Aufträge effektiv im Sack

1912 als japanischer Konzern gegründet, ist Sharp für seine Elektronikprodukte und -lösungen weltweit bekannt. Die deutsche Tochtergesellschaft Sharp Business Systems Deutschland GmbH bietet neben Multifunktionssystemen und Displaytechnologien auch Services zur Büro- und Objekteinrichtung.

Um eine 360-Grad-Sicht auf seine Kunden zu erhalten, wollte das Unternehmen alle Kundendaten in einem einzigen Customer-Relationship-Management-System (CRM) von Superoffice bündeln. Bis September 2018 nutzte SBSD zwei unterschiedliche Versionen seiner CRM-Lösung, deren Daten sich aus insgesamt vier verschiedenen Quellen speisten. Damit sich alle Kundendaten zentral speichern, jederzeit aktualisieren und auf einen Blick einsehen lassen, hat man sich dazu entschlossen, beide Systeme zusammenzulegen und neu aufzusetzen. Die größte Herausforderung war es, Kundendaten weder doppelt zu übertragen noch bei der Konsolidierung zu verlieren. Daher gab es alle zwei Wochen einen Abstimmungstermin, um sich über den Fortschritt des Daten-Mappings auszutauschen. „Unsere Ansprechpartner standen uns mit ihrem Know-how jederzeit zur Seite“, lobt Willi Martens, Verkaufsleiter bei Sharp Business Systems.

Daneben ist es für den Anwender wichtig, dass das CRM-System einen rechtskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten sicherstellt und sich über eine Schnittstelle mit den vorhandenen Systemen nahtlos verknüpfen lässt. An das System sind beispielsweise SAP und Evatic angebunden. Während im Letzteren die Verbrauchsdaten sowie das Stellplatz-Management inklusive Wartungsverträge abgebildet sind, sind im SAP die Kundenstammdaten erfasst. Über die Schnittstelle zu SAP findet jede Nacht ein Datenabgleich statt. Wurden neue Kundendaten angelegt oder bestehende angepasst, fließen die Änderungen direkt in das CRM-System. Seitdem gehören Dubletten nicht nur der Vergangenheit an, sondern das Anwenderunternehmen profitiert von strukturierten und vor allem einheitlichen Kundendaten.

Keine Kontrolle, sondern Hilfestellung

Insgesamt 105 Mitarbeiter nutzen das Customer-Relationship-Management-System. „Hier arbeiten wir mit Kundenteams und einem ausgefeilten Berechtigungssystem. Das bedeutet beispielsweise, dass Team- und Verkaufsleiter nur auf die Verkäufe schauen können, wenn sie dem entsprechenden Team zugeordnet sind. Damit schaffen wir eine Art Teiltransparenz, ohne den ganzen Konzern transparent machen zu müssen“, erklärt Martens.

Die Sales-Mitarbeiter pflegen einen ambitionierten Vertriebsprozess, was mit einem vollen Terminkalender und hohen Erwartungen an ihren Verkaufserfolg einhergeht. Für ihre effektive Tagesplanung und das Aktivitäten-Management nutzen sie die To-do-Funktion im CRM-System rege. Zugleich sind darin die kompletten Kontakthistorien, die Status der Gespräche inklusive Notizen und Vertragsdaten abgelegt. Daneben sind im System auch die Verbrauchsdaten der Kunden, etwa wie viele Ausdrucke mit einem Drucksystem bislang angefallen sind, und Stellplätze ersichtlich.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Willi Martens resümiert: „Wirklich bemerkenswert ist, dass selbst Kollegen, die dem CRM-System anfangs mit Ablehnung begegnet sind, sich inzwischen zu absoluten Befürwortern entwickelt haben.“ Das System bündelt alle relevanten Kundendaten an einer zentralen Stelle. Dadurch müssen die Mitarbeiter nicht mehr suchen, sondern finden die benötigten Informationen mit nur wenigen Klicks. „Das macht sich auch bei unseren Kunden bemerkbar“, freut sich Willi Martens. „Sie haben uns vielfach zurückgespielt, dass wir immer gut über alles informiert sind und schnell auf Fragen antworten. Hinzu kommt: Mithilfe des Systems lassen sich die richtigen Leute mit den richtigen Themen adressieren“, erklärt der Verkaufsleiter. Das alles macht das Unternehmen zu einem zuverlässigen Partner, bei dem sich die Kunden rundum gut aufgehoben fühlen.

Sharp Business Systems Deutschland GmbH
Branche: Business-Lösungen
Gründung: 2013
Hauptsitz: Köln
Mitarbeiter: ca. 220