CRM-Anbau ans ERP-System

Oft sind aktuelle Themen aus Warenwirtschaft, Produktion, Vertrieb oder Finanzwesen Auslöser für die Anschaffung des ERP-Systems in einem Unternehmen. Das ist dann jahrelang im Einsatz und wird an die Wünsche aller angepasst. Dann entsteht irgendwann der Bedarf, angrenzende Bereiche wie Lagerhaltung, Personalwesen oder eben das Customer Relationship Management mit Software zu unterstützen bzw. Software-Technologien wie z.B. Business Intelligence (BI) zu implementieren. Oder aber bereits vorhandene Insellösungen abzulösen, weil die ERP-Anwender die Vorteile der zentralen Datenhaltung und der bereichsübergreifenden Funktionalität schätzen gelernt haben. Speziell im CRM-Bereich, aber auch für unterstützende BI-Funktionen gibt es seit einigen Jahren auch Open-Source-Alternativen zu den kommerziellen ERP-Modulen, die von ihren Verfechtern als durchaus mittelstandstauglich angepriesen werden.

Viele offene CRM-Lösungen am Markt

Offene CRM-Lösungen sind z.B. Compiere CRM, SugarCRM, vtiger CRM oder XRMS CRM. Bemerkenswert ist das webbasierte Wice Cloud Based CRM der gleichnamigen Hamburger Software-Schmiede, die speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt und bereits Referenzkunden wie die Sofistik AG oder die Müller Lila Logistik AG überzeugt hat. Wice X kam im Juni auf den Markt und heißt so, weil die Software vor zehn Jahren erstmals angeboten wurde. An diesem Beispiel wird auch deutlich, dass Open Source nicht zwangsläufig ein Synonym für kostenlos ist, denn die aktuelle Version Wice X kostet (ähnlich wie auch SugarCRM) durchaus Lizenzgebühren; für die Installation zahlt der Kunde ab 30 Euro pro User/Monat. Das CRM-System wird auf einem Linux-Server betrieben, entweder auf einem eigenen Server des Unternehmens oder auf einem Rootserver in einem Rechenzentrum.

Das Cloud-Angebot (Software as a Service) besticht durch ein einfaches Preismodell: Bei jährlicher Kündigungsfrist 30 Euro, bei monatlicher 40 Euro, jeweils im Monat und pro User. Das gute Open-Source-Lösungen Geld kosten, ist nicht verwerflich. Es bleiben dennoch grundlegende Vorteile wie die höhere Investitionssicherheit, da die Kunden den Quellcode erhalten und selbst Anpassungen, Erweiterungen und Weiterentwicklungen vornehmen dürfen. Das schafft eine weitgehende Herstellerunabhängigkeit, falls auf offene Standards wie Linux als Betriebssystem, MySQL als Datenbank, Apache als Webserver und PHP als Programmiersprache aufgesetzt wird.

Ähnlich wie bei CRM-Lösungen gibt es auch im BI-Bereich populäre Open-Source-Alternativen, wie z.B. BIRT/Actuate, Jaspersoft, Kettle, Pentaho, Talend, Palo und RapidMiner (früher als YALE bekannt. Um solche Alternativen nutzbar zu machen, sollte das ERP-System auf alle Fälle „offen“ genug sein, um zusätzliche Anwendungen wie Business Intelligence oder CRM zu integrieren.
„Die Frage ob eine Open-Source- oder kommerzielle Lösung angebunden werden kann, spielt bei einer Erweiterung des ERP-Systems erst einmal keine Rolle“, lenkt Peter Forscht, COO des Karlsruher ERP-Herstellers Abas Software AG, die Aufmerksamkeit auf die Software-Architektur des ERP-Systems selbst. „Wichtig ist, dass Zusatzlösungen in das ERP-System integriert werden können. Kostengünstiger sind Open-Source-Lösungen natürlich! Wenn wir die Wahl haben, entscheiden wir uns dafür.“

Für Karl Tröger, Leiter Produktmanagement beim ERP-Haus Psipenta, ist es jedoch fraglich, ob eine Open-Source-Nutzung überhaupt Sparpotentiale eröffnet. „Auf den ersten Blick vorteilhaft sind meistens die Anschaffungskosten“, argumentiert Tröger. „Nur durch eine maßgeschneiderte Integration lassen sich derartige Lösungen in die betrieblichen Abläufe einbinden.“

Ein Open-Source-Vorteil ist die mehr oder weniger große Entwickler-Community. „Es können relativ schnell neue Versionen an den Markt gebracht werden“, weiß Psipenta-Manager Tröger. Das könne aber auch zum Nachteil werden, falls damit entsprechende Kosten für die erneute Integration und insbesondere Datenmigration verbunden sind. „Hier ist  mit Augenmaß zu agieren“, mahnt Tröger die ERP-Anbieter, die sich bereits heute zur Komplettierung ihres Portfolios bei Open Source bedienen. Allerdings hat der Kunde dann nicht das Problem der Integration und der kontinuierlichen Pflege bei Versionswechseln, so dass sich der Hersteller durchaus Preisvorteile beim Verkauf seines ERP-Systems verschaffen kann.

