BI-Lösung für die Logistik

Es gibt viele Gründe, langjährige Kundenbeziehungen immer wieder zu überprüfen. Dazu ist es notwendig die einzelnen Kunden kritisch zu betrachten: Nicht vergütete lange Standzeiten, Zielgebiete, die auf dem Hinweg zu mangelnder Auslastung und auf dem Rückweg zu Leerfahrten führen oder eine verweigerte Dieselpreisgleitklausel. Transportunternehmer und Spediteure wissen oft gar nicht, bei welchen der vielen Verlader sie unter dem Strich draufzahlen. Angesichts enger Margen ist hier das Bauchgefühl ein schlechter Ratgeber – und belastbare Zahlen fehlen.

Dieser Mangel wiegt besonders in Krisenzeiten schwer. Vor diesem Hintergrund kommen seit 2009 vermehrt so genannte Business-Intelligence-Lösungen auf den Markt. Ein Beispiel liefert Weber Data Service aus Bielefeld. Der IT-Dienstleister hat gemeinsam mit dem BI- und Datenbank-Anbieter Peter Fabricius im Rahmen eines Projekts bei der Spedition Albert Klink GmbH unter dem Namen „Disponent BI“ eine BI-Lösung für Speditionen entwickelt. „Für uns war wichtig, dass wir sämtliche Kennzahlen automatisiert erhalten“, sagt Klink-Prokuristin Ivonne Zimmermann-Fabricius.

Die Diplom-Kauffrau vertritt bereits die vierte Generation des inhabergeführten Familienunternehmens, das rund ein Drittel seiner Umsätze mit der Automotive-Branche erwirtschaftet. Schon vor der Entwicklung der BI-Lösung hatte sie auf Basis der bei Klink eingesetzten Speditionsssoftware Disponentplus Zugriff auf diverse Auswertungen. Dieser Schritt sei aber sehr zeitaufwendig gewesen und habe viele Ressourcen gebunden. Vor „lauter Routinearbeiten sei sie kaum zur eigentlichen Analyse der Zahlen“ gekommen.

„Im Jahr 2009 mussten wir zudem noch deutlich mehr auf unsere Zahlen achten als zuvor und schauten uns am Markt nach vorhandenen BI-Lösungen um“, erinnert sich Zimmermann-Fabricius. Im Herbst 2009 habe dann festgestanden, dass ein eigenes und für Disponentplus optimiertes Auswertungs-Tool entwickelt werden sollte. Es lag nahe, mit dem Projekt den eigenen Ehemann Peter Fabricius zu beauftragen, der ein Beratungsunternehmen für Datenbank und BI-Lösungen betreibt. Verlangt waren unter anderem tagesaktuelle Statistiken über die Auslastung der eigenen und fremden Fahrzeuge, exakte Tourenkalkulationen oder Deckungsbeiträge nach Kunden und Relationen. „In diesem Zusammenhang hatten wir schnell festgestellt, auf welche Aufträge wir besser verzichten“, berichtet Zimmermann-Fabricius. Durch ein konsequentes Umsetzen der Erkenntnisse ging der Umsatz der Spedition zwar kurzfristig zurück, aber das Ergebnis wandelte sich im Krisenjahr 2009 „von deutlich negativ in deutlich positiv“.

Neben Disponentplus soll demnächst auch die Buchhaltungssoftware als Datenquelle dienen. Geplant ist zudem das Einbeziehen der Tankdaten sowie der Archivierungslösung ZA-Arc mit den dort vorgehaltenen Daten über Fahrtdauer und Kilometerleistungen der Fahrzeuge, die über den digitalen Tachografen erfasst werden. „Die Einsatzdauer der Fahrer und die Laufleistung der Fahrzeuge sind die wichtigsten Kostentreiber, die Veränderungen und Abweichungen von den Planungen müssen wir daher sehr zeitnah im Auge behalten“, so Zimmermann-Fabricius. Die Vernetzung der Daten aus allen eingesetzten Systemen war deshalb auch ein Schwerpunkt bei der Systementwicklung.

Peter Fabricius modellierte vor diesem Hintergrund so genannte „Olap-Würfel“. Die Bezeichnung Olap steht für Online Analytical Processing und stammt aus der Datenanalyse. Mit Olap- oder Datenwürfeln können Daten logisch dargestellt und in verschiedene Hierarchie-Stufen eingeteilt werden. Die Daten werden dabei als Elemente eines mehrdimensionalen Würfels angeordnet. Seine Dimensionen beschreiben die Daten und erlauben auf einfache Weise den Zugriff. Daten können über eine oder mehrere Achsen des Würfels ausgewählt werden. „Der jeweils gewünschte Blick auf den Würfel kann leicht verständlich mit wenigen Mausklicks verändert werden“, so Peter Fabricius. Erst diese Aufbereitung der Daten versetzte Klink in die Lage, den vollen Nutzen aus der BI-Lösung zu ziehen.

Weber Data Service war vom Start weg an der Entwicklung interessiert und vereinbarte bereits im Juni 2010 eine Kooperation. „Aus der maßgeschneiderten Lösung für Klink mussten wir somit ein Produkt entwickeln, das sich gleichermaßen für alle Anwender von Disponentplus eignet“, stellt Fabricius fest. In diesem Zuge definierte er unter anderem zwölf Kennzahlen, die von den Kunden beliebig erweitert werden können. Zu den Standard-Kennzahlen von Disponent BI zählen zum Beispiel der Deckungsbeitrag pro Auftrag, Anzahl aller Aufträge und gefahrener Kilometer, bewertete und berechnete Erlöse und Kosten per Lademeter, Bruttogewichte sowie Margen auf Kundenebene. Diese Aufgabe wurde im Frühjahr 2011 abgeschlossen: Disponent BI feierte auf der Messe transport logistic in München sein Debüt.

Zimmermann-Fabricius nutzt Disponent BI aber nicht nur für das Controlling, sondern auch für die Kundenbindung. „Wir fragen unsere Auftraggeber, welche Daten sie in welchen Intervallen brauchen und stellen diese dann mit wenigen Klicks zusammen“, sagt Zimmermann-Fabricius. In Frage kommen zum Beispiel gezielt ausgewählte Tracking-Daten zeitkritischer Sendungen, detaillierte Einblicke in die Lagerverwaltung oder frühzeitige Informationen über die im Zulauf befindlichen Überseecontainer. Künftig können die Verlader ihre individuellen Berichte und Auswertungen sogar automatisch per E-Mail beziehen. „Die meisten Informationen haben unsere Kunden in ihren eigenen IT-Systemen, aber von uns bekommen sie die Daten schneller und einfacher“, so die Unternehmerin.

Auch für die Einführung der BI-Lösung im eigenen Unternehmen gibt Zimmermann-Fabricius Tipps: „Wichtig ist, dass bei den betroffenen Mitarbeitern eine gewisse Affinität zu Zahlen und eine Portion Neugier vorhanden ist.“ Letztere lässt sich am besten steigern, wenn anfangs nur ausgewählte Kollegen mit dem Tool arbeiten „dürfen“ und der Einsatz der Software „wie ein Privileg“ eingeordnet wird. Bei Klink hat es funktioniert: In der Spedition wird Disponent BI bereits in fast allen Verwaltungsabteilungen genutzt.

www.klink-spedition.de

www.weberdata.de

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