Daten sicher managen

Schätzungen gehen davon aus, dass die weltweite Datenmenge im Jahr 2025 auf bis zu 175 Zettabyte anwachsen wird. Würde man diese Daten auf herkömmlichen DVDs speichern, wäre der Stapel mehr als 23 Mal so hoch wie die Entfernung von der Erde bis zum Mond. Das Know-how darüber, wie man seine Daten am effektivsten nutzt, verwaltet und schützt, gehört aus diesem Grund mittlerweile zu den wichtigsten strategischen Kompetenzen von Organisationen. Nicht zuletzt, weil bei Daten- und Informationsrechtsverletzungen millionenhohe Strafen sowie ein nachhaltiger Vertrauensverlust drohen. Dafür bedarf es eines ganzheitlichen Information Lifecycle Managements – von der Produktion der Daten, über deren Weiterverarbeitung bis hin zu deren Löschung.

Brave New Work

Ein Katalysator für den Anstieg der weltweiten Datenmenge und ihre beschleunigte Verbreitung ist der Boom des hybriden Arbeitens. Die Flexibilität, die damit einhergeht, bringt viele Vorteile. Die IT-Infrastruktur von Organisationen stellt das allerdings vor große Herausforderungen. Denn wer von wechselnden Standorten aus mobil arbeitet und dabei Daten nutzt und teilt, schafft zwangsläufig Bedarf für eine ausgeklügelte Datenverwaltung. Diese muss den sicheren Zugang zu Informationen über alle Zugangspunkte und Geräte hinweg auch unter veränderten Rahmenbedingungen nachhaltig garantieren. Dafür braucht es auch entsprechende Richtlinien und Verfahren.

Panta Rei: transparenter Datenfluss

Um zu gewährleisten, dass ESG- und Datenschutzbestimmungen auch mittel- bis langfristig eingehalten werden, müssen Organisationen vorausschauend handeln. Dazu gehören Compliance-Regeln, die den Datenfluss transparent machen, indem genau definiert wird, wie und auf welche Art und Weise Daten gesammelt und gelöscht werden (dürfen) oder nicht. Das hilft dabei, doppelte, unnötige oder ungenutzte Daten unmittelbar zu beseitigen, energieintensive Speicherkapazitäten zu schonen und das eigene Netzwerk sicherer zu machen.

Höher, schneller weiter: Künstliche Intelligenz

In einem komplexer werdenden Umfeld, das z.B. zunehmend mit Multi-Cloud-Lösungen operiert, braucht es neue Lösungen, um die Hoheit über die eigenen Daten zu wahren. Lösungen, die auf Künstliche Intelligenz (KI) setzen, helfen dabei, Daten zu aggregieren, zu analysieren, übersichtlich darzustellen und die wichtigsten Informationen daraus zu extrahieren. Sie erleichtern es, spezifische Inhalte zu finden, personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, überflüssige Daten zu identifizieren und zu löschen sowie Vorschriften und Regularien einzuhalten.

New Sheriffs in Town: Datenbroker

Mit dem rapiden Anstieg der zu verwaltenden Datenmenge rückt die Rolle des sogenannten Datenbrokers zunehmend in den Mittelpunkt des Interesses. Seine Aufgabe ist es, Standards für den Umgang mit Daten innerhalb von Organisationen zu entwickeln und zu orchestrieren, um Datenschutzverletzungen vorzubeugen, Reputationsschäden zu verhindern sowie das Vertrauen der verschiedenen Anspruchsgruppen zu stärken. Die Datenbroker sorgen dafür, dass Daten korrekt, gültig, vollständig und aktuell sind. Sie kennen sich außerdem mit der Nutzung von KI aus, um unvollständige, inkonsistente oder veraltete Daten identifizieren zu können und Speicherkosten zu minimieren.

It ain’t over till it’s over

Was oft vergessen wird: Um Mitarbeitern das hybride Arbeiten zu ermöglichen, schafften Organisationen vor allem während der Corona-Pandemie eine große Zahl neuer Geräte an. Die alten wurden entsorgt, häufig ohne die darauf vorhandenen Daten sachgemäß zu löschen – eine weitere potenzielle Sicherheitslücke. Ein professionelles Asset Lifecycle Management (ALM) sorgt dafür, dass die Entsorgung von IT-Geräten und digitalen Aufzeichnungen unter Berücksichtigung herrschender Datensicherheitsbestimmungen erfolgt.

Bildquelle: Iron Mountain