Cloud-Lösungen für die Verwaltung

Mit innovativen Methoden zur Kälteerzeugung ist die Invensor GmbH sehr erfolgreich. Um das rasche Unternehmenswachstum zu steuern, setzt der Mittelständler auf ein hausinternes Rechnungs- und Personalwesen, verbunden mit Cloud-Lösungen. „Unsere Kältemaschinen werden mit Abwärme angetrieben und helfen so, Energie zu sparen“, fasst Uwe Eckstein, Leiter Marketing bei dem Kältespezialisten, den Kern der Geschäftsidee zusammen. Das Unternehmen entwickelt, fertigt und vertreibt Adsorptionskältemaschinen in seinen Niederlassungen in Lutherstadt Wittenberg und Berlin. Die Anlagen erzeugen Kälte zur Klimatisierung von Prozessen und Gebäuden. Die zum Antrieb erforderliche Abwärme stammt in der Regel aus Blockheizkraftwerken, Solaranlagen oder industriellen Produktionsprozessen.

„Ein gutes Beispiel für die Anwendung unserer Systeme sind die Serverräume eines bekannten IT-Dienstleisters“, berichtet Eckstein. Große Rechner benötigen sowohl für den Betrieb als auch für die Kühlung Strom. Der Mittelständler plante und installierte zusammen mit einem Kooperationspartner bei dem Kunden eine KWKK-Anlage (Kraft-Wärme-Kälte-Kopplung). Ein Blockheizkraftwerk (BHKW) stellt elektrische Energie für die Server zur Verfügung und erhöht die Versorgungssicherheit bei Stromausfällen. Eine Adsorptionskältemaschine von Invensor nutzt die Abwärme des BHKW, um die Server zu kühlen. „Unser Kunde spart damit Stromkosten im fünfstelligen Bereich“, berichtet Eckstein. Die Anlagen des Mittelständlers werden darüber hinaus insbesondere für Maschinenkühlung und die Klimatisierung von Büro- und Verkaufsräumen eingesetzt. Gekoppelt mit Solaranlagen lassen sich die Maschinen als Wärmepumpen im Winter auch für den Heizbetrieb nutzen.

Stets aktuelle Zahlen

Für seine Technik hat das Unternehmen bereits einen Sonderpreis des Bundesumweltministeriums und den Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand erhalten. Das hohe Interesse an den Anlagen spiegelt sich im Unternehmenswachstum wieder. Die Mitarbeiterzahl hat sich in acht Jahren von anfangs drei auf nunmehr 27 erhöht, weitere Einstellungen sind geplant.

Um die Entwicklung des Unternehmens gezielt steuern zu können, entschied sich die Geschäftsführung, die Finanzbuchführung selbst zu übernehmen. „Uns war es wichtig, jederzeit einen vollen Überblick über unsere Zahlen zu haben“, berichtet Sabine Holz, Buchhalterin bei Invensor. Daher entschied man sich für die betriebswirtschaftliche Softwarelösung des Rosenheimer Anbieters Agenda. „Wir haben uns auf die Empfehlung unseres Steuerberaters verlassen, der selbst mit dieser Software arbeitet“, so Holz. 2011 holte das Unternehmen dann zusätzlich die Lohn- und Gehaltsabrechnung ins Haus. „Wir haben unsere Software einfach um das entsprechende Modul des Anbieters erweitert“, erklärt Holz.

Lohnzettel aus der Cloud

In einem nächsten Schritt fiel die Entscheidung, die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung weiter zu verbessern. Dazu erweiterte das Unternehmen die Software um Cloud-Lösungen: eine Anwendung zum digitalen Transfer von Bankdaten und Zahlungen sowie einen digitalen Lohnzettel. Zentrales Element bei den Cloud-Lösungen ist ein sicheres Rechenzentrum zum Datentransfer. Agenda setzt dafür auf einen deutschen Standort und höchste Sicherheitsstandards. Dazu zählen sowohl Brand-, Ausfall- und Zutrittsschutz als auch die Maßgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik für Anlagen mit erhöhtem Schutzbedarf. Gewährleistet wird die Sicherheit durch regelmäßige Zertifizierungen, unter anderem durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin) als bankensicheres Rechenzentrum.

Mit dem Online-Bankdatentransfer ruft die Buchhaltung die Kontoauszugsdaten von den Hausbanken ab und liest diese in die Finanzbuchführung ein. Der Transfer erfolgt verschlüsselt über das Rechenzentrum der Rosenheimer. Die Software erstellt passende Verbuchungsvorschläge und ermöglicht anhand von Vergleichstexten die automatische Verbuchung auf das passende Sach- oder Personenkonto. Parallel dazu überträgt die Cloud-Anwendung Zahlungsaufträge aus der Buchführung über das Rechenzentrum an die Bank. „Wir brauchen damit deutlich weniger Zeit für die Bankbuchungen“, so Holz. „Außerdem fällt die Wartezeit auf die Kontoauszüge am Monatsende weg.“

Mit einem weiteren Cloud-Dienst, „Lohn und Gehaltsdokumente online“, hat das Unternehmen die Lohnabrechnung vereinfacht. Anstatt die Lohnzettel einzeln auszudrucken, zu kuvertieren und an die Mitarbeiter zu versenden, übermittelt die kaufmännische Verwaltung Benachrichtigungen per E-Mail. Die Lohnabrechnungen sind im Rechenzentrum abgelegt. Die Beschäftigten rufen ihre Unterlagen über einen Link auf und autorisieren sich mit ihren Zugangsdaten. „Wir haben das neue Verfahren Ende 2014 eingeführt. Für uns verringert sich damit der Arbeitsaufwand und der Papierverbrauch“, berichtet Holz. „Unsere Mitarbeiter konnten sich entscheiden, ob sie ihren Gehaltszettel digital oder auf Papier wollen. Die Resonanz der Mitarbeiter ist gut.“ 16 der 27 Beschäftigen nutzen inzwischen das neue System.

Die Invensor GmbH

• Geschäftsfeld: Die Kältemaschinen des Mittelständlers erzeugen Kälte umweltfreundlich mit Antrieb durch Abwärme. Einsatzbereiche für die Anlagen sind beispielsweise Rechenzentren, Verkaufs­räume und Industrieanlagen.
• Gründung: 2006
• Standorte: Wittenberg und Berlin
• Mitarbeiter: 27