Collaboration-Lösungen für verbesserte Zusammenarbeit?

Zu jedem Zeitpunkt, an jedem Standort sowie mit beliebigen Endgeräten auf Unternehmensdaten zugreifen können – dies sind Anforderungen, die im Rahmen einer teamübergreifenden Zusammenarbeit an Collaboration- und Unified-Communications-Lösungen gestellt werden. Das betrifft alle Projektarbeiten, die die beteiligten, aber räumlich getrennt arbeitenden Ingenieure, Kundenberater, Einkäufer und Projektleiter zusammenführen. Daten und Kommunikationskanäle müssen dann in Deutschland sowie in Indien, Brasilien oder der Türkei, in jeder Zeitzone und auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone zur Verfügung stehen.

In diesem Zusammenhang gehören leistungsfähige wie sichere Webkonferenzlösungen zu einer umfassenden Collaboration. Sie ermöglichen Unternehmen eine effiziente Zusammenarbeit mit bis zu 1.000 internen und externen Teilnehmern. Dabei können Ausgaben für Geschäftsreisen oder für Konferenzdienste von Drittanbietern entweder reduziert oder gar gänzlich vermieden werden.

Im Rahmen von Collaboration-Lösungen können Konferenzen heute per Telefon, Web und Video geführt werde. Dabei kann man zunächst eine Audiokonferenz planen und diese um eine Webcollaboration ergänzen, gemeinsam Dokumente sichten und bearbeiten. Ganz so, als säße man in einem Meetingraum und hätte einen Beamer. Und wer mobil unterwegs ist, nutzt ein Smartphone oder Tablet, um an der Webkonferenz teilzunehmen, natürlich auch hier mit Video, falls gewünscht. Demnach spielt es für die Zusammenarbeit heute keine Rolle mehr, wo sich ein User befindet. Egal, ob unterwegs oder im Home Office – alle gewohnten Kommunikationsfunktionen stehen bereit und eine Integration ins E-Mail-System ist ebenfalls verfügbar.

Verzicht auf Datenschutz?

Bei der Nutzung einer Collaboration-Lösung sollte das Thema Sicherheit nicht vernachlässigt werden. Häufig beklagen Unternehmen, dass mit Collaboration gleichzeitig ein Verzicht auf Datenschutz und der Einhaltung von Compliance-Richtlinien einhergehe. Sensibilisiert durch Spionage-Affären und NSA-Skandalen werden nun Alternativen zu einfachen Tools aus dem Internet gesucht.

Spezialisierte IT-Dienstleister bieten verschiedene Möglichkeiten wie Kryptographie, Virenschutz- bzw. Fallback-Lösungen oder SSL-Proxy-Server zum Schutz der Unternehmensdaten an. Dabei sind Stand-Alone- und Insellösungen im Hinblick auf geltende Compliance-Anforderungen oftmals nicht ausreichend. Transparenz sowie gleichzeitige Datensicherung der Geschäftsprozesse fordern umfassendere Sicherheitskonzepte, die über das einfache Speichern der Daten hinausgehen. „So ist beispielsweise der sichere Datenaustausch unter Compliance-Gesichtspunkten im Rahmen der Zusammenarbeit ein Muss“, betont Ralf Nitzgen, Geschäftsführer der Allgeier IT Solutions. „Projektumfelder sind dynamisch und ändern sich häufig. Die Beteiligten arbeiten zwar gemeinsam, aber nicht unbedingt räumlich eng zusammen. Oft ist es erforderlich, dass große Datenmengen ausgetauscht werden müssen. Über wenig vertrauenswürdige Netzwerke ist dies nicht ratsam. Collaboration bedeutet daher, dass Werkzeuge verwendet werden, die Verschlüsselungs- und Signaturtechnologien sowie entsprechende Mechanismen zur Absicherung des Transportweges nutzen und eine spätere revisionssichere Archivierung gewährleisten“, fordert Nitzgen abschließend. 

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