01.06.2021 Kommentar

Datenschutz: Die Schonfrist für KMU läuft ab

Von: Martin Bastius

Im Frühjahr 2020 wurden als Reaktion auf steigende Covid-19-Zahlen verstärkt Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Die Unternehmen waren darauf oft mehr schlecht als recht vorbereitet – vor allem kleine und mittlere Unternehmen, deren finanzielle Ressourcen begrenzt sind. Das gilt insbesondere für den Datenschutz, betont Martin Bastius, Jurist und Chief Learning Officer (CLO) von Heydata.

Martin Bastius, Jurist und CLO von Heydata, spricht in seinem Kommentar unter anderem über das Thema „Datenschutz“.

Egal ob im Büro oder im Homeoffice, Unternehmen müssen personenbezogene Daten, mit denen ihre Mitarbeiter bei der Arbeit umgehen, ausreichend schützen. Welche konkreten Maßnahmen zu treffen sind, schreibt der Datenschutz aber nicht vor. Zweifellos stoßen kleine und mittlere Unternehmen hier an die Grenzen ihrer Fachkenntnis. Die Unkenntnis besteht aber häufig – so meine Erfahrung – nicht nur auf der Fach-, sondern auch auf der Sachebene: Vielen KMU ist leider fast unbekannt, welche Daten sie genau verarbeiten.

Sind unter den verarbeiteten Daten schutzwürdige Daten, sind hohe Schutzmaßnahmen anzusetzen. In technischer Hinsicht empfiehlt sich, dann nur über VPN-Verbindungen zu arbeiten. Stellt der Arbeitgeber kein VPN zur Verfügung, sollte er zumindest seine Mitarbeiter anhalten, ihr WLAN ausreichend mit WPA2-Passwort zu schützen. Sichere Passwörter sind auch für Daten in der Cloud wichtig. Grundsätzlich ist es zu begrüßen, wenn Daten nicht auf Festplatten von Homeoffice-Laptops liegen, sondern zumindest in der Cloud. Am besten geschützt durch Zwei-Faktor-Authentifizierung und nicht auf US-Servern. Letzteres gibt der Europäische Gerichtshof vor.

Privatwohnung als Büroraum?

Rein technische Schutzvorkehrungen reichen ohnehin nicht aus, um datenschutzkonform zu sein. Es ist Unternehmen zu empfehlen, zusätzlich eine Vereinbarung mit ihren Mitarbeitern zur Arbeit im Homeoffice zu schließen. Neben technischen Schutzmaßnahmen, auf die Arbeitgeber Mitarbeiter verpflichten können, sollte man auch praktische Hinweise für das Set-up im Homeoffice geben: Muss der Mitarbeiter allein in einem Zimmer sitzen, wenn er arbeitet? Wie soll er arbeiten, wenn kein separates Zimmer zur Verfügung steht?

Da die Wohnung eines Mitarbeiters auch dann noch ein rechtlich geschützter Rückzugsort ist, wenn dort gearbeitet wird, sollten Arbeitgeber sich Zutrittsrechte einräumen lassen, z.B. um IT-Equipment zu warten. Natürlich müssen Besuche auf das notwendige Minimum reduziert werden und sich im verhältnismäßigen Rahmen halten. Die rechtlichen Auswirkungen des Homeoffice reduzieren sich aber nicht auf das Erfordernis einer Homeoffice-Vereinbarung. Wie immer sind die von jedem Unternehmen vorzuhaltenden Datenschutzdokumente aktuell zu halten. Homeoffice-relevante Informationen sind also zu ergänzen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 04/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Nachdem die Datenschutzbehörden in 2020 nur zurückhaltend Verstöße im Homeoffice verfolgt haben, dürfte sich der Wind für kleine und mittlere Unternehmen gedreht haben. Covid-19 und der damit für viele Unternehmen einhergehende Wechsel ins Homeoffice sind (leider) kein Novum mehr. Es drohen Bußgelder. Unternehmen, die noch nicht auf Homeoffice-Arbeit reagiert haben, sollten jetzt damit anfangen.

Bildquelle: Heydata