„BPM muss nicht komplex sein“

ITM: Herr Kindermann, einfache und schnell umsetzbare Ansätze zur Automatisierung von Geschäftsprozessen werden auch für den Mittelstand immer wichtiger. Helfen könnte dabei ein strukturiertes Business Process Management (BPM). Welche organisatorischen Voraussetzungen müssten dafür geschaffen werden?
Herbert Kindermann: BPM ist dann am effektivsten, wenn das Unternehmen möglichst modular aufgebaut ist. Dies betrifft die Organisationsstruktur genauso wie die IT. Kleine Einheiten lassen sich schnell zu neuen, prozessgetriebenen Kombinationen umgruppieren. Man spricht von strukturierten Netzwerken, die starren Organisationsformen und großen monolithischen IT-Systemen haushoch überlegen sind. Zentralisierte, komplizierte Organisationsformen mit vielen Abhängigkeiten und Schnittstellen stehen einer dezentralen und schnell anpassungsfähigen Unternehmung entgegen. Eine flexible Organisationsstruktur und eine serviceorientierte Architektur (SOA) der Unternehmens-IT sind daher die besten Voraussetzungen für optimales BPM. Eine Prozesslandschaft wird niemals anpassungsfähiger sein als die einzelnen Komponenten, die sie zu Prozessen orchestriert.   

ITM: Welche Rolle spielen Standards bei der BPM-Implementierung?
Kindermann: Die erste Frage ist, warum man Standards einsetzt? Und das sind eindeutig kommerzielle Aspekte. Man möchte damit Kosten sparen. Daher muss man sich die Frage stellen, ob BPMN 2.0 ein wirklicher Standard ist. Und genau hier sehe ich ein Problem, denn BPMN 2.0 etwa suggeriert dem Anwender, dass er seine Prozesse relativ problemlos von einer BPMN Engine (Ausführungsumgebung) auf eine andere portieren kann. Dies ist in der Praxis jedoch nicht der Fall. Die Engines der einzelnen Hersteller unterscheiden sich dramatisch und sind oft nicht einmal in der Lage, ihr selbst exportiertes BPMN wieder einzulesen. Der BPMN-2.0-Standard lässt dafür zu viel Spielraum. Nur was streng formal definiert ist, lässt sich eindeutig interpretieren. Das ist ein Grundsatz der Informatik.

Im BPM-Bereich sind wir da leider noch nicht so weit. Das Institute of Innovative Process Management (I2PM) verfolgt dieses Ziel mit subjektorientiertem BPM (S-BPM), eine formale Sprache, auf der auch die Prozessmodelle unserer Metasonic Suite basieren.

ITM: Es gibt auch die Möglichkeit, Cloud Computing bei der Optimierung von Geschäftsprozessen einzusetzen. Inwieweit lohnt sich „BPM in der Cloud“ für ein mittelständisches Unternehmen?
Kindermann: Cloud Computing ist für jeden interessant, der erst mal nicht in IT-Infrastruktur und in eigene Software investieren will. Man sollte Standardfunktionalitäten nicht zum tausendsten Male wieder selbst implementieren. Jeder muss Steuern berechnen, Buchhaltung betreiben und so weiter.

Bisher wurden solche Prozesse hauptsächlich von großen Lösungen wie SAP abgedeckt. Diese jedoch sind gerade für Mittelständler oft zu teuer. Cloud Computing ist hier eine interessante Alternative. Zahlen was man nutzt, und eine Flexibilität, um sich schnell den Unternehmensgegebenheiten anpassen zu können – das ist Cloud und daher ist die Process Cloud eine der wichtigsten Cloud-Entwicklungen der Zukunft.

ITM: Eine große Herausforderung für ein BPM-Software ist stets die „Lücke“ zwischen der IT-Abteilung und den Fachbereichen. Wie kann diese gerade in mittelständischen Firmen geschlossen werden?
Kindermann: Die klassische Lösung in großen Unternehmen ist der Einsatz von Prozessanalysten und Beratern. Diese sollen das Know-how der Fachbereiche in die IT tragen und dort umsetzen. Aber was für ein großes Unternehmen bereits oft zu aufwendig und teuer ist, kommt für einen Mittelständler gar nicht erst in Frage. Große Tool-Landschaften und teure Beratungs- und Supportverträge sind gerade hier keine Option. Wir als BPM-Anbieter setzen hier auf Einfachheit und direkte Einbindung der Fachbereiche. BPM muss nicht komplex sein, es kann auch von Fachanwendern selbst gestaltet werden.

ITM: Welche Unterschiede gibt es in puncto Anforderungen an die IT zwischen mittelständischen und großen Unternehmen?
Kindermann: Der Mittelstand hat einerseits bereits die kritische Größe, die Prozessautomation und IT-Support erforderlich machen, andererseits aber nicht die Mittel und auch nicht die Zeit, teure und schwerfällige Lösungen einzusetzen. Hier muss man schnell und für bezahlbares Geld zum Ziel kommen. Der Unterschied besteht also darin, dass das, was für große Unternehmen eine gute Option ist, für den Mittelstand eine unabdingbare Voraussetzung darstellt.  

ITM: Welche IT-Trends werden den Mittelstand neben Cloud Computing in Zukunft erreichen? Was bringt uns hier das Jahr 2013?
Kindermann: Ich sehe drei Trends, die dem Mittelstand schwer zu schaffen machen: Die Profitabilität sinkt, die Dynamik steigt und die Komplexität nimmt zu. Die sich beschleunigende globale Vernetzung ist eine Schlüsselherausforderung für den Mittelstand. Deutsche Mittelständler exportieren in die ganze Welt und produzieren weltweit. Chancen und Risiken liegen im globalen Business eng nebeneinander. Wer in dieser Welt weiter vorankommen will, muss in seiner Organisation meines Erachtens drei essentielle Punkte beachten: erstens die Agilität erhöhen, um sich den schnell verändernden Umgebungsbedingungen anpassen zu können, zweitens die Effektivität steigern, um die Profitabilität zu sichern, und schließlich sich auf Einfachheit fokussieren, um nicht von der Komplexität erschlagen zu werden.

Organisation bedeutet Prozesse. Nur dort entsteht die Wertschöpfung eines Unternehmens. Um diese zu sichern, muss jeder Mitarbeiter im Unternehmen kontinuierlich seine Geschäftsprozesse verbessern. Deshalb steht bei Managern im Business und in der IT dieses Thema ganz oben auf der Agenda. Ein intelligentes Business Process Management (BPM) ist eine wesentliche Komponente, die die Zukunft von Unternehmen entscheidend beeinflussen wird.