Braucht Digitalisierung die Cloud?

Muss Digitalisierung in der Cloud stattfinden? Diese Frage stellen sich mittelständische Unternehmen, denen die häufigen Preisanpassungen der Cloud-Anbieter Sorge bereiten. Vergangenes Jahr erst erhöhte Microsoft die Lizenzgebühren etlicher M-365-Dienste um 25 Prozent, schon folgt die nächste Anpassung: Im April 2023 noch einmal um satte 11 Prozent. Auch vor Verschärfungen der Lizenzverträge ist kein Abonnent sicher. Die haben in den vergangenen Jahren zu hohen versteckten Kosten geführt – und die Flexibilität der Cloud-Nutzung drastisch eingeschränkt. Das Risiko stetig steigender Gebühren und ein neues Bewusstsein für mehr Nachhaltigkeit in der IT lassen den Ruf nach Alternativen lauter werden.

Drei Modelle aus dem Mittelstand zeigen, wie Digitalisierung und IT-Modernisierung auch ohne Cloud-Anwendungen oder mit deutlich reduzierten Abo-Diensten auskommen. Stattdessen sparen sie enorme IT-Kosten ein. Und CO₂. Beim Lizenzmanagement querzudenken, lohnt also. 

IT im produzierenden Gewerbe

Der in Deutschland ansässige Spezialpapierhersteller Mitsubishi HiTec Paper Europe zählt zu den Organisationen, die ihre IT eigenständig verwalten wollen und in Cloud-Anbindungen keinen Mehrwert sehen. Stefan Düe, verantwortlich für die IT-Systeme und Netzwerke für etwa 400 Mitarbeiter, hat dafür gute Gründe. In einem Produktionsbetrieb muss schließlich alles stabil laufen. Wichtiger als die neueste Version einer Software ist ihm zufolge ihre Zuverlässigkeit. Deshalb kauft das Unternehmen statt der neuesten Software immer die bewährte ältere Version. Und die gebraucht – das spart Geld. Das Unternehmen deckt seinen stetig wachsenden Bedarf an Betriebssystemen, Anwendungssoftware und Servern seit 2018 durch gebrauchte Microsoft-Volumenlizenzen. Kostenersparnis: 60 Prozent gegenüber neuen Lizenzen. 

IT im Handel

Vor einer besonderen Herausforderung stand der IT-Leiter von drei großen deutschen Autohäusern. Auch hier wurden die gut 200 Computerarbeitsplätze, Laptops und 15 Terminal Server mit gebrauchten Microsoft-Lizenzen ausgestattet. Im Jahr 2021 kündigte Microsoft an, seine Terminal Server vom Markt nehmen zu wollen. Office wäre dann nicht mehr für neue Serverversionen verfügbar gewesen. Für den IT-Leiter hätte das eine zwangsweise Migration in die Cloud bedeutet. Doch genau das war nicht möglich. Die Anbindung an das VW-Partnernetzwerk lässt dies nicht zu – ein Problem, das alle VW- und Audi-Partner teilen.

Der Lösungsansatz für dieses Cloud-Problem: Es wurden Terminal-Server-Lizenzen mit Microsoft Office 2019 kombiniert, beides gebraucht. Damit erfolgten die Digitalisierung und Vernetzung der Filialen sehr günstig. Die jetzige Lösung kann noch einige Jahre so genutzt werden: Office 2019 wird bis Oktober 2025 mit Sicherheits-Updates versorgt, Datacenter 2019 bis Januar 2029. Da es sich um eine Dauerlizenz handelt, kann die Software eventuell auch darüber hinaus noch zum Einsatz kommen. Mit diesem Modell können über viele Jahre hohe Cloud-Gebühren vermieden werden. Kostenersparnis: ein sechsstelliger Euro-Betrag gegenüber der Cloud-Lösung.  

IT im Hoch und Ingenieurbau

Das dritte Beispiel der Digitalisierung bei möglichst geringem Cloud-Einsatz ist die Konstruktionsgruppe Bauen. Dort ist Nachhaltigkeit oberstes Gebot. Auch bei der Firmen-IT. Der Einsatz gebrauchter Software und refurbished Laptops ist daher eine Selbstverständlichkeit. Als anstand, sieben Standorte zu vernetzen und remote arbeitende Mitarbeiter anzubinden, sollte auch das kosteneffizient und nachhaltig erfolgen – sprich: Die Modernisierung durfte nicht dazu führen, dass Computer oder Server frühzeitig ausgetauscht werden mussten. Das ist laut Bundesumweltamt im gewerblichen Kontext etwa alle drei bis vier Jahre Usus. Denn große Software-Upgrades erzwingen oftmals neue Hardware, weil die Systemanforderungen steigen. Dann wird voll funktionsfähige IT zu Sondermüll. IT-Leiter Pascal König und Lizenzexperte Fabian Gerum gelang es, das zu vermeiden. Durch Kombinationen aus Microsoft-Business-Premium-Lizenzen mit Power-BI-Lizenzen wurde die Cloud-Anbindung realisiert. Überall dort, wo das nicht erforderlich ist, kommt weiterhin die in der Konstruktionsgruppe Bauen vorhandene Gebrauchtsoftware zum Einsatz. Die Kosteneinsparung der hybriden Lösung: 23 Prozent 

Es gibt sie also: IT-Modelle zur Digitalisierung und Modernisierung ohne explodierende Abo-Gebühren. In jedem Fall lässt sich das Kostenrisiko auf ein Minimum reduzieren – mit der richtigen Lizenzstrategie.

Bildquelle: Vendosoft GmbH