Controller verlangen nach Bedienbarkeit

Wie andere Abteilungen brauchen auch die Mitarbeiter im Controlling passende IT-Werkzeuge, um ihre Arbeit bestmöglich erledigen zu können. Dazu zählt vor allem ein System für Business Intelligence (BI). Dies gilt auch für die Controlling-Abteilung in mittelgroßen Unternehmen. In den vergangenen Jahren hat sich BI-Software kontinuierlich im Mittelstand ausgebreitet. Mittlerweile setzen gerade mal 18 Prozent der deutschen Firmen in diesem Segment keine BI-Lösung ein. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie des Beratungshauses Barc, in deren Rahmen 170 Unternehmen befragt wurden. Hauptsächlich nutzen die Firmen ihre BI-Systeme für die Datenanalyse, die Berichtserstellung und -verteilung sowie für Planung und Budgetierung.
Die verwendeten Systeme können jedoch sehr unterschiedlich aussehen. Das Spektrum an Programmen ist breit. Nicht immer kommt eine hoch spezialisierte Lösung zum Einsatz. Im Gegenteil. „Viele Firmen arbeiten etwa mit Software wie Microsoft Excel oder Access, um ihre BI-Anwendungen umzusetzen“, berichtet Barc-Analyst Patrick Keller.
Zum einen reichen solche Programme für die grundlegenden Aufgaben oft aus. Zum anderen sind die Nutzer die Arbeit mit ihnen gewohnt. Sie müssen somit nicht den Umgang mit einem komplizierten System erlernen, um BI durchzuführen. Und diese Eigenschaft ist häufig das entscheidende Argument. „Die Firmen verlangen nach BI-Lösungen, die sich einfach bedienen und administrieren lassen“, sagt Keller. „Diese Anforderung ist im Mittelstand noch wichtiger als bei großen Unternehmen.“

Informationsbedarf bleibt gleich

Der Trend zu einer besseren Usability von IT-Systemen, der auch in anderen Bereichen vorherrschend ist, kommt den mittleren Unternehmen somit entgegen. Wenn die Systeme einfacher zu bedienen sind, lässt sich ihr Anwenderkreis auch erweitern. Die BI-Anbieter werben daher damit, dass die Funktionen ihrer Produkte auch von anderen Abteilungen im Unternehmen genutzt werden könnten. Im Gegensatz zu großen Unternehmen spielt diese Möglichkeit für kleinere Firmen allerdings eine geringere Rolle. Die BI-Technologie bleibt insgesamt eher dem Controlling vorbehalten. „In der Regel ist der Informationsbedarf eher statisch“, erläutert Keller. Das heißt: In mittelständischen Unternehmen werden die BI-Systeme immer wieder für die gleichen Aufgaben eingesetzt, die vor allem im Controlling angesiedelt sind. Der Anstoß für ein BI-Projekt kommt daher in den meisten Fällen aus der Controlling-Abteilung.
Auch wenn Systeme wie Excel ihre Vorteile haben – ihre Möglichkeiten sind begrenzt. Bei hohen Anforderungen reichen diese oft nicht aus. Diese Erfahrung haben auch die Stadtwerke Ulm gemacht. Im Gassektor hat die Controlling-Abteilung mit sehr komplexen Bedingungen zu kämpfen, wie etwa einer Fülle von unterschiedlichen Vertragstarifen. Excel war damit überfordert. Die Mitarbeiter benötigten zum Beispiel leistungsfähige Simulationswerkzeuge und Sensitivitätsanalysen. Daher führte das Unternehmen eine Lösung des BI-Spezialisten Prevero ein.

Das Beispiel zeigt, dass mittelständischen Unternehmen bei der Auswahl einer BI-Software neben den großen Herstellern wie IBM, SAP oder Oracle auch eine ganze Reihe kleinerer Anbieter zur Verfügung stehen, auf die Mittelständler gerne zurückgreifen, da sie sich mit ihnen auf Augenhöhe sehen.
Ein weiteres Kriterium: Die Einführungszeit einer BI-Lösung sollte möglichst kurz sein. Daher ist es sinnvoll, darauf zu achten, dass das System mit Standards arbeitet. Die Einbindung der BI-Software in das vorhandene ERP-System kann den Aufwand für das Projekt zusätzlich reduzieren. Verschiedene Hersteller verfolgen diesen Ansatz. Dazu gehören auch einige, die sich auf kleine und mittlere Firmen fokussieren. Der Anbieter Agenda hat zum Beispiel ein Controlling-Modul in seine betriebswirtschaftliche Software integriert. Interessant für kleinere Unternehmen ist dabei, dass die Lösung auf Mietbasis genutzt werden kann. Proalpha wiederum sieht einen großen Vorteil darin, wenn BI- und ERP-System miteinander integriert sind: Auf diese Weise sparten sich die Firmen die Implementierung eines Data Warehouses. Das Softwarehaus Atoss etwa setzt für seine eigene Firmensteuerung auf die Kombination aus BI- und ERP-System. Die Implementierung des BI-Werkzeugs dauerte insgesamt sechs Wochen.

