Collaboration-Portal von IPI und Nintex
Oliver Böhmer ist CIO der Bender Group.
Die Kombination aus einer Wissensplattform und Workflows mit Nintex 2010 ermöglichte es dem auf elektrische Sicherheit spezialisierten hessischen Familienunternehmen, papierlastige Prozesse online abzubilden und diese zu beschleunigen. Gleichzeitig ließ sich der Wissenstransfer und -erhalt innerhalb des Unternehmens fördern.
Vor Projektstart im August 2010 gab es bei der Bender Group weder ein einheitliches Intranet noch eine Collaboration-Software. Es existierten papierbasierte Workflows und einige Insellösungen, jedoch kein stringentes Dokumentenmanagement. Informationen konnten daher nur schwer mit einer größeren Zielgruppe geteilt und gemeinschaftlich bearbeitet werden. Ein strategisches Ziel der Bender Group war es deshalb, den internen Wissensaustausch des Unternehmens zu verbessern, Wissen langfristig zu speichern und auffindbar zu machen. Das Mitarbeiterportal sollte graphische Stilelemente der Webpräsenz enthalten, um ein ähnliches Look-and-Feel zu garantieren und intern eine hohe Akzeptanz zu erzeugen. Ein Team von Power-Usern sowie ein gemeinsam erarbeitetes Regelwerk zur Nutzung des neuen Portals sollte die Einführung erleichtern.
Die Bender Group hat sich schließlich für den Einsatz von Microsoft SharePoint als strategische Plattform für Collaboration und den Realisierungspartner IPI GmbH entschieden. Die IPI GmbH und Nintex entwickelten gemeinsam mit Bender Mitarbeitern die Workflows zur Unterstützung von Prozessen innerhalb der Bender Group. Während es ein langfristiges Ziel ist, bis Ende 2012 alle papierbasierten Formulare in SharePoint abzubilden, sollten mittelfristig eine Auswahl an Prozessen automatisiert werden. Die Mitarbeiter werden so langsam an die Nutzung des Portals herangeführt. Schon heute werden alle IT Helpdesk-Anfragen über ein zentrales Ticketsystem in SharePoint gesteuert. Als weiteres Teilprojekt wird bei Bender aktuell die Eingangsrechnungsverarbeitung auf Basis von ECSpand und Nintex 2010 Workflow umgesetzt. Mit durchgehenden, elektronischen Prozessen soll diese Lösung für eine automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen in Verbindung mit SAP sorgen.
Die unterschiedlichen Auswertungsmöglichkeiten in SharePoint bieten eine Übersicht über alle rechnungsbezogenen Daten und ermöglichen jederzeit eine Detailanalyse. Alle Medienbrüche wurden beseitigt und manuelle Schritte für die papierlose Rechnungsverarbeitung minimiert. Auf Basis der kollaborativen Plattform von SharePoint wurde laut Unternehmen eine komplette Prozesstransparenz für alle Beteiligten geschaffen. Dadurch lässt sich nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter steigern, sondern auch die Rechnungen über Standortgrenzen hinweg schneller verfügbar machen.
Die Bender Group hat es mit ihrem Mitarbeiterportal auf SharePoint-Basis geschafft, durch Teamräume und neue Onlineprozesse die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu optimieren: „Wir sind auf dem richtigen Weg, um Wissen in unserem Unternehmen langfristig zu speichern, Prozesse zu automatisieren sowie unsere Mitarbeiter aktiv in die Definition dieser Prozesse mit einzubinden – für eine bessere Zusammenarbeit und Effizienz“, so Oliver Böhmer, CIO der Bender Group.
www.bender-de.com
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