Das Sommerloch in der Produktivität vermeiden

Jedes Jahr wieder sind sie plötzlich da, die Sommermonate mit den „großen Ferien“, in denen Schulen und Kindertagesstätten für mehrere Wochen geschlossen sind und Eltern ihren Jahresurlaub nehmen (müssen). Auch alle anderen Arbeitnehmer nutzen gerne „die schönste Zeit des Jahres“, und sei es nur, um dem tristen Wetter hierzulande in Richtung Süden zu entfliehen. Rasch leeren sich da die Arbeitsstätten. Kommen noch ein paar unerwartete Krankmeldungen hinzu, kann sich jeder, der nicht rechtzeitig für eine professionelle Urlaubsplanung gesorgt hat, schnell in einem personellen Engpass wiederfinden.

Urlaubsplanung als Teil der Arbeitszeiterfassung

Die Urlaubsplanung ist ein elementarer Bestandteil jeder modernen Arbeitszeiterfassung, die viele lästige und zeitraubende Aufgaben in der Urlaubsverwaltung abnimmt und die Personalplanung erleichtert. Sie übernimmt z.B.:

• die Berechnung des individuellen Urlaubsanspruchs nach gesetzlichen und tariflichen Vorgaben (z. B. nach Alter- und Betriebszugehörigkeit und unter Berücksichtigung von Sonderurlaubsregelungen)
• die automatische Beachtung aller in den Urlaub des Mitarbeiters fallenden Feiertage (bezogen auf das jeweils maßgebliche Bundesland)
• die übersichtliche Darstellung des gesamten Urlaubsanspruchs (also der genommenen, beantragten und aktuellen Resturlaubstage)
• sowie die Berechnung von Urlaub in besonderen Fällen (wie Arbeitgeberwechsel oder Elternzeit).

Lexware, Anbieter für Software-Lösungen unter anderem im Bereich Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanung rät: „Die Anschaffung einer guten Software lohnt sich. Diese berechnet den gesetzlichen Mindesturlaub sicher und für alle transparent nach den relevanten Kriterien. Personalengpässe lassen sich damit durch Urlaubsregelungen wie z.B. Mindestbesetzung effektiv vermeiden.“

Als Teil der Arbeitszeiterfassung ist die Urlaubsplanung papierlos, zügig und sicher möglich. Jeder Mitarbeiter kann seinen Urlaubsantrag online stellen und hat stets Zugriff auf sein aktuelles Urlaubskonto. Der Urlaub wird online genehmigt und damit automatisch im Urlaubsplan vermerkt. Gleichzeitig wird so der Genehmigungsvorgang nachvollziehbar dokumentiert.

An- und Abwesenheiten auf einen Blick

Dem jeweiligen Entscheider stehen über eine Urlaubsgruppenverwaltung z. B. bereits feststehende Abwesenheiten der Kollegen zur Verfügung. Die Eingabe in grafisch aufbereitete Kalenderblätter zeigt bereits erfasste Abwesenheitszeiten aller Mitarbeiter - z. B. in einer Abteilung oder einer Arbeitsgruppe - in einem bestimmten Zeitraum. Für die Planung einzelner Aufträge oder neuer Projekte lässt sich so auf einen Blick festgestellen, welcher der dafür erforderlichen Mitarbeiter an welchen Tagen zur Verfügung steht. Die Hinterlegung von Vertretungsregelungen oder Mindestbesetzungen macht dabei frühzeitig auf eventuelle Engpässe aufmerksam.
 
Selbstredend unterliegt auch die moderne Arbeitszeiterfassung bestimmten rechtlichen Vorgaben; dazu gehört neben den Datenschutzregeln auch das Mitbestimmungsrecht. Gibt es z.B. einen Betriebsrat, darf die moderne Arbeitszeiterfassung nur mit seiner Zustimmung eingeführt werden. Hier bietet sich zur Regelung eine sogenannte Betriebsvereinbarung an.

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