Dem Postweg klar überlegen

ITM: Herr Zipser, die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen dazu veranlasst, hybride Arbeitsmodelle einzuführen. Welche Rolle spielt in diesem Kontext ein digitales Dokumenten-Management?
Andreas Zipser: Für nahezu alle Büroberufe ist digitales Dokumenten-Management nicht nur im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten unersetzlich. Insbesondere Abteilungen, die von typischen Verwaltungsaufgaben geprägt sind, brauchen tagesaktuelle Dokumente, die auf dem Postweg in der benötigten Geschwindigkeit nicht vermittelbar sind. Doch sogar Mitarbeiter, die nicht in der Buchhaltung oder im Einkaufswesen tätig sind, begegnen immer wieder Aufgaben, bei denen Scanner, E-Mails und Cloud-Ordner in ihrer Effizienz keine gleichwertige Alternative zu präzise konzipierten, automatisierten Workflows sind.

ITM: Laut einer aktuellen Bitkom-Umfrage sieht sich etwa die Hälfte (51 Prozent) der mittelständischen Unternehmen als Nachzügler, wenn es um die Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse geht. Wie lässt sich dieses Zögern erklären?
Zipser: Viele Digitalisierungsmodelle erfordern neben einem Investment zu Beginn des Projekts unter Umständen auch die eine oder andere Prozessanpassung. Ein schneller Return-on-Investment (ROI) ist angesichts der drastisch erhöhten digitalen Effizienz zwar der Regelfall und kann sogar häufig im Voraus sicher prognostiziert werden. Allerdings sind gerade mittelständische Unternehmen oft nicht bereit, die nötige IT-Investition und ggf. Anpassungen der Arbeitsprozesse zu genehmigen. Zum Glück senken moderne Abo-Modelle für (Cloud-)Software die Schwelle für exakt solche Fälle, sodass wir zuversichtlich sind, bald mehr dieser digitalen Nachzügler zu erreichen. 

ITM: Welche Vorteile bringt ein digitales Dokumenten-Management? Inwiefern lassen sich damit tatsächlich alle papiergebundenen Abläufe beseitigen?
Zipser: Meist sind die Herausforderungen bei Papierprozessen viel banaler als wir annehmen. Dokumente bleiben ewig auf Schreibtischen liegen oder verschwinden schlicht auf wundersame Weise. Selbst wenn die Prozesse laufen wie intendiert, dauert der Weg von Büro zu Büro – oder gar ins Homeoffice – länger als nötig und jedes Originaldokument kann nur bei einer Person zugleich präsent sein. Digitale Prozesse beugen unvermeidlichen menschlichen Fehlern vor, lenken die Arbeit in parallele Bahnen und erreichen sogar den Vorgesetzten auf Geschäftsreise, der binnen Minuten per digitaler Unterschrift Genehmigungen erteilt. 

ITM: Worauf gilt es bei der Umstellung zu achten?
Zipser: Wichtig ist, den Schritt konsequent zu gehen, aber auch gut zu planen. Zum Beispiel sind behelfsmäßige digitale Prozesse aus Papierdokumenten, deren Scans per E-Mail herumgeschickt werden, keine richtige Digitalisierung. Früher oder später entsteht hier Chaos – spätestens, wenn Medienbrüche entstehen, weil die eine Person im Papier weiterarbeitet, die andere in Version 6.3 des Mail-Anhangs. Digitale Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bringen Ordnung in die Arbeit, sind aber insbesondere in komplexen Betrieben nicht über Nacht eingeführt. Es erfordert den richtigen Dienstleister, der die Situation analysiert und dann gemeinsam mit dem Kunden den richtigen Rahmen für das erfolgreiche Projekt setzt.

ITM: Mit welchem Aufwand (zeittechnisch, personell, kostenbezogen) ist bei der Umstellung im Regelfall zu rechnen?
Zipser: Der Aufwand ist bei jedem Projekt so individuell wie die Situation des Kunden. Bei klassischen Installationen vor Ort kann ein Projekt je nach Komplexitätsgrad von einer Woche bis zu einem halben Jahr dauern. Mit der Komplexität erhöht sich auch der Personalaufwand und damit – sowie mit der Anzahl der nötigen Lizenzen – auch die Kosten. Cloud-Software mit Abo-Modell vereinheitlicht diesen Prozess ein Stück weit, da der Ersteinsatz theoretisch nahezu unmittelbar stattfinden kann und Preismodelle standardisiert sind.

ITM: Inwieweit müssen mit der Einführung eines neuen DMS auch ganz neue Arbeitsprozesse erlernt werden? Wie lässt sich hierbei die gesamte Belegschaft mitnehmen?
Zipser: Im besten Fall ist das neue Tool so selbsterklärend, dass Computer-affine Menschen gar keine Einarbeitung benötigen und alle anderen schnell damit vertraut sind. Die Prozesse selbst werden bereits während der Implementierung so angelegt, dass sie organisch durchs Unternehmen fließen. Häufig ähnelt der erste Workflow-Baum sogar der Struktur der vorherigen Papierprozesse, weil diese per se gar nicht schlecht organisiert waren – das Problem war nur das Medium. In den meisten Fällen braucht es also nicht viel Umgewöhnung – das einzig Ungewohnte ist die erhöhte Geschwindigkeit und Stabilität. 

ITM: Was gilt es in puncto Datenschutz zu beachten?
Zipser: Idealerweise werden Kunden in Sachen Datenschutz weitestgehend entlastet. Hersteller und Anbieter gewährleisten, Richtlinien der DSGVO, GoBD und ähnliches einzuhalten. Für mehr Sicherheit und Vertrauen gibt es branchenweit und international anerkannte Zertifikate, anhand derer Interessenten das Datenschutzniveau einer Lösung erkennen. Lösungen, die Datenschutzkriterien erfüllen, verhindern bei korrekter Benutzung automatisch, dass Brüche entstehen, wie sie bei der Handhabung von Papier, E-Mails und ähnlichem insbesondere beim mobilen Arbeiten üblich sind. 

ITM: Denken Sie, dass uns die durch Corona angestoßenen Veränderungen im deutschen Mittelstand auch nach der Krise erhalten bleiben werden?
Zipser: In erster Linie hat das Thema Digitalisierung Tempo aufgenommen, weil Corona Betriebe in die Situation gebracht hat, sich mit digitalen Lösungen zu beschäftigen. Auch solche Unternehmen, die in ihrer Digitalisierung bereits weiter fortgeschritten waren, bekamen den nötigen Anstoß, progressive Konzepte wie das mobile Arbeiten großflächig auszurollen. Insgesamt ist das gesamtgesellschaftliche Bewusstsein für die Digitalisierung gestiegen. Und weil so viele Beschäftigte für die Vorteile digitaler Arbeit sensibilisiert wurden und sich ein Arbeitsleben ohne DMS oder Homeoffice (zumindest teilweise) nicht mehr vorstellen können, wird dieser Aufwärtstrend auch nicht mehr nachlassen oder gar auf den vorherigen Stand zurückfallen. 

Bildquelle: Easy Software