Nicht jeder in der Branche befürwortet allerdings einen solchen Ansatz uneingeschränkt. Karsten Oehler, Leiter Fachvertriebsberatung und Business Analytics bei IBM, weist darauf hin, dass eine Integration von BI und ERP nur sinnvoll sei, wenn die komplette ERP-Umgebung von einem Hersteller stamme.
Unabhängig davon, ob die Wahl nun auf ein eigenständiges System oder auf ein Modul der betriebswirtschaftlichen Software fällt – entscheidend ist, dass die Lösung ihren Zweck erfüllt. Und dies möglichst innerhalb kurzer Zeit. „In der Regel verfolgen kleine und mittlere Unternehmen einen eher pragmatischen Ansatz“, erklärt Keller. „Sie bevorzugen schlanke Projekte, deren Nutzen sich schnell einstellt.“ Doch den Verantwortlichen im Unternehmen muss klar sein: Der Nutzen von BI zeigt sich meistens in weichen Faktoren. Dazu zählt laut Keller etwa, dass sich ein Reporting schneller durchführen lässt oder dass die Mitarbeiter im Controlling mit einer einheitlichen Datenbasis arbeiten können. Die Stadtwerke Heidelberg etwa konnten dank einer Controlling-Software-Suite eine solche konsistente Datenbasis aufbauen. Auf dieser Grundlage lassen sich Planung, Analyse und Reporting zentral und durchgängig durchführen. Insgesamt sorgt die Lösung für eine ganzheitliche Sichtweise auf alle relevanten Informationen.

Zu einem umfassenden Überblick trägt auch die Möglichkeit bei, stets auf BI-Daten zugreifen zu können. Entsprechende Funktionen für Smartphone oder Tablet bereit zu stellen, ist daher zur Zeit eines der großen Themen im BI-Bereich. Und eines, das auch für Mittelständler relevant sei, meint Analyst Keller. Schließlich setzen auch dort mittlerweile viele Mitarbeiter mobile Endgeräte für berufliche Zwecke ein. Lassen sich Funktionen des BI-Systems auch auf diesen nutzen, bleiben die Anwender auch unterwegs auf dem aktuellen Informationsstand.
„Die Mitarbeiter nutzen die Funktionen auf ihrem Mobilgerät dann zum Beispiel für Adhoc-Analysen“, erklärt Bernd Eisenblätter, Vertriebs- und Marketing-Vorstand bei Jedox. Sinnvoll ist zum Beispiel die Möglichkeit, sich BI-Ergebnisse in einem Dashboard auf dem Smartphone anzeigen zu lassen. In einigen Branchen gibt es laut Eisenblätter bereits konkrete Anwendungen.

Fußball-Club braucht schnelle Entscheidungen

Auch der MSV Duisburg könnte irgendwann mal zu den Nutzern von mobilem BI zählen. Der Fußballverein setzt Palo von Jedox für sein Controlling ein. „Korrekte Ist- und Planungswerte müssen jederzeit verfügbar sein“, erläutert Henrik Wiehl, Leiter Rechnungswesen und Controlling beim MSV Duisburg. „Das ist unbedingte Voraussetzung für die Existenz eines jeden Profi-Fußballklubs in Deutschland.“ Oft müssen Simulationen dabei kurzfristig durchgeführt werden. Denn es gibt Fälle, in denen den Verantwortlichen für Entscheidungen nur wenige Stunden bleiben – zum Beispiel, wenn Spieler noch innerhalb der Wechselfrist ge- oder verkauft werden müssen.
Am besten sollten die Informationen aber nicht nur zu jeder Zeit, sondern auch an jedem Ort bereit stehen. Die Möglichkeit, BI auf das Smartphone zu bringen, hält Wiehl daher für sehr interessant. Spieler-Scouts etwa könnten sich dann über die aktuellen finanziellen Möglichkeiten des Clubs informieren, während sie gerade potentielle Zugänge auf dem Spielfeld beobachten.
Um die vollen Vorteile von BI-Technik nutzen zu können, müssen jedoch zunächst die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden. Mangelnde Datenqualität wird von Anwendern häufig als das größte Problem in BI-Projekten genannt. Experten empfehlen daher, schon beim Erfassen sowie beim Speichern der relevanten Informationen Werkzeuge für Datenmanagement zu verwenden.