30.08.2012 Hesse baut BI-Lösung mit Oraylis aus

Den richtigen Ton getroffen

Von: Jörg Plümacher

Mit Hilfe eines spezialisierten Dienstleisters baute der westfälische Lackhersteller Hesse seine eingesetzte Business-Intelligence-Lösung (BI) in den letzten Jahren kontinuierlich aus.

450 Mitarbeiter produzieren rund 100 Tonnen pro Tag, die unter der Marke Hesse-Lignal an industrielle Verarbeiter, Fachhändler und Unternehmen des Holzhandwerks geliefert werden.

Die im westfälischen Hamm ansässige Hesse GmbH & Co. KG gehört zum klassischen Mittelstand und befindet sich seit vier Generationen im Familienbesitz. Das Unternehmen ist Marktführer in Deutschland sowie einer der größten europäischen Hersteller von Holzlacken und Beizen für den Innenbereich. 450 Mitarbeiter produzieren rund 100 Tonnen pro Tag, die unter der Marke Hesse-Lignal an industrielle Verarbeiter, Fachhändler und Unternehmen des Holzhandwerks geliefert werden. Die Lacke und Beizen finden sich auf den Konferenztischen im Deutschen Bundestag, auf Designermöbeln und hochwertigen Musikinstrumenten, kommen weltweit im Innenausbau von Yachten, Luxushotels und Kongressgebäuden zum Einsatz und bewähren sich bei der Innenrenovierung historischer Gebäude.

„Wir setzen auf Qualität, Service und Schnelligkeit“, erklärt Ralf Swetlik, der das Controlling des Unternehmens leitet. „Jeder Kunde soll genau das Produkt erhalten, das für seine Anwendung optimal geeignet ist.“ Bei rund 40.000 Rezepturen – die verschiedenen Farbtöne eingerechnet – nicht immer ein leichtes Unterfangen. So wurde vor einigen Jahren das ERP-System Microsoft Dynamics Nav (vormals Navision) eingeführt, um die Prozesse besser gestalten zu können. Für die Anforderungen des Controllings reichte das jedoch nicht aus. „Zwar besitzt die ERP-Software gute Analysefunktionen, allerdings ist die Performance bei umfangreichen Auswertungen, die in mehrere Ebenen herunterbrechen, nicht befriedigend“, erläutert Swetlik. Zudem sollten auch andere Quellsysteme wie das Customer-Relationship-Management-, das Produktions- sowie ein eigens entwickeltes Laborinformationssystem in das Reporting eingebunden werden. „Demzufolge haben wir uns gründlich über Business Intelligence informiert und kamen zu dem Entschluss, ein System auf Basis des SQL-Servers und der BI-Tools von Microsoft einzuführen“, erinnert sich der Controller. „Langfristiges Ziel dabei: eine homogene IT-Landschaft auf Basis der Technologie dieses Anbieters.“

Livebetrieb nach 25 Tagen

Als Dienstleister holte sich Hesse den Düsseldorfer Business-Intelligence-Experten Oraylis ins Boot. Dieser überzeugte unter anderem mit seinem dialogorientierten, iterativen Vorgehensmodell und der Möglichkeit, das Projekt nicht in einem großen Kraftakt, sondern Schritt für Schritt nach den Wünschen des Anwenders umzusetzen. Das BI-System ging bei Hesse nach 25 Tagen in Betrieb. Erste Funktionen waren die Kunden- und Produktergebnisrechnung, die Parameter wie Umsatz und Kosten pro Kunde als standardisierte Berichte oder in frei definierbaren Ad-hoc-Analysen aufbereitet. „Das System ist schnell und zuverlässig“, berichtet Ralf Swetlik. „Für die Bedienung ist keine Schulung nötig, es reichen Excel-Kenntnisse aus.“ Die Nutzer können Daten über vier Ebenen analysieren und zwischen diesen wechseln, vom Vertriebsgebiet über bestimmte Kunden und deren Produktportfolio bis zur einzelnen Auftragsposition. „Davon profitiert vor allem unser Außendienst“, so Swetlik. Anschließend wurden in Abständen von etwa einem Monat neue Funktionen hinzugefügt. „Wir haben uns morgens mit allen Beteiligten zusammengesetzt und die Anforderungen besprochen. Abends funktionierte die neue Komponente bereits“, erinnert sich Controller Swetlik.

Inzwischen sind eine Reihe von Unternehmensprozessen in das BI-System integriert. Die Produktion wurde hinsichtlich der Arbeitsschritte transparent gemacht und alle 40.000 Rezepturen sind eingebunden. Ralf Swetlik: „Auf Knopfdruck sehen wir, welche Rohstoffe wann und in welcher Menge benötigt wurden. Damit können wir den Einkauf optimieren, Rohstoffe schnell ersetzen und die Auswirkungen sichtbar machen.“ Stolz sind die Lackspezialisten auf den sogenannten Produktfinder. Er ermöglicht auf Basis der Rezepturen die exakte und schnelle Auswahl eines Produktes für eine bestimmte Anwendung. Swetlik erklärt: „So können wir unseren Kunden genau das Produkt anbieten, das hinsichtlich seiner Eigenschaften wie Abriebfestigkeit, Trocknungsfähigkeit, Untergrund, Farbton etc. zu seinen Anforderungen passen. Zudem wird so das Know-how unserer Spezialisten gesichert und für alle Mitarbeiter besser nutzbar gemacht.“ Eine weitere Komponente des BI-Systems ist die Personalplanung einschließlich Kapazitätsverwaltung, Zeitwirtschaft, Einsatzplanung, Weiterbildung sowie Lohn und Gehalt. Für die nähere Zukunft sind ein Ausbau des Produktfinders und die Integration des Gesundheitsmanagements geplant sowie die Bereitstellung der Berichte im Sharepoint Server, um diese einfacher und schneller verteilen zu können.

Die Hesse GmbH & Co. KG