Automatisierte Rechnungsprüfung

Rechnungen des Herstellers können darüber elektronisch an die ERP-Software „LS BIZ“ übertragen und dort weiter bearbeitet werden. Die Einsparungen für die Händler sind dabei enorm, wie Rainer Illian, Geschäftsführer der Stamag Ersatzteil- und Industrievertrieb GmbH, bestätigt. Sein Unternehmen begleitet die Entwicklung der neuen Schnittstelle. „Die Kopplung der von uns genutzten ERP-Software an das SKF-System optimiert unseren Belegdurchlauf. Schließlich stammen mehr als ein Drittel aller Belege von SKF“, erklärt Rainer Illian. „Unsere Mitarbeiter müssen diese Belege unseres Hauptlieferanten nicht mehr länger manuell erfassen, wir bestellen direkt aus LS BIZ und erhalten sowohl Auftragsbestätigungen als auch Rechnungen ausschließlich auf elektronischem Weg. Diese werden von dem ERP-System direkt kontrolliert und archiviert. Wir sparen damit nicht nur Zeit und Geld, sondern reduzieren auch individuelle Fehler.“

Früher manuell, heute automatisiert

Über die in SEA integrierte Software Vendor Management Inventory (VMI) ermittelt SKF basierend auf den Kundenbestellungen des Händlers selbstständig den Bedarf an Waren, heißt es. Sie werden disponiert und der Händler erhält elektronisch eine entsprechende Auftragsbestätigung. Bisher folgte der manuelle Prozess: Die Rechnung kam per Post und mehrere hundert Positionen mussten beim Händler manuell im ERP eingegeben werden. Die Software verglich diese mit dem Wareneingang und ein Mitarbeiter prüfte eventuelle Differenzen. Anschließend gab er die Rechnung für die Finanzbuchhaltung zur Zahlung weiter.

Die neue Schnittstelle automatisiert auch diesen Teil des Prozesses. Direkt nach Lieferung der Ware sendet SKF die Rechnung auf elektronischem Weg an den SKF-Händler wie die Stameg EIV GmbH. Ohne Verzögerungen prüft LS BIZ, ob die berechnete Ware in der richtigen Stückzahl und zum vereinbarten Preis eingegangen ist. Sind alle Positionen korrekt, gibt die Software die Rechnung an die Buchhaltung weiter und veranlasst die Zahlung. Der Händler soll den Prozess damit auf Wunsch automatisiert ablaufen lassen können. Zusätzlich wird ihm die Möglichkeit angeboten, weitere Kontrollmechanismen einzubauen.

www.leitsch.de
www.skf.com/de
www.stamag.de

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