Cloud-Diagramm statt Zettelwirtschaft

Was ist der erste Gedanke bei dem Wort „Dokumentation“? Oft wahrscheinlich ein dickes Handbuch oder ein vielseitiges Word-Dokument, gefüllt mit schwarz-weißer Textwüste. Genau dieser veraltete Standard für das Festhalten von Information ist in kleinen und mittelständischen Unternehmen die Wurzel vieler Probleme und Ineffizienzen – sei es in der täglichen Projektarbeit, Trainings, der Ideenfindung oder der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Besonders remote und hybride Arbeit haben dieses Defizit ans Licht gebracht.

In Entscheidungs- und Arbeitsprozessen werden heutzutage meist mehr Personen involviert als früher – und diese befinden sich häufig nicht mehr an einem zentralen Ort. Die einheitliche und aussagekräftige Dokumentation ist daher eine wichtige Grundlage, um Ideen und Prozesse festzuhalten und Teammitgliedern zu helfen, klar über ihre Projekte zu kommunizieren und Initiativen voranzutreiben. Denn der Grundgedanke der Dokumentation im Unternehmen ist es, Ideen, Werte und Informationen einer Organisation zu zentralisieren und allen zugänglich machen.

Vier Schritte

Diesen Prozess anzustoßen und die individuellen Ideen und Ansätze zu dokumentieren, kann überwältigend wirken. Damit es funktioniert, wird eine lebendige, anpassungsfähige und hochgradig visuelle Dokumentation benötigt. Um diesen Standard einer einfach zugänglichen, verständlichen und stets aktuellen Dokumentation zu erreichen, rät Lucid, vier essenzielle Bereiche zu betrachten:

Informationen verständlich und ansprechend festhalten: Die Darstellung von Informationen spielt in der Kommunikation eine Schlüsselrolle. Visuelle Darstellungen werden 60.000 mal schneller verstanden als lupenreine Texte, denn: 65 Prozent der Personen sind visuelle Lerntypen. Bilder helfen dabei, Daten und Inhalte, egal ob simpel oder komplex, zugänglicher zu machen. Dadurch erlangen Mitarbeiter ein tieferes Verständnis für die eigenen Aufgaben in kürzerer Zeit. So wird nicht nur die Qualität der Arbeit gesteigert, sondern auch die Zeit gespart, die etwaige Fehler durch Missverständnisse kosten würden.

Dokumentation als Teil der täglichen Arbeit: Dokumentation wird oftmals als sehr intensiver Prozess angesehen, der einiges an Zeit kostet, die von der eigentlichen Arbeit abgeht. Deshalb wird sie oft nicht ausreichend gründlich gepflegt und wird damit zu einer Belastung für das Team und die Organisation. Zeit und Strukturen in der täglichen Arbeit zu schaffen und Dokumentation zur natürlichen Erweiterung des Arbeitsprozesses zu machen, ist daher eine wichtige Managementaufgabe.

Aufzeichnungen lebendig halten: Um die Dokumentation jederzeit auf dem neusten Stand zu halten, muss man sich von der Idee einer perfekten, vollendeten Dokumentation lösen. Besser ist an der Stelle der agile Ansatz einer iterativen, anpassungsfähigen und kollaborativen Aufzeichnung. Sie wird also nicht, wie häufig üblich, von einigen wenigen Führungskräften verfasst und kommentarlos nach unten „weitergereicht“. Cloud-basierte Kollaborations-Tools unterstützen stattdessen Mitarbeiter im Büro genauso wie remote; sie sind essenziell in der agilen Dokumentation und Zusammenarbeit. Visuelle Tools wie interaktive ­Diagramme, virtuelle Whiteboards, Bilder und Videos vermitteln individuelle Ideen im Kontext hybrider Teams.

Single Source of Truth statt Versions-Chaos: Besonders wichtig für hybride Teams ist eine einheitliche Wissensgrundlage, die schnell zu navigieren und überall zugänglich ist. Cloud-basierte Dokumentation ermöglicht dies; veraltete und redundante Informationen sind dabei einfach zu erkennen. Dicke Handbücher, die ungenutzt in Schubladen verstauben, und verschiedene Versionen von Informationen auf den lokalen Speichern der Kollegen gehören so der Vergangenheit an. Auf diese Art und Weise wird auch ein ungeliebtes Thema wie Dokumentation unkompliziert und effizient gestaltbar.

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