Auf dem Weg in die mobile Zukunft

Der Faktor „Mobility“ gewinnt auch im ERP-Bereich eine zunehmend wichtige Rolle. „Da das ERP-System in allen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommt, sind die Möglichkeiten der mobilen Nutzung vielfältig“, sagt Nikas Schröder, Vorstand für die Bereiche „Produkt“, „Entwicklung“ und „IT“ bei Ams Solution. „Dazu zählen klassischerweise die Lagerverwaltung, der Wareneingang, die Personal- und die Auftragszeiterfassung und die gesamte Materialwirtschaft.“ Nicht nur die Corona-Pandemie hat den Trend zu mobilen Lösungen vorangetrieben. Auch die Mitarbeiterstrukturen verändern sich und bringen durch die Einflüsse der verschiedenen Generationen neue Ansichten und Anforderungen mit sich. „So haben auch in vielen Bereichen des deutschen Mittelstands, in denen z.B. Homeoffice früher eine Ausnahme war, inzwischen neue Arbeitskonzepte Einzug gehalten“, erklärt Patrick Markowski, Vice President Product Management bei Forterro Central. Zur Unternehmensgruppe gehören im DACH-Raum Abas ERP und Myfactory. Nicht zuletzt sei durch Smartphones und Tablets inzwischen jeder „Mobility“ im privaten Alltag gewohnt und setze mobile Tools auch im Job voraus, betont Markowski. „Als Rückgrat der Unternehmen müssen ERP-Systeme auf diese Anforderungen Antworten liefern und mobilen Zugriff sowie entsprechende Lösungen anbieten.“ Es gilt also sicherzustellen, dass sich Prozesse und Aufgaben, die von den Mitarbeitern ortsunabhängig erledigt werden können, auch Software-seitig von überall abwickeln lassen. Also zusammenfassend: Ein mobiles Office darf nicht am ERP-System scheitern.

Mobiler ERP-Zugriff bringt viele Vorteile

Nichtsdestotrotz scheuten viele Mittelständler den Umstieg auf moderne Software, meint Karl Gerber, CEO von Step Ahead. „Viele nutzen noch Systeme, die auf Technologie aus den frühen 2000er-Jahren basieren. Sie sind monolithisch, schwerfällig und alles andere als flexibel. Mobile Nutzung war damals nicht vorgesehen und ist deshalb auch heute oftmals noch nicht möglich“, weiß der Experte. Immerhin seien in den vergangenen Jahren zahlreiche Unternehmen den Wechsel in die Cloud angegangen – eine gute Voraussetzung für die mobile Nutzung von ERP-Daten. Aber welche Vorteile bringt ein mobiles ERP überhaupt für das Management der Prozesse? Kurz gesagt: Transparenz, Effizienz und Qualität. Ersteres spiegelt sich insbesondere darin wider, dass die Mitarbeiter von nahezu jedem beliebigen Ort aus just in time auf alle Daten zugreifen können, die sie in der jeweiligen mobilen Situation benötigen. So sieht der Außendienst z.B. auf einen Blick, wann die Maschine das letzte Mal gewartet wurde, welche Ersatzteile verbaut sind und welche Auffälligkeiten zuvor gegebenenfalls schon einmal aufgetreten sind. Zur Effizienz und Qualität trägt darüber hinaus bei, dass die Mitarbeiter im Außendienst auch direkt vor Ort die Möglichkeit haben, einen Service-Auftrag zu erstellen und zu dokumentieren. Das birgt zudem den Vorteil, dass der manuelle Aufwand zur Übertragung von handschriftlichen Notizen entfällt – dadurch sinkt nicht nur das damit einhergehende Fehlerrisiko, sondern die Mitarbeiter sparen auch wertvolle Zeit, die sie für andere Aufgaben nutzen können.

