Bereit für die neue Arbeitswelt

Noch nie war es für Unternehmen so wichtig, dass ihre Mitarbeiter schnell und effektiv mit neuer Software umzugehen lernen. Drei Treiber stecken dahinter: Die steigende Zahl der „Working from Home“-Arbeitsplätze erhöht stark den Einsatz und die Nutzung von Software. Das Erlernen des Umgangs mit Software – und gerade mit neuer Software – ist im Homeoffice schwieriger als vor Ort, wo hilfsbereite Kollegen und gegenseitige Unterstützung die Regel sind. Die IT-Helpdesks und IT-Abteilungen der mittelständischen Unternehmen sind ohnehin knapp besetzt und haben kaum Ressourcen für Schulungen und umfassende Hilfestellung.

Um diese Herausforderungen zu lösen, bietet sich gerade für Mittelständler eine Digital Adoption Platform wie etwa Userlane an. Ziel ist es, dass Anwender (neue) Software nicht mehr mühsam erlernen müssen, sondern durch interaktives Learning-by-doing direkt damit arbeiten können. 

Eine DAP soll die herkömmliche Software-Schulung durch eingebettetes, kontinuierliches und praktisches Lernen ersetzen. Die Plattform fungiert dabei als Overlay auf der Benutzeroberfläche einer beliebigen webbasierten Software-Anwendung. Damit steht Mitarbeitern der sofortige, kontextbezogene Zugang zu interaktiven Anleitungen bereit, wie sie als Software-Benutzer eine bestimmte Aufgabe oder einen bestimmten Prozess ausführen sollten. 

Mittelständler mit oft knappem IT-Budget können somit gewährleisten, dass neue Software schnell an Akzeptanz gewinnt und sich ihre Investitionen in vollem Umfang rechnen. Eine DAP sorgt dafür, dass die Mitarbeiter die Informationen, die sie benötigen, genau dann zur Verfügung haben, wenn sie diese brauchen. Dadurch können sie schnell Probleme lösen und sich ihren eigentlichen Aufgaben widmen, anstatt sich immer wieder stundenlang mit der Technologie auseinandersetzen zu müssen.

Kontextbezogene Hilfe für spezielle Probleme

Eine DAP bietet Benutzern wie gesagt einen kontextbezogenen Support. Ein Beispiel wäre ein Mitarbeiter, der versucht, einen Lead in SAP CRM zu registrieren, aber nicht mehr weiter weiß. Er hat vielleicht vor einigen Monaten einen Crashkurs absolviert, was sich bei der Lösung des speziellen Problems jedoch als wenig hilfreich erweist. Da die Zeit drängt, erhöht sich das Stresslevel. Mithilfe einer DAP könnte dieser Mitarbeiter per Mausklick auf klare, umsetzbare Anweisungen zugreifen. Er müsste nur die in die Customer-Relationship-Management-Software (CRM) integrierte DAP-Oberfläche aufrufen und hätte sofortigen Zugriff auf eine interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitung für den spezifischen Vorgang sowie auf eine Bibliothek mit unzähligen weiteren Anleitungen.

Eine DAP kann auch das Benutzerverhalten analysieren und auf intelligente Weise geeignete Hilfe- oder Support-Anfragen auslösen, während Benutzer mit der Software interagieren. Dies hilft den Mitarbeitern, mit der Zeit den Funktionsumfang der Software voll auszuschöpfen. Darüber hinaus lassen sich die DAP-Schulungsressourcen auf einzelne Aufgabenbereiche zuschneiden. 

Vielfältige Informationsbereitstellung

Innerhalb eines Unternehmens können Teams schnell und einfach Schulungsinhalte erstellen, ohne dass spezielle Programmierkenntnisse erforderlich sind. Ein Mitarbeiter im Team mit entsprechender Berechtigung kann neue Anleitungen hinzufügen, indem er einen Prozess aufzeichnet, in der DAP speichert und im System freigibt. Solche Anleitungen lassen sich auch mit reichhaltigen Inhalten wie Bildern, GIFs und Links zu externen Quellen ergänzen, um sie informativer und ansprechender zu gestalten. Unternehmen können diese Schulungsinhalte in mehreren Sprachen bereitstellen, ebenso barrierefrei entsprechend den Richtlinien für die Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen oder Beeinträchtigungen. 

Eine Digital Adoption Platform kann für die Geschäftsführung hilfreich sein, um sich auf den Arbeitsmarkt der Zukunft vorzubereiten und das Problem des Fachkräftemangels im IT-Bereich zu bewältigen. Jeder Mitarbeiter kann auf akut benötigte Informationen zugreifen und Probleme selbst lösen, statt sich chronisch überfordert zu fühlen und passiv auf Hilfe des IT-Supports zu warten. Es ist ein großer Vorteil gerade für Mittelständler, dass sie ihre DAP skalieren und anpassen können – je nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter und der Geschäftsentwicklung im Laufe der Zeit.

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