31.08.2021 Schluss mit Zettelchen

Der Arbeitsplatz kann jeden Tag woanders sein

Von: Lea Sommerhäuser

Im Interview berichtet Torsten Schlegel, Prozesskoordinator bei Ritter Sport, über die Einführung einer neuen Task-Management-Lösung und welche Vorteile sein Team daraus zieht.

„Was für uns zählt, ist das positive Feedback der User über die Software“, betont Torsten Schlegel.

ITM: Herr Schlegel, vor welchem Hintergrund hat sich Ritter Sport auf die Suche nach einer neuen Task-Management-Lösung machen müssen?
Torsten Schlegel: Meetings haben wir erst auf einer Pinnwand mit Zettelchen, später auf einem Whiteboard mit verschiebbaren Wochenleisten vorbereitet und dokumentiert. Nachdem das oft chaotische Hantieren mit Post-its, Stiften und Whiteboards zunehmend für Unklarheiten sorgte, beschlossen wir, eine digitale Lösung für die 200 Büroangestellten zu finden.

ITM: Welches Ziel hatte das Unternehmen vor Augen? Inwieweit wurde ein Lastenheft erstellt?
Schlegel: Es gab kein Lastenheft, unser Team hat immer wieder verschiedene digitale Lösungen ausprobiert, um die Aufgaben- und Projektstände übersichtlich abbilden zu können. Dabei hat sich keines länger durchsetzen können. Erst mit Meistertask konnten alle Anforderungen abgedeckt werden und nach und nach konnten wir auch noch mehr Ideen durch die weiteren Funktionen des Tools umsetzen. Einer der größten Vorteile: Das Tool trägt auch in Zeiten mit hohen Homeoffice-Anteilen zum transparenten Austausch im Unternehmen bei. Auf Basis der Kanban-Boards in Meistertask berichtet jeder im Meeting über aktuelle Aufgaben und Fortschritte. Dieser Aspekt der Dokumentation ist für uns enorm wichtig. Wenn wir Informationen in Aufgaben festhalten, ist das für jeden nachvollziehbar und transparent. Unsere Kollegen sind somit, egal von wo aus sie gerade arbeiten, auf dem aktuellsten Stand.

ITM: Warum haben Sie sich für Meistertask entschieden?
Schlegel: Bei Ritter Sport haben wir immer wieder mal ähnliche Lösungen verwendet. Irgendwann hat unsere IT-Abteilung zu einem Meistertask-Test eingeladen. Mitarbeiter konnten ohne Installation direkt im Browser arbeiten. Es waren schnell kleinere einfache individuelle und auch größere, abteilungsübergreifende Boards vorhanden. Innerhalb des Testzeitraums wurde das Aufgaben-Management-Tool so gut angenommen und war dann bereits so stark im Einsatz, dass wir mit dauerhaften Lizenzen ausgestattet wurden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Wie wird die Software konkret in Ihren Teams verwendet?
Schlegel: Das Tool wird von vielen Mitarbeitern ganz unterschiedlich eingesetzt – von der persönlichen To-do-Liste bis zum Feinplanungs-Tool unserer Projektmanagement-Software. Wir verwenden die Lösung beispielsweise für Abteilungsprojekte, als Grundlage für unsere Montagsbesprechungen, für Besprechungen mit dem Verkaufsmanagement und vieles mehr. In den Meetings berichtet jeder über aktuelle Aufgaben und Fortschritte und jede Aufgabe ist einer verantwortlichen Person zugeteilt. Das macht die Zusammenarbeit effizienter und jeder weiß, wer wofür zuständig ist.

ITM: Wo sehen Sie aktuell noch Stolpersteine bei der Verwendung jener Lösung?
Schlegel: Für einen noch besseren Einsatz wäre eine gewünschte Funktion die Anbindung an unser Intranet gewesen, um so die internen E-Mails reduzieren zu können. Da wir nun auf MS Teams umsteigen und das neue Tool hier, aber auch mit vielen anderen Software-Lösungen nahtlos integrierbar ist, sollte das Aufgaben-Management noch bequemer für die Kollegen werden.

ITM: Wie erhöht man insgesamt die Akzeptanz für die Einführung neuer Software- bzw. Technologielösungen?
Schlegel: Aus unserer Erfahrung ist es entscheidend, dass eine neue Software schnell und einfach bedient und eingesetzt werden kann. Es besteht in den Teams kein Interesse an komplexen Technologien, in die man sich zeitaufwendig einarbeiten muss.

ITM: Inwieweit zahlt die Nutzung der neuen Lösung auf den Fortschritt von Ritter Sports Digitaler Transformation ein?
Schlegel: Jede Software, die wir nutzen, bringt uns digital voran. Was für uns zählt, ist das positive Feedback der User über die Software. Das neue Tool erlaubt eine saubere Dokumentation, so wird nichts vergessen. Der Aspekt der Nachvollziehbarkeit und Archivierung, aber auch das Organisieren der Arbeit ist mehr als nur „nützlich“, gerade jetzt in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen oder ständigem Homeoffice ist es sinnvoll, sich nicht mehr auf lokale Notizzettel oder Whiteboards verlassen zu müssen. Wir werden ab Oktober ein Shared-Desk-Konzept einführen. Das bedeutet, dass keine Whiteboards mehr möglich sind, denn der Arbeitsplatz kann jeden Tag woanders sein. Das wird den Einsatz von digitalen Tools weiter beschleunigen.