Austausch oder Überholung

Es gilt abzuwägen, ob der Austausch oder eine grundlegende Überholung die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs wert ist. Dabei dürfen auch die Stärken des bisherigen ERP-Systems nicht übersehen werden, beispielsweise die eingespielten Abläufe im Unternehmen und der souveräne Umgang der Belegschaft mit dem System.

Bei der Entscheidung lohnt sich auch der Fokus darauf, welche Eigenschaften am Legacy-ERP am dringendsten einer Verbesserung bedürfen. Auch die Modernisierungskosten müssen berücksichtigt werden. Es gilt abzuwägen, ob man sich die Kosten für einen bestimmten Modernisierungsansatz leisten kann. Falls beispielsweise die Performance des Altsystems nicht stimmt, kann schon ein simples „Rehosting“ reichen.

Refactoring oder Rebuild sind andere etablierte Alternativen. Am kostspieligsten, zeitaufwendigsten und riskantesten ist die Strategie des Ersatzes einiger und aller Komponenten des alten ERP-Systems (Replace), falls diese ineffektiv sind und die heutigen Anforderungen nicht mehr erfüllen. IT-MITTELSTAND hat zwei Kenner des Markts gefragt, welche Punkte ein Mittelständler bei der Auswahl des für ihn passenden Konzepts zur ERP-Modernisierung im Auge behalten sollte.

ITM: Herr Rech, Herr Kobek, wenn Sie einen Blick in die ERP-Landschaft des deutschen Mittelstands werfen: In welchen Bereichen sehen Sie den dringendsten Modernisierungsbedarf?
Rech: Darauf gibt es zwei Antworten. Die eine ist eher struktureller Natur: In vielen Unternehmen laufen nach wie vor recht alte ERP-Systeme. Es kommt gar nicht so selten vor, dass wir 20 Jahre alte Lösungen ablösen. Da ist es zum Teil schon so, dass sowohl der Hersteller-Support nicht mehr gewährleistet ist als auch die Know-how-Träger im Unternehmen vor dem Ruhestand stehen. In diesen Fällen ist der Modernisierungsbedarf im Unternehmen also flächendeckend. Da ist es dann manchmal schon fünf vor zwölf. Auf der funktionalen Seite sind die Schmerzen oft im Bereich fehlender Schnittstellen bzw. mangelnder Kommunikationsfähigkeit über die Unternehmensgrenzen hinweg zu finden. Speziell im B2B-Handel gibt es Herausforderungen bei E-Commerce und Vertriebskanalintegration. In vielen Fällen wird auch noch kein Lagerverwaltungssystem eingesetzt. Gerade vor dem Hintergrund der Erfahrung der Verwundbarkeit von Lieferketten in der Corona-­Pandemie hat das eigene Lager enorm an Bedeutung für die Lieferfähigkeit gewonnen.

Kobek: Letztlich lässt sich der verbliebene Modernisierungsbedarf in Unternehmen nicht zwingend an einzelnen Bereichen festmachen, sondern an der Art und Weise, wie modernisiert wird. Entscheiden sich Unternehmen etwa für den Schritt in die Cloud, so tun sie dies zu häufig noch mit der Absicht, ihre bestehenden Prozesse aus dem analogen Zeitalter möglichst unangetastet in die Cloud zu transferieren. Diese Prozesse werden also einzeln digitalisiert, aber nicht das gesamte Unternehmen an sich und auf eine kohärente Weise. Entscheidungsträger scheuen davor zurück, lieb gewonnene Abläufe – gerade in einem komplexeren Kontext – zugunsten einer vollständigen Transformation ihres Geschäfts fallen zu lassen, die ihnen jedoch ganz neue Möglichkeiten eröffnen würde. Gerade im Hinblick auf Datenanalysen, idealerweise voll automatisiert und unter Einbindung beispielsweise von Zulieferern und anderen Partnern, besteht ein riesiges Potenzial zur Wertschöpfung.

