wir realisieren das z.B. mit unserer Suite Office Master über asynchrone und synchrone Verschlüsselung, die direkt in die Software integriert ist. Das bedeutet, dass eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung des Dokuments und des Transportwegs gewährleistet wird, ohne dass Schlüssel ausgetauscht werden müssen. Die Manipulationssicherheit des Dokuments erreichen wir durch integrierte Hashes. Sind diese Hashes für ein Dokument beim Versender und Empfänger identisch, ist sichergestellt, dass das Dokument auf dem Versandweg nicht manipuliert wurde.

ITM: Cloud Computing ist in aller Munde. Welche Bedeutung messen Sie der Cloud als UCC-Plattform zu – und in welche Richtung läuft hier die Entwicklung?
Leschke: Wir leben in unruhigen Zeiten und Unternehmen müssen sich die Frage stellen, inwieweit eigene Rechenzentren bzw. zu 100 Prozent On-Premises betriebene Infrastrukturen sich bei steigenden Strompreisen ökonomisch rechnen. Deshalb wird heute zunehmend darüber nachgedacht, Teile der Infrastruktur auszugliedern, also UCC-Lösungen oder Lösungen für den Dokumentenaustausch z.B. über den Azure Marketplace zu beziehen. Die eigene Infrastruktur zu reduzieren und einen Teil der Anwendungen in die Cloud auszulagern, ist der Weg der Zukunft. Denkbar ist dies beispielsweise im Bereich der Telefonie. So lassen sich ausgewählte Rufnummern von der Telefonanlage entkoppeln, über den Provider auf Azure Marketplace leiten und gezielt verteilen. Der Anwender behält die Hoheit über die Abläufe, betreibt diese aber in der Cloud. Der Austausch der Dokumente findet in einer abgesicherten Umgebung statt, die Übertragung bleibt über den gesamten Kommunikationsweg verschlüsselt. Die Daten selbst sind in Deutschland hinterlegt, auch der SIP-Trunk ist hier angeschlossen.

Köhler: Die Entwicklungen, gerade zu Beginn der Covid-19-Pandemie, haben gezeigt, wie wichtig flexible und skalierende Lösungen für die Arbeitsfähigkeit von Unternehmen und Behörden sind. Hybride Arbeitswelten mit flexibler Arbeitsplatzgestaltung (freier Wahl von Arbeitsort und Arbeitszeit) werden mehr und mehr zum Standard. Die bisherigen, oft selbst betriebenen Lösungen sind weitgehend auf die Nutzung innerhalb des eigenen Netzwerks ausgelegt und in der Regel nicht in der Lage, ein mobiles Arbeiten für die gesamte Belegschaft zur gleichen Zeit zu ermöglichen. Cloud-Lösungen bieten diese Skalierbarkeit, Flexibilität und Verfügbarkeit in Verbindung mit sehr hohen Sicherheitsstandards.

Microsoft hat die Vorteile der Cloud schon früh erkannt und bereits vor fünf Jahren Teams als reine Cloud-Kollaborationsplattform für die hybride Arbeitswelt entwickelt. Diese Innovationskraft wäre ohne die Cloud nicht möglich gewesen. Darüber hinaus haben wir durch die Pandemie erkannt, dass eine reine UCC-Plattform nicht ausreichend ist. Mit unserer Employee-Experience-Plattform, helfen wir Unternehmen eine Arbeitskultur zu schaffen, in der jeder Mitarbeiter und ganze Teams ortsunabhängig ihr Bestes geben können. Auch im Bereich Viva geht die Entwicklung stetig weiter; so haben wir neben der App Learning, die Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenfasst und in Teams präsentiert, auch neue Funktionen wie z.B. Engage ergänzt, um die Nutzung von Wissen und den Aufbau persönlicher Netzwerke innerhalb des Unternehmens zu unterstützen.