11.03.2021 DMS zur Prozessoptimierung

Cloud für globale Expansionsstrategie

Von: Friedrich Koopmann

Die BMK-Gruppe expandiert international, etwa in den USA. Ein Cloud-basiertes Dokumenten-Management-System (DMS) gewährleistet dabei eine leistungsfähige Buchhaltung.

Bei der BMK-Gruppe sorgt ein Cloud-basiertes DMS für eine effiziente Buchhaltung.
Jan Martin Zizka, IT-Leiter der BMK-Gruppe

Jahrelang war die Buchhaltung der BMK-Gruppe an eine externe Steuerberatung ausgelagert. Mit der Übernahme eines weiteren Unternehmens, welches über eine eigene Abteilung zur Rechnungsführung verfügte, setzte man diese fortan für die gesamte Gruppe ein. Die neu entstandene globale Abteilung kämpfte jedoch zunächst mit einigen Kinderkrankheiten. Denn die an den einzelnen Standorten empfangenen Eingangsrechnungen gelangten auf unterschiedliche Art und Weise zur Buchhaltung, etwa per E-Mail oder auf dem Postweg. Dadurch gingen anfangs immer wieder Dokumente verloren oder trafen verspätet ein, sodass bei der Bezahlung kein Skonto mehr abgezogen werden konnte. Folglich suchte die Unternehmensgruppe nach einer neuen Lösung. Aufgrund der expansiven Geschäftsstrategie waren die Cloud-Fähigkeiten des Systems ein entscheidendes Auswahlkriterium, denn langfristig will BMK die komplette Office-IT auf „Cloud only“ umstellen. Da Docuware den kompletten Funktionsumfang der Lösung standardmäßig in der Cloud anbietet, darunter etwa den mobilen Dokumentenzugriff sowie verschiedenste Möglichkeiten zur Prozessoptimierung, wurde die Software gegenüber den anderen Wettbewerbsprodukten vorgezogen.

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Standortübergreifendes Arbeiten

Die DMS-Einführung bei BMK erfolgte zusammen mit dem Systemhaus Bissinger. Im Vorfeld wurden die erforderlichen Workflows erstellt und das Finanzbuchhaltungssystem Varial integriert, so dass die selbst erstellten Dokumente direkt im zentralen Dokumenten-Pool archiviert werden können. Identisch ging man bei der Einführung am amerikanischen Standort Lexington in North Carolina vor. Dabei erwies sich die zuvor getroffene Entscheidung für die Cloud als Riesenvorteil, da die Implementierung der amerikanischen Prozesse von Deutschland aus vorgenommen werden konnte. Die Kollegen in den USA wurden dann innerhalb von zwei Wochen in die neue Lösung eingearbeitet. Die Buchhaltung in Lexington arbeitete mit der Finanzsoftware Quickbooks, die ebenfalls in Docuware integriert wurde. Beim Rechnungseingang bevorzugen die Amerikaner im Unterschied zu Deutschland einen Prozess, bei dem die eingescannten Rechnungen sogleich gebucht werden. Als nächster Schritt auf dem Weg in die Cloud steht bei BMK die Konsolidierung der unterschiedlichen ERP- und Buchhaltungssysteme durch die Microsoft- Cloud-Lösung „Dynamics 365 Business Central“ auf dem Plan. Dadurch werden dann alle Mitarbeiter global in der Cloud arbeiten.

Prozessoptimierung dank DMS

Die Zielvorgaben für IT-Projekte sind bei BMK klar definiert: Abläufe sollen optimiert und wenn möglich automatisiert werden, da Prozessfehler in der Regel an jenen Stellen auftreten, an denen zu viele händische Eingriffe gemacht werden. Diese Zielvorgaben wurden auch beim DMS-Projekt vollständig erfüllt. Denn die Lösung bietet der BMK-Gruppe reichlich Ansatzpunkte zur Optimierung, wie etwa die automatische Indizierung eingehender Belege. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden und Prozesse deutlich beschleunigen. Gleichzeitig konnte das Unternehmen bereits kurz nach der Inbetriebnahme der neuen Lösung eine erstaunlich hohe Nutzerakzeptanz verzeichnen – bei der Einführung eines neuen Systems und gleichzeitigem Umstieg auf die Cloud nicht unbedingt eine Selbstverständlichkeit.

BMK-Gruppe

Branche: Produktion (Oberflächenbeschichtungen, Imprägnate)
Standorte: Gaildorf-Bröckingen (Baden-Württemberg), Erndtebrück-Schameder (NRW), Lexington (USA)
Gründung: 1963 Dekor-Kunststoffe GmbH, 1972 BMK GmbH (2015 Übernahme Dekor-Kunststoffe GmbH), 2017 Übernahme BMK Americas
Mitarbeiter: ca. 200

KURZ UND KNAPP ...

Jan Martin Zizka
Alter: 34 Jahre
Ausbildung und Werdegang: Fachinformatiker Systemintegration, derzeit nebenbei Studium Wirtschaftsinformatiker
Derzeitige Position: IT-Leiter

In unserem Betrieb spielt die Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) in allen Bereichen eine wichtige Rolle, ...
... da sie unsere Mitarbeiter dabei unterstützen soll, ihre Aufgaben möglichst effizient am Büroarbeitsplatz ebenso wie im Homeoffice umzusetzen, und zwar an allen Standorten und mit allen Endgeräten – ob Desktop, Notebook oder Smartphone.

In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel am meisten investiert werden …
... in das Hauptinformationssystem, also die ERP-Lösung, zur Unterstützung der Wertschöpfungskette.

Die notwendigen Mittel vorausgesetzt würde ich sofort ein ITK-Projekt anstoßen,...
... das die Konsolidierung unserer unterschiedlichen ERP- und Buchhaltungssysteme schneller vorantreibt. Unsere Zielsetzung ist, bis 2023 die gesamte Office-IT auf „Cloud only“ umzustellen.

Von ITK-Anbietern für den Mittelstand erwarte ich ...
... eine kompetente Beratung und ein strukturiertes Vorgehen bei Projekten; weiterhin eine langfristige partnerschaftliche Beziehung.

Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass ...
... ohne große Bürokratie Probleme effektiv gelöst werden.

Bildquelle: BMK Group