ITM: Anhand welcher Kriterien lässt sich entscheiden, ob eine Modernisierung oder die Ablösung des altbewährten ERP-Systems mehr Sinn macht?
Kobek: Hierfür muss auf innerbetriebliche und externe Faktoren geachtet werden. Kann die existierende IT-Landschaft noch Kapazitäten aufbringen für weiteres Geschäftswachstum, ist sie insgesamt in der Lage, alle benötigten Funktionen und Prozesse abzubilden, ohne dass wesentliche Nachbesserungen erforderlich sind? Falls Ja, ist das auf jeden Fall ein gutes Zeichen. Aber gerade die letzten Jahre haben auch gezeigt, dass im Härtefall sehr schnell von alten Gewissheiten Abstand genommen werden muss. Wir sehen deutliche Trends hin zu mehr Volatilität in den Lieferketten, aber auch zu neuen Arbeitsweisen – etwa aus dem Homeoffice heraus – sowie zu mehr Nachhaltigkeit. Auch darf die Sicherheit des eigenen IT-Systems nicht mehr vernachlässigt werden. Allein aus rein rechtlichen Gründen ist es nicht mehr möglich, diese Entwicklungen einfach zu ignorieren – und spätestens, wenn rechtlichen Anforderungen nicht mehr ohne größere Mühen entsprochen werden kann, ist es höchste Zeit für einen vollständigen Wechsel. An der Cloud führt dann allerdings kein Weg mehr vorbei, denn der Markt entwickelt sich zu schnell weiter, um noch aus eigener Kraft immer auf dem neuesten Stand bleiben zu können.

Rech: Die erste Frage aus Anwendersicht ist sicher, inwiefern eine gangbare Modernisierungsoption des bestehenden Software-Anbieters zur Verfügung steht. Und die zweite Frage lautet, was aus der Substanz des aktuellen Systems dabei mit welchem Aufwand übernommen werden kann – also etwa Datenbanken, Logik und Prozesse. Je teurer und aufwendiger sich die Kalkulation eines solchen Projekts darstellt und je näher es damit de facto an eine Software-Neueinführung rückt, desto interessanter wird es für das Anwenderunternehmen sein, auch aktuelle, alternative ERP-Lösungen anderer Software-Häuser am Markt in Betracht zu ziehen und zu bewerten. Für uns ist das nicht selten auch eine Konstellation, in der es zu Neukundengewinnen kommt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 4/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Worauf kommt es bei einem Projekt zur Modernisierung des ERP-Systems vor allem an, damit es erfolgreich abgeschlossen werden kann?
Kobek: Wie immer im Projektmanagement steht die Frage im Zentrum, welches konkrete und messbare Ziel ich überhaupt erreichen will. Den Weg dahin sollten dann Provider, Partner und Kunden gemeinsam bestimmen und gehen – je enger die Abstimmung, desto besser lassen sich etwa unerwartete Hindernisse aus dem Weg räumen. Als Faustregel sollte gelten, dass nur etwa die Hälfte bis zwei Drittel aller existierenden Prozesse unverändert übernommen und weitere gut 30 Prozent mittels einfacher Rekonfigurationen angepasst werden sollten. Die verbliebenen Abläufe gilt es einzeln zu betrachten und gegebenenfalls zu ersetzen oder ganz fallen zu lassen.

Rech: Aus unserer Sicht ist Modernisierung idealerweise kein großes Projekt, sondern ein kontinuierliches Mitgehen des Anwenders mit den Release-Wechseln des Herstellers. Wir sehen als Anbieter im Mittelstand auch, dass gerade kleinere Unternehmen ungern jährliche Updates durchführen. Aus diesem Grund bieten wir in unserer Release-Planung regelmäßig sogenannte Long-Term-Releases an, die dann für jeweils drei Jahre unterstützt werden. Wir haben allerdings den Vorteil, dass kundenspezifisches „Customizing“ problemlos von Release zu Release mitgenommen werden kann. Das ist in unserer Systemarchitektur so angelegt. Der Anreiz, ein aktuelles Update schnell durchzuführen, ist erfahrungsgemäß dann besonders groß, wenn neue Features für den jeweiligen Kunden einen großen Mehrwert schaffen. Eine weitere, unterschätzte Facette des Themas „Modernisierung“ ist neben dem Umsetzen von Updates die Vertiefung des Nutzungsgrads der bereitgestellten Funktionen der ERP-Software. Ein Projekt erfüllt beim Echtstart definierte Leistungsumfänge und Ziele. Unternehmen verändern sich aber und Funktionsumfänge der Software wachsen. Es ist deshalb vernünftig, die Unternehmensprozesse kontinuierlich zu überprüfen und die zur Verfügung stehenden Funktionen der Software auszuschöpfen, um die eigene Unternehmens-Performance immer wieder zu optimieren. Falls sich allerdings ein Modernisierungsprojekt von Aufgaben und Umfang her einem Neuprojekt annähert, dann ist es sinnvoll, es auch wie eines anzugehen – d.h., ein Projektmanagement mit einem Projektteam, Key Usern und Meilensteinen bietet sich an.