„Mit Open-Source-Produkten kann man natürlich die Anschaffungskosten senken“, konzediert auch Martina Ofner, Head of Solution Management beim Münchener ERP-Hersteller Comarch (früher SoftM), und schlägt dann in Trögers Kerbe. „Es ist aber zu überdenken, um welchen Preis das geschieht. Die Realisierung von Schnittstellen zu Open-Source-Produkten ist bei ERP-Systemen, die an offenen Standards orientiert sind, leicht realisierbar. Aber die Kosten können im Lauf der Zeit steigen. Bei jedem Release-Wechsel müssen die Schnittstellen zumindest überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.“

Und: Wenn sich ganze Geschäftsprozesse ändern, können umfangreiche Änderungen der Konfiguration der Open-Source-Lösungen notwendig werden. „Eine Komplettlösung aus einer Hand, die neben ERP auch CRM und BI sowie weitere Komponenten wie z.B. eine Shop-Lösung und EDI für die B2B-Kommunikation umfasst, kann sich als deutlich kostengünstiger erweisen“, rechnet Ofner mit Blick auf den gesamten Lebenszyklus der Software im Unternehmen vor. „Dazu kommt der grundsätzliche Vorteil von Lösungen aus einer Hand, dass die Prozesse durchgängiger sind.“

Abwägung von Kosten und Qualitätsanspruch

Auch Friedbert Schuh, Geschäftsführer der Lawson Software Deutschland, sieht in der Entscheidung für oder gegen Open Source eine Abwägung von Kosten und Qualitätsanspruch. „Der Open-Source-Vorteil besteht primär in den niedrigeren Lizenzkosten“, so Schuh. „Dem gegenüber stehen Nachteile wie die schwankende Produktqualität oder die Schwierigkeit, kompetente Dienstleister zu finden.“ Zudem sei die einheitliche internationale Abdeckung oft nicht gewährleistet und die Langfristigkeit einer Open-Source-Lösung meist fraglich.

Neben dem Kostenvorteil nennt Dirk Ratering, Teamleiter Projekt Management beim Münsteraner Microsoft-Partner Tectura AG, die große Auswahl möglicher Lösungen als gutes Argument für Open Source. Nachteil sei, dass die Firmen ein tieferes technisches Wissen benötigen, um Open Source betreiben zu können. „Das ist nicht die Kernkompetenz eines mittelständischen Unternehmens“, so Ratering. Zudem seien die Wartungsangebote und Ausbaupläne bei Open-Source-Anwendungen nicht verbindlich, was ein Ausfallrisiko darstellt. Dieses Risiko rührt daher, dass es für Open-Source-Lösungen – anders als in Unternehmen, die von ihren Produkten existieren – keinen Verantwortlichen gibt, der die Weiterentwicklung verantwortet. Ferner ist nicht sichergestellt, ob technische Neuerungen, etwa bei Hardware, Betriebssystem und technischer Umgebung, im Open-Source-System überhaupt berücksichtigt werden.

Im Hinblick auf BI- oder CRM-Add-Ons, beides strategisch gesehen enorm wichtige Unternehmensthemen, würde Ratering deshalb immer zum Einsatz von zertifizierten und lizenzierten Produkten raten, zumal auch er Schnittstellen zum ERP-System bei Open-Source-Lösungen in den meisten Fällen für nicht ausgereift hält. „Um die Entwicklungskosten von Open-Source-Produkten gering zu halten, sind zu fast jedem Produkt nur wenige Wissensträger vorhanden“, gibt der Tectura-Manager außerdem zu bedenken. Ebenso wie im ERP-Umfeld sei davon abzuraten, sich von wenigen „abhängig“ zu machen.

Schnell verfügbar

Neben den günstigen Anschaffungskosten weist Dr. Peter Schimitzek, Gründer und Vorstandsvorsitzender der CSB-System AG, darauf hin, dass Open-Source-Lösungen in der Regel sehr schnell verfügbar sind und einfach im Internet heruntergeladen werden können. Der ERP-Experte sieht Open-Source-Lösungen trotzdem nur „für gewisse Bereiche als Zwischenlösung“ als geeignet an, „aber nicht, wenn es um eine ganzheitliche, strategische Unternehmensführung geht“.

Defizite gibt es bei Open Source auch in den Bereichen Beratung und Support – ein Grund, warum sich kommerzielle Anbieter wie SugarCRM, Wice oder Jedox überhaupt am Markt behaupten können. „Bei Open Source mangelt es häufig an klar definierten Verantwortlichkeiten und Ansprechpartnern, wie man sie bei kommerziellen Anbietern hat“, gibt Schimitzek seinem Kollegen Ratering Recht. „Im Falle von Problemen bleibt der Anwender im Zweifel sich selbst überlassen.“ Das kann ihm natürlich auch bei einem kommerziellen Anbieter passieren.
Ganz anders sieht das Dr. Frank Peinemann, Bereichsleiter Industrie beim SAP-Partner BTC Business Technology Consulting AG. Solange sichergestellt sei, dass Open Source über standardisierte Schnittstellen mit einem ERP-System verbunden wird und dies auch über den gesamten Lebenszyklus gegeben ist, gebe es eigentlich nur Vorteile. 

Bildquelle: © BremecR/istockphoto