19.05.2021 Effizientes Arbeiten – auch im Homeoffice

Der Mensch im Mittelpunkt

Von: Mechthilde Gruber

Die verantwortungsvollen Aufgaben im Rettungswesen sollen nicht durch aufwändige Verwaltungsarbeiten auf Papier verzögert werden. Deshalb hat sich das Rote Kreuz bei der Fusion der Rettungsdienste in Ulm und Heidenheim für ein effizientes Dokumenten-Management-System entschieden, das allen Standorten den Zugriff auf digitale Unterlagen ermöglicht.

Das Rote Kreuz in Ulm und Heidenheim hat sich für eine DMS-Lösung entschieden, um verantwortungsvolle Aufgaben im Rettungswesen nicht durch aufwendige Verwaltungsarbeiten auf Papier zu verzögern.

Sie retten in Not geratene Menschen, rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr – das ist die verantwortungsvolle und herausfordernde Aufgabe der Rettungsdienste des Roten Kreuzes. Dazu kommen Kranken- und Verlegungstransporte, auch von Intensivpatienten mit eigens dafür ausgestatteten Spezialfahrzeugen. Die beiden Rettungsdienste in Ulm und Heidenheim, die 2017 fusionierten, bewältigen mit 400 hauptamtlich Beschäftigten rund 85.000 Einsätze pro Jahr. In der mit 25 Mitarbeitern recht schlanken Verwaltung, die auf zwei Standorte verteilt ist, unterstützt moderne Informationstechnik ein effizientes Arbeiten. Neben der Branchensoftware für Rettungsdienste und Krankentransportunternehmen Careman ist das Dokumenten-Management-System (DMS) Docuware im Einsatz. Vom Kreisverband Ulm, bei dem das DMS bereits seit 2012 im Einsatz war, wurden die Altdaten übernommen. In Heidenheim wurde das System neu eingeführt. Für die Lösung sprachen nicht nur die guten Erfahrungen des Kreisverbands Ulm, sondern auch die Fachkompetenz des Systemhauses Bissinger, das noch eine Reihe weiterer Rotkreuz-Verbände betreut und daher mit den speziellen Strukturen und Anforderungen vertraut ist.

Zuverlässige Prüfung der Rechnungen

Sowohl in Datev als auch in Careman ist das DMS integriert. Daraus werden heute sämtliche Ausgangsrechnungen automatisch im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert und sind gleichzeitig auf Knopfdruck verfügbar. Als erstes wurden jedoch alle Lieferscheine, Bestellformulare und die monatlich rund 300 Eingangsrechnungen zentral archiviert. Anschließend sorgt ein Workflow für eine zügige und zuverlässige Prüfung der Rechnungen. Dieser startet, sobald die Belege im Sekretariat gescannt, mit der intelligenten Indexierung verschlagwortet und digital gespeichert sind. Rechnungen, die per Mail eintreffen, werden ebenso automatisch verschlagwortet und archiviert. Der Workflow geht über Fachabteilungen und Geschäftsführung bis zur Finanzbuchhaltung, wo der gesamte Ablauf noch einmal kontrolliert und die Rechnung freigegeben wird. Gleichzeitig wird ein Buchungssatz erstellt, der in Datev verarbeitet werden kann.

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In einem zweiten Schritt wurde ein Workflow für die Personalabteilung eingerichtet, um Bewerbungsprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gemäß der DSGVO sicherzustellen. Bewerbungen, die heute per Mail eintreffen, werden mit allen beiliegenden Dokumenten zentral archiviert und im Sekretariat an die Verantwortlichen in Ulm oder Heidenheim zur Bearbeitung weitergeleitet. Der zuständige Mitarbeiter prüft die Unterlagen und kann dann mit wenigen Mausklicks entweder eine Absage generieren oder eine Einladungsmail verschicken.

Problemloser Zugriff auch von Zuhause

Als einen im Arbeitsalltag besonders nützlichen Vorteil der digitalen Lösung schätzt Florian Hägele, Fachbereichsleiter IT/EDV bei der Deutsches Rotes Kreuz – Rettungsdienst Heidenheim-Ulm gGmbH, Ulm, die Volltextsuche, mit der sich mit wenigen Mausklicks jedes Dokument schnell finden lässt. Beispielsweise um Angebote zu vergleichen, eine Kostenaufstellung für ein Projekt zu generieren (etwa für spezielle Schutzausrüstungen in Corona-Zeiten) oder um zu recherchieren, was bei früheren Fahrdiensten für einen Kunden berechnet wurde. Und direkt per E-Mail können Belege weitergeleitet werden. Die gute Verfügbarkeit der Dokumente – unabhängig vom Standort – hat sich bewährt, gerade auch während der Corona-Krise: Mitarbeiter, die in dieser Zeit vermehrt zuhause arbeiteten, konnten problemlos auf die dafür notwendigen Dokumente zugreifen. „Nicht die Kosteneinsparung ist entscheidend, es sind vor allem die vereinfachten und verbesserten Arbeitsabläufe, die uns den größten Nutzen bringen“, so Hägele. „Die Software ist intuitiv zu bedienen. Das macht es für jeden sehr einfach, sofort damit zu arbeiten. Und sie ist so flexibel, dass sie sich in jede Anwendung integrieren lässt.“ Deshalb ist auch ein kontinuierlicher Ausbau des DMS-Projekts geplant. Nach den positiven Erfahrungen mit dem digitalen Bewerber-Management ist man gerade dabei, die digitale Personalakte einzuführen.