Den optimalen Fit erzielen

ITM: Herr Köninger, welche Anforderungen muss ein ERP-System mitbringen, um die Unternehmenssteuerung tatsächlich zu vereinfachen?
Andreas Köninger: Es gilt zuerst, die wichtigste Frage zu klären: Soll das Unternehmen sich an das ERP-System anpassen oder andersherum? Beide Möglichkeiten sind geeignete Wege. Wie in vielen Bereichen kommt es bei der Implementierung von ERP-Lösung auf die Rahmenbedingungen im Unternehmen an. Neben Branche, Firmengröße und Struktur spielen auch Faktoren wie Mitarbeiter, Management und Geschäftsleitung eine entscheidende Rolle, um den Reifegrad der Geschäftsprozesse und des Betriebs zu bestimmen. Arbeitet die Firma vor allem flexibel an individuellen Projekten, dann braucht es eine ebenso anpassungsfähige Infrastruktur für die Erfassung von Produkten und Arbeitszeiten. Es muss vor allem Zahlen sowie Daten vergleichen und auswertbar machen, wodurch Firmen u.a. einen Überblick über ihre Ertragslage behalten. Handelt es sich um einen Produktionsbetrieb oder ein Handelsunternehmen, sieht das Anforderungsprofil ganz anders aus. Das ERP-System muss die Firma „virtuell“ abbilden. Eine exakte Datenbasis, die alle relevanten Geschäftsressourcen beinhaltet, ist das A und O. Nur so bekommen Unternehmen parallel zum realen Geschäftsbetrieb die notwenigen Kennzahlen, die eine Steuerung erlauben. Entsprechend klar gilt es die Prozesse zu strukturieren und Abteilungen sowie Bereiche in Zuständigkeiten zu gliedern.

ITM: Inwiefern haben sich die Anforderungen durch die Corona-Pandemie geändert?
Köninger: Corona hat vielen Unternehmen vor Augen geführt, dass sich Geschäftsmodelle rasch ändern können. Um hier auch künftig agil zu bleiben, gilt es, auf Dynamik zu setzen und die eigene Resilienz zu stärken. Daher muss sich die Komplexität von Digitalisierungsprojekten verringern. Vor Corona wurden ERP-Systeme in einem Zeitraum zwischen neun und 24 Monaten geplant und dann für „die Ewigkeit“ statisch eingeführt. Heute brauchen Unternehmen flexible Lösungen, die ohne große Programmierung anpassbar sind, trotzdem aber ein hohes Maß an Datenqualität und -konsistenz bieten. Konfiguration sowie Low-Code- oder No-Code-Ansätze sind hier Stichworte der Stunde – gepaart mit offenen Schnittstellen, um neue Lieferanten, Partner und Kunden mit dem Datensystem zu verbinden.

ITM: Wie entscheide ich mich als Mittelständler für den passenden Anbieter?
Köninger: Ganz nach dem Motto „Only a fool buys a tool“ gilt es, sich auf die Auswahl der passenden Software vorzubereiten. Die Grundsatzfrage lautet: Wird eine spezialisierte Branchenlösung gefordert oder reicht ein generisches System, das auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen ist? Zudem gibt es im Rahmen verschiedener Förderprogramme die Möglichkeit, staatliche Zuschüsse zu beantragen. Es ist ratsam, in der Planungsphase ein ausführliches Vorabprojekt zur konkreten Anforderungsanalyse durchzuführen. Da eine ERP-Lösung das Rückgrat des Unternehmens darstellt, muss sie einen optimalen Fit zur gesamten Umgebung aufweisen. Der eigentliche Anbieter spielt hier nur eine untergeordnete Rolle. Im ersten Schritt steht die Ausarbeitung aller Anforderungen aus dem eigenen Unternehmen, gegebenenfalls mithilfe von externen Partnern. Alle Mitarbeiter sollten im Zuge dessen jegliche relevanten Daten mitteilen, die für die Wahl des Systems nützlich sein könnten. Aus diesem gesamten Bestand wird anschließend identifiziert, welche Prozesse und Informationen besonders fehleranfällig, kostentreibend, umständlich und lästig sind. Ebendiese gilt es, durch Vereinfachung und Restrukturierung schlanker zu gestalten.

ITM: Was halten Sie von komplett Cloud-basierten Lösungen?
Köninger: Solche Lösungen stellen für viele Unternehmen die perfekte Alternative zu den gängigen Software-Produkten dar. Dies ist jedoch nur der Fall, sofern alle Anforderungen abgebildet werden können. Schließlich setzt die Verbindung zur Cloud eine permanente Internetverbindung und ein passendes Endgerät voraus. Neben dem reduzierten internen IT-Bedarf wird auch das Datenschutzhandling ausgelagert. Für die Sicherheit der Daten sind ausschließlich die Betreiber verantwortlich. Cloud-basierte Lösungen eignen sich besonders für stark wachsende Unternehmen, die mit der eigenen IT nicht hinterherkommen oder wenn das benötigte Know-how fehlt.

ITM: Was gilt es, in puncto Informations- und Datensicherheit zu beachten?
Köninger: Sowohl Informations- und Datensicherheit stellen wichtige Aspekte dar, die ernst genommen und besonders geregelt werden müssen. Je komplexer die Strukturen, desto aufwendiger ist der richtige Umgang. Besonders bei Lösungen aus der Cloud lohnt es sich, gegebenenfalls einen Fachanwalt zu engagieren. Idealerweise fällt die Wahl auf einen Anbieter mit Sitz in der EU oder noch besser in Deutschland. Liegen die Daten in einem Rechenzentrum innerhalb der Bundesrepublik, greifen die Datenschutzrichtlinien vor Ort.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Welche Möglichkeiten zur Individualisierung bieten die Systeme?
Köninger: Alle modernen Lösungen verfügen über sogenannte API-Schnittstellen, die externe Eingriffe in das System ermöglichen. Eine solche Einbindung erlaubt zusätzlich das Einspielen, Entfernen und Bearbeiten der Informationen. Sofern die API-Schnittstellen 100 Prozent der ERP-Funktionalitäten abdecken, lassen sich fast alle Funktionen an andere Infrastrukturen anbinden und individualisieren. Hierbei kann ich jedem an die Hand geben, sich den Fit zwischen API-Verbindung und ERP-Funktionalitäten schriftlich bestätigen zu lassen. Für einen reibungslosen Ablauf ist also zwingend eine sogenannte REST-API-Schnittstelle erforderlich, die sich an den Methoden des World Wide Web orientiert und eine Kommunikation zwischen Software und Server beschreibt. Außerdem sollte das System über ein eigenes Reporting verfügen, das den Zugang an die Daten ermöglicht. Zu allen relevanten Geschäftsprozessen müssen zudem entsprechende Formulare vorliegen, die von fachkundig unterwiesenen und technisch versierten Mitarbeitern im Unternehmen bedient werden können. Dies geschieht im besten Fall ohne große externe IT-Unterstützung. Für alle Probleme, die über ebenjene Formulare nicht in den Griff zu bekommen sind, werden Import-/Exportschnittstellen für Formate wie TXT, CSV und XLS benötigt.

Bildquelle: Sinkacom AG