Den Ausbau im Blick haben

ITM: Herr Stepan, es gibt inzwischen eine Vielzahl an unterschiedlichen Kommunikations-Tools und Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine passende Lösung zu finden. Worauf sollten IT-Entscheider bei der Auswahl besonders Wert legen?
Tobias Stepan: Grundsätzlich dient ein Kommunikations-Tool der Produktivität. Es soll die unternehmensweite Kommunikation – und damit auch die Arbeitsabläufe – effektiver und effizienter machen. Je nach Arbeitsplatzstruktur sind unterschiedliche Tools sinnvoll. Es gilt zunächst zu erörtern, ob die Mitarbeiter am PC bzw. im Büro arbeiten oder ob es einen signifikanten Anteil an mobilen Arbeitskräften mit Smartphones gibt. Sind mehr mobile Mitarbeiter beschäftigt, sind z.B. intuitive Business-Messenger die beste Wahl. Müssen mobile Arbeitskräfte mit Office-Kollegen kommunikativ verbunden werden, lohnt sich der Einsatz einer Cross-Plattform-Kommunikationslösung, abstammend von einem Business-Messenger.

ITM: Welche Rolle spielen hierbei die Themen „Sicherheit“ und „Datenschutz“?
Stepan: Den meisten Unternehmen ist seit Inkrafttreten der DSGVO bewusst, dass sich Whatsapp, Telegram und Signal nicht datenschutzkonform im Betrieb einsetzen lassen. Trotzdem sind diese Dienste als Schatten-IT weit verbreitet. Hinzu kommt, dass die deutschen und europäischen Datenschutzbehörden zunehmend die Einhaltung der DSGVO prüfen und bei Verstößen hohe Strafen drohen. Umso mehr suchen Unternehmen ein Kommunikations-Tool, das ihre Bedarfe rundum optimal erfüllt und zugleich DSGVO-konform ist. Ebenso wichtig ist das Thema „Sicherheit“: Heutzutage sind Hackerangriffe fast schon an der Tagesordnung. Das soll keine Panikmache sein, aber Unternehmen, die sich nicht umfassend schützen, gefährden nicht nur den laufenden Betrieb, sondern im Worst Case ihre Existenz. Bei den Kommunikations-Tools gibt es große Unterschiede in Sachen „Datenschutz“, „Sicherheit“, „zentraler Administration“ und „organisationsweiter Compliance“. Unternehmen sollten ihre Anforderungen genauestens definieren. Neben DSGVO-Konformität und professioneller Nutzeradministration können insbesondere unternehmensweite Sicherheitseinstellungen, Datenschutzrichtlinien, LDAP-Anbindungen, Archivierungsfunktionen und Unterstützung von MDM/UEM relevant sein.

ITM: Inwieweit eignen sich die derzeit am Markt befindlichen Lösungen überhaupt für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter teils ins Homeoffice geschickt haben?
Stepan: Das hängt stark von den jeweiligen Lösungen ab. So müssen für die Arbeit im Homeoffice oder mit mobilen Endgeräten spezielle Sicherheits- und Datenschutzanforderungen erfüllt sein. Dazu zählen z.B. sichere App-Container, Datenspeicherfristen, Zugriffskontrollen und die Möglichkeit, Daten remote zu löschen oder einzelne Geräte zu sperren. Wichtig ist zudem, alle Mitarbeiter miteinander zu vernetzen – unabhängig vom Endgerät und vom Aufenthaltsort. Denn die unternehmensweite Kommunikation und somit den laufenden Betrieb gilt es sicherzustellen. Hier reichen Videokonferenzsysteme, Employee-Engage-
ment-Apps oder Social-Intranet-Tools allein nicht aus.

ITM: Welchen Stellenwert schreiben Sie anno 2021 Business-Messengern zu?
Stepan: Business-Messenger werden immer mehr angefragt. Das hat mehrere Gründe: Zum einen treiben die Sicherheitsthemen die Nachfrage an – so beschäftigen vor allem Fragen rund um die Datensouveränität Unternehmen in Europa. Zum anderen erkennen die Firmen die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und den Nutzen. Dabei stehen Business-Messenger noch relativ am Anfang ihrer Innovationskurve. Daher haben wir vor Kurzem einzigartige Features wie Statusnachrichten und Push-to-Talk auf den Markt gebracht.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Worauf sollten Mittelständler bei der Nutzung von solchen Messengern achten?
Stepan: Ein passendes Kommunikations-Tool, etwa einen Business-Messenger, anhand zuvor definierter Anforderungen auszuwählen, ist nur die halbe Miete. Es gilt, die Lösung auszurollen und erfolgreich einzuführen, damit die Mitarbeiter das neue Tool aktiv nutzen. Damit das gelingt, sollten Unternehmen den Change aktiv begleiten, indem sie etwa das „Warum“ erklären, Anwendungsfälle beschreiben, die Funktionen vorstellen, Botschafter identifizieren und Ansprechpartner nennen. Wichtig ist auch, den weiteren Ausbau im Blick zu haben – d.h., wie sich z.B. Drittsysteme mit dem Business-Messenger verbinden lassen, um Prozesse zu automatisieren und die Digitalisierung voranzutreiben.

Bildquelle: Teamwire