Auf ins digitale Zeitalter

Das liegt vor allem daran, dass das Thema „Digitalisierung“ gerne zu kurz gedacht wird. Viele Unternehmen ersetzen alte Serverschränke durch Cloud-Speicher oder bieten mehr Homeoffice – das sind jedoch nur erste Schritte und ist noch keine umfassende Digitale Transformation. Auch in Abteilungen wie Human Resources sowie dem Finanzbereich gibt es enorme Potenziale, die aber viel zu selten ausgeschöpft werden. Die Buchhaltung lediglich von einem stationären Tabellenprogramm in die Cloud zu verlegen, bringt meist nur im Sinne der Kollaboration Vorteile. Gegen die Fehleranfälligkeit durch Tippfehler, das versehentliche Löschen von Spalten oder Überschreiben von Formeln, die bei komplexen Vorgängen unwiderlegbar vorhanden ist, bringt die Umstellung jedoch wenig.

Fehleranfälligkeit vermeiden

Mag die Excel-Tabelle vielleicht für die ersten Monate nach Unternehmensgründung noch ausreichen, wird spätestens nach vermehrtem Wachstum klar: In komplexen Tabellen kann schnell der Überblick verloren gehen und Fehlerquellen schleichen sich ein. Mit steigenden Ein- und Ausgängen sowie immer mehr Debitoren und Kreditoren wird die Tabelle immer größer – sogar das Auge der besten CFOs verliert sich im Datendschungel.

Selbst kleine Fehler können große Auswirkungen haben: Eine Null zu viel oder zu wenig, ein Komma an einer falschen Stelle oder eine Formel, die eines der Felder nicht greift – schon ist das Planungs- und Kontrolldokument nicht mehr richtig funktionsfähig. Im besten Fall kann das zu temporären Liquiditätsengpässen führen, im schlimmsten Fall dazu, dass ein Unternehmen Insolvenz anmelden muss.

Eine digitale Finanzplanung, wie z.B. die SaaS-Lösung von Agicap, kann hingegen viel mehr leisten und dabei die Fehleranfälligkeit deutlich senken. IT-Entscheider können bei der Einführung helfen und Hemmschwellen bei der Implementation beseitigen. Der Wechsel lohnt sich auch aus IT-Sicht: höherer Datenschutz, weniger Administration und Troubleshooting sowie eine einfache Verwaltung der Daten. Gleichzeitig ist der Wechsel zu SaaS-Lösungen auch für alle anderen Beteiligten unkompliziert, denn sie müssen nicht aufwendig eingerichtet oder konfiguriert werden, sondern funktionieren einfach und intuitiv. Zudem müssen sie vor allem während der laufenden Zusammenarbeit nicht zwingend durch einen IT-Verantwortlichen betreut werden, wovon besonders Unternehmen ohne dezidierte IT-Abteilung profitieren.

Viele Funktionsweisen sind auch aus dem privaten Bereich bekannt: So können, ähnlich wie beim digitalen Haushaltsbuch bei der Hausbank, mehrere Konten und Bankinstitute über Standardintegrationen in das SaaS-Tool eingebunden werden. Nutzer erlangen dadurch einen Überblick über die Unternehmensfinanzen und bringen Transparenz in die Finanzbuchhaltung. Der tagesaktuelle Cashflow kann auf einen Blick verfolgt werden, da Datenquellen wie Bankkonten und Buchhaltungs- oder Rechnungs-Software wie Lexoffice und Co. zusammengeführt werden können. Erwartete Einnahmen und Ausgaben – beispielsweise wenn sich ein neuer Kunde oder Auftrag ankündigt, aber der Vertrag noch nicht abgeschlossen wurde – können eingegeben und so fiktive Szenarien visuell durchgespielt werden, um die Finanzplanung flexibel, planbar und zukunftssicher zu gestalten.

Das böse Erwachen fällt weg

Dank Open Banking mit einem Klick zu wissen, was passiert, wenn Aufträge wegbrechen oder hinzukommen, sorgt vor allem in bewegten Zeiten für Sicherheit. So lassen sich Gegenmaßnahmen und Krisenpläne bereits dann aufsetzen, wenn die Zukunft noch rosig aussieht. Das böse Erwachen fällt weg. Und schließlich ist es keine richtige Krise, wenn eine Situation erwartet, eingeplant und im besten Fall sogar abgefedert wird. Prognosen dieser Art erlauben auch bessere strategische Entscheidungen zu treffen, z.B. für etwaige Investitionen. Und Unternehmen, die wissen, was auf sie zukommen kann, sind besser für die Zukunft gerüstet. 

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