Auch Lagerverwaltung und Logistik seien prädestiniert für den mobilen ERP-Einsatz, betont Gerber: „Ob Bestände in Echtzeit überwachen, Wareneingänge erfassen, Bestellungen verfolgen oder Lieferungen koordinieren: Die Prozesse werden effizienter, Engpässe oder Fehler frühzeitig erkannt.“ In der Produktion könnten Mitarbeiter mit mobilen Geräten auf das ERP-System zugreifen, um Produktionsaufträge zu verfolgen, Materialverbräuche zu erfassen, Qualitätskontrollen durchzuführen und Produktionsdaten zu dokumentieren. Dies unterstütze eine reibungslose und effiziente Fertigung und ermögliche es, Engpässe oder Verzögerungen schnell zu erkennen und zu beheben. „Aus meiner Sicht macht der mobile ERP-Einsatz überall da Sinn, wo Informationen in irgendeiner Weise doppelt erfasst werden“, erklärt Dr. Tim Langenstein, Vorstandsvorsitzender der E.bootis AG. „Aber auch in Situationen, in denen valide Aussagen benötigt werden – etwa um Interessenten mit Produktdaten zu versorgen oder zur Ankündigung von Lieferterminen –, entsteht durch mobile Tools ein enormer Mehrwert.“

Die große Vielfalt an Devices optimal einbinden

Der standortunabhängige Zugriff auf ERP-Funktionalitäten erfolgt über verschiedenste Gerätetypen hinweg – von Notebooks und Laptops über Tablets, Smartphones und Rugged Devices bis hin zu Smartwatches oder Fahrzeug-Cockpits. „Insgesamt beobachten wir seit etlichen Jahren eine stetig wachsende Anzahl von Maschinen und Geräten, die in die mobilen Prozesse eingebunden werden“, berichtet Schröder. Auch sogenannte Internet-of-Things-Devices (IoT), also netzwerkfähige Minicom­puter mit kostenlosen Betriebssystemem, die an Material, Bauteilen oder Containern angebracht werden, könnten jederzeit eigenständig ihre Position an entsprechende Cloud-Server senden. „Letztlich kommt es für die Anwender darauf an, unter wirtschaftlichen Aspekten mit dem ERP-Anbieter zu eruieren, wo sich absehbar der größte Nutzen ergeben könnte, um von dort aus in angrenzende Bereiche vorzustoßen.“

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Grundsätzlich sollte das ERP-System die entsprechenden Voraussetzungen für einen mobilen Einsatz mitbringen und den Anforderungen des Anwenders mit passenden Lösungen begegnen. „Zunächst ist zu klären, welche Abläufe es konkret zu optimieren gilt und welche Funktionen dafür benötigt werden“, erklärt Markowski. „Zudem sollten die mobilen Lösungen aufgrund der Schnelllebigkeit von Prozessen und Anforderungen stets über die notwendige Flexibilität verfügen, sich ohne große Programmierkenntnisse dank Low-Code bzw. No-Code bei Bedarf an Veränderungen anpassen zu lassen.“ Darüber hinaus sollten Unternehmen die Kompatibilität des ERP-Systems mit verschiedenen Mobile Devices und Plattformen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die Unterstützung unterschiedlicher Be­­triebssysteme. „Die Benutzeroberfläche sollte smart, intuitiv und einfach gestaltet sein und sich flexibel und unkompliziert an die Bedürfnisse des Users anpassen lassen“, sagt Gerber. „Eine nahtlose Integration und Synchronisation von Daten zwischen dem mobilen ERP-System und anderen Unternehmenssystemen ist wichtig, um sicherzustellen, dass Informationen stets aktuell und konsistent sind.“

Es gibt auch Stolpersteine

Mobilem ERP sind inzwischen  kaum Grenzen gesetzt. Ein paar Stolpersteine gilt es aber zu beachten, mahnt Langenstein: „Der Blick ins Detail offenbart leider immer noch, dass in Deutschland durchaus zu bedenken ist, was passiert, wenn kein Zugang zum Internet besteht.“ An dieser Stelle komme dann die Offline-Fähigkeit der mobilen Lösung ins Spiel, „wobei es immer eine Gratwanderung ist, welche Daten letztendlich lokal auf dem Endgerät gesichert werden sollen“, weiß der Experte. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist laut Nikas Schröder das Thema „Sicherheit“ beim mobilen ERP: „In diesem Kontext ist es äußerst wichtig, die Mitarbeiter auf mögliche Gefahrenquellen hinzuweisen und sie fortwährend im Umgang mit Geräten und Software zu schulen“, sagt Schröder.

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