Das richtige Pferd vor den Wagen spannen

Der Begriff „Modern Workspace“ steht schon seit Längerem für einen zukunftsorientierten Arbeitsplatz und geht mit der Notwendigkeit durchgehend digitalisierter und möglichst automatisierter Dokumentenprozesse einher. Eine Schlüsselfunktion kommt dabei den eingesetzten Dokumenten-Management-Systemen (DMS) zu: Sie regeln die Bearbeitung der digitalen Informationen und organisieren die automatisierten Arbeitsabläufe. Am Ende sollten die Informationen – möglichst in Echtzeit – allen autorisierten Benutzern im Unternehmen zur Verfügung stehen. Die Qualität dieser Dokumentenprozesse ist allerdings nicht nur von deren Modellierung abhängig. Entscheidend sind die Daten selbst, auf denen diese Prozesse aufsetzen.

Am Anfang stehen zuverlässige Daten

Ob die etablierten digitalen Prozesse reibungslos funktionieren, entscheidet sich demnach bereits sehr früh: Noch immer erhalten viele Unternehmen einen großen Teil der Kommunikation auf Papier. Damit die für die jeweilige Dokumentenart hinterlegten Workflows korrekt ablaufen können, sollte die Digitalisierung dieser Dokumente möglichst fehlerfrei erfolgen. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen setzen beim Scannen ihrer Briefpost auf professionelle Dienstleister wie z.B. die Berliner Caya GmbH, die die eingehenden Dokumente mittels OCR-Technologie digitalisiert und klassifiziert.

Die Datenbasis lässt sich noch erweitern, indem auch digitale Eingangsdokumente in den Prozess einfließen. In diesem Fall werden sämtliche E-Mail-Anhänge ebenfalls analysiert. Alle extrahierten Informationen finden sich abschließend in der Cloud – dem Ausgangspunkt für die weitere Verarbeitung.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Automatisierte Dokumentenprozesse

Im nächsten Schritt erfolgt die Integration der gescannten und strukturierten Daten in die Dokumentenprozesse des Unternehmens. Professionelle Service-Anbieter stellen in der Regel Schnittstellen zu gängigen Lösungen, wie Buchhaltungs-, Personal- oder Projekt-Management-Software, zur Verfügung, so dass die Informationen unmittelbar weiterverarbeitet werden können. Die Originaldokumente werden anschließend GoBD-konform vernichtet oder aber sicher archiviert. Dokumenten-Management wird auf diese Weise zu einem Erfolgsfaktor für Unternehmen: Verträge mit einem Mausklick unterschreiben, Rechnungen bezahlen oder Projekte steuern sind z.B. unmittelbare Vorteile. Dazu kommen die Teamarbeit mit internen und externen Mitarbeitern sowie der abteilungsübergreifende Informationsaustausch in Echtzeit. 

Bildquelle: Caya