Continuous Accounting in der Praxis

Wer kennt diesen Vergleich nicht: Konzerne werden als schwerfällige Ozeandampfer und mittelständische Unternehmen als wendige Schnellboote bezeichnet. Der Grund für diese Darstellung liegt in der Annahme, dass Mittelständler ihre Prozesse flexibler gestalten können, als das in komplexen Konzernstrukturen der Fall ist. Wer sich als Mittelständler diese Agilität erhalten will, tut gut daran, die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen. Als Geheimtipp gilt die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung. Hier laufen die Fäden aus allen Abteilungen zusammen – und die monatlich von den Finanzspezialisten ermittelten Zahlen sind die Basis wichtiger Geschäftsentscheidungen.

Die Zeit ist reif

Auch wenn man es sich fast nicht vorstellen kann: Noch immer basieren die Monatsabschlüsse vieler Unternehmen auf einem manuellen Abstimmungsprozess, bei dem Zahlen aus diversen Systemen in endlosen Tabellenkalkulationen kontrolliert und bearbeitet werden. Laut einer Studie, die das Marktforschungsinstitut Censuswide Ende 2020 im Auftrag von Blackline durchgeführt hat, gaben 38 Prozent der in Deutschland befragten Unternehmen an, dass sie wegen der Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen und veralteten Prozessen nur wenig Vertrauen in ihre Zahlen haben. Kein Wunder also, dass 31 Prozent der Befragten sich einen Echtzeitzugriff auf Finanzdaten wünschen und 30 Prozent eine Umgestaltung der Prozesse in der Buchhaltung für überfällig halten.

Den Digitalisierungsturbo zünden

Wichtig ist, dass sich die Verantwortlichen von der Gesamtsituation nicht abschrecken lassen, sondern konkrete Standardisierungs-, Automatisierungs- und Digitalisierungsinitiativen ergreifen. Das Prinzip der Continuous Accountings kann dabei eine solide Grundlage bilden. Aber was bedeutet das konkret? Der Begriff beschreibt die Tatsache, dass die Buchhaltungsaufgaben, wie sie üblicherweise zum Monatsende anfallen, auf den gesamten Monat verteilt werden, und zwar dann, wenn sie anfallen.

Möglich wird dies durch eine moderne Finance-Automation-Software, die die Lücke zwischen dem führenden ERP-System und der Konsolidierung sowie dem Reporting schließt. Sie wirkt dann wie ein Katalysator und sorgt dafür, dass die aufwendigen und zumeist durch manuelle Tätigkeiten geprägten Abgleichsprozesse systematisch automatisiert werden.

Wie funktioniert das? Indem der Workflow schrittweise standardisiert und automatisiert wird. Letztlich bedürfen nur noch Ausnahmen einer individuellen Behandlung – und das auch nur so lange, bis ein fester Ablauf definiert wurde. Ist der ganze Prozess automatisiert, können die Buchhalter auf Echtzeitzahlen zurückgreifen. Der Clou: Die Echtzeitzahlen versetzen das Unternehmen in die Lage, durch eine deutliche Reduktion offener Posten schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Ein kontinuierlich stattfindender Abschlussprozess sorgt dafür, dass sich das Unternehmen seine Agilität erhält.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Fünf Schritte, die helfen, den Finanzabschlussprozess zu automatisieren:

• Vereinheitlichung kleinteiliger Abschlussarbeiten für die Bilanz: Anpassung der Berichtsstruktur an die Hauptkonten des führenden ERP-Systems und Zuordnung zu den entsprechenden Best-Practice-Vorlagen.

• Datenaustausch in Echtzeit: Verbindung und Integration mit zertifizierten SAP-Konnektoren und APIs, um korrekte Salden, Einzelposten und Transaktionsdaten in Echtzeit zu erhalten.

• End-to-End-Automatisierung: zweckgebundene und anwendungsorientierte Automatisierung – von Prepaid, GR/IR, Intercompany-Abstimmungen, Abgrenzungen bis hin zu Funktionen wie Transaktionsabgleich, automatisierten Journalen oder Kontoanalyse.

• Transparenz und Visibilität: Berichte und Dashboards liefern Informationen und Analysen in Echtzeit.

• Kontinuierliche Optimierung und Automatisierung per Software, die darüber hinaus den Buchhaltungsprozess inklusive Compliance, Journalen, Abweichungen, Intercompany Hub etc. unterstützt.

Bildquelle: Blackline