Der perfekte Fahrplan für die SAP-S/4HANA-Transformation

Mit dem für 2027 geplanten Wartungsende für SAPs Legacy-ERP-Systeme steigt in vielen Unternehmen der Druck für den Umstieg auf S/4HANA. Vor allem mittelständische Unternehmen müssen ihre knappen Ressourcen für die Transformation mit Bedacht einsetzen. Dabei hilft eine Vorstudie, die etwaige Risiken reduziert und künftige Anforderungen identifiziert.

Die Bereitschaft, in den Umstieg auf S/4HANA zu investieren, wächst – zu diesem Ergebnis kam die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) bei einer Umfrage im März 2024. Die Gründe dafür sind bekannt: Mit dem Support-Ende von Altsystemen wie R/3 oder ECC wird der Umstieg auf die nächste Generation der Software obligatorisch. Um die strategischen Ziele und den Umfang der Transformation zu verfeinern und die erwarteten Geschäftsvorteile mit den erforderlichen Investitionen abzugleichen, ist eine gute Planung unerlässlich. Eine Vorstudie hilft dabei, mögliche Prozess- und Anwendungsherausforderungen zu identifizieren. Die Vorstudie sollte aus sechs Schritten bestehen:

1. Management Bootcamp

Unternehmen sollten damit beginnen, eine klare Vision für ihre Transformation zu entwickeln. Diese Vision sollte die langfristigen Ziele und die strategische Bedeutung des Umstiegs auf S/4HANA für die Organisation widerspiegeln. Dafür gilt es vorab die strategischen Program Guardrails zu setzen, um den Rahmen und die Grenzen des Projekts festzulegen. Das hilft, den Fokus zu bewahren und Ressourcen effizient einzusetzen. In dieser Phase ist es hilfreich, auf Best Practices aufzubauen, die als Vorlage für das weitere Vorgehen dienen.

2. Vorbereitung

In Schritt zwei erfolgt zunächst die Mobilisierung der involvierten Teams und Stakeholder. Dabei werden alle relevanten Personen und Abteilungen eingebunden, um eine breite Unterstützung und das notwendige Fachwissen sicherzustellen. Anschließend gilt es, den Umfang der Vorstudie festzulegen und eine detaillierte Planung zu erstellen. Dies umfasst die Definition der Ziele, den Zeitplan, die Methode und die Ressourcen, die für die Vorstudie erforderlich sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Vorgehensweise und der Ausgangsbedingungen haben.

3. Strategie und Organisation

Nach den vorbereitenden Schritten gilt es, Governance- und Designprinzipien zu definieren, die als Leitlinien für das gesamte Projekt dienen. Die Transformations-Roadmap und die Ressourcenplanung sind ebenfalls essenziell, um Meilensteine und benötigte Mittel klar zu benennen. Diese werden auch stark durch den Prozess-Scope und die angestrebte IT-Architektur determiniert, die in den nachfolgenden Punkten betrachtet werden. Eine Risikoanalyse und entsprechende Maßnahmen zur Risikominderung helfen dabei, potenzielle Hindernisse frühzeitig zu identifizieren und zu adressieren. Abschließend wird ein Change-Management-Konzept für die geplante Transformation erstellt, das insbesondere auch Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen umfasst.

4. Geschäftsprozesse

Bei der Betrachtung der Geschäftsprozesse werden die funktionalen Strategien und zukünftig benötigten Fähigkeiten integrativ analysiert, um die End-to-End-Geschäftsanforderungen transparent zu machen. Hierfür können erfahrene SAP-Berater ihre Best Practices und Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten einbringen und bewährte Transformationsmethoden identifizieren. Anschließend werden alle benötigten End-to-End-Prozesse in einer sogenannten Process Heatmap definiert, um eine klare Sicht auf den Umfang der in S/4HANA abzubildenden Geschäftsabläufe und die Art des Transformationsansatzes zu erhalten. Dies schließt auch die Betrachtung nicht im SAP Standard enthaltener Lösungen mit ein, genauso wie die Erstellung eines Transformation Business Cases.

5. Unternehmensarchitektur

In Schritt fünf wird die IT- und Unternehmensarchitektur analysiert, die notwendige Integration in die IT-Landscape betrachtet und auf zukünftige Anforderungen bzw. Anpassungen hin abgestimmt. Dabei werden Rollen- und Berechtigungskonzepte durchdacht, um sicherzustellen, dass im Verlauf der Transformation alle Nutzer die richtigen Zugriffsrechte zugewiesen bekommen. Hinzu kommt eine Prüfung der vorhandenen Datensätze, da sie essenziell für die Qualität und Konsistenz der zukünftigen ERP-Plattform sind. Daher wird auch an dieser Stelle ein erster Migrationsansatz skizziert. In diesem Schritt werden zudem Lizenzierungsdienste berücksichtigt sowie die Integration und Schnittstellen zu anderen Systemen geplant. Es folgt ein Readiness-Check, um die technische Bereitschaft für die Transformation zu prüfen. Je nach Scope kommen eine UI-Strategie und ein Custom-Code-Check hinzu, um etwaige Anpassungen zu identifizieren und zu validieren.

6. Konsolidierung

Im letzten Schritt der Vorstudie geht es darum, die Ergebnisse zu festigen. Dieser Prozess dauert etwa zwei Wochen und umfasst sowohl geschäftliche als auch IT-Aspekte. Auf der geschäftlichen Seite werden Business-Archetypen, End-to-End-Geschäftsprozesse und zukünftige Fähigkeiten final konsolidiert. Es resultiert eine übergreifende Heatmap und eine Reifegradbewertung der Geschäftsprozesse, wie die jeweiligen Bereiche migriert, technisch adaptiert, prozessual angepasst oder neu definiert werden müssen. Auf der IT-Seite entwickeln die Projektverantwortlichen eine Technologie-Heatmap und bewerten Abhängigkeiten und Anpassungsbedarfe zwischen den verschiedenen Systemen. Dabei definieren sie auch die zukünftige IT-Landschaft und den empfohlenen Migrationsansatz. Diese Erkenntnisse werden zu einer umfassenden Process- und Technologie-Heatmap zusammengeführt. Abschließend wird der Transformationsansatz und -umfang final definiert und ein Business bzw. Value Case erstellt. Diese Konsolidierung stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt und in einen schlüssigen Transformationsplan integriert werden. 

Über die Autoren

Steffen Drawert, Partner im Bereich ERP Transformation bei PwC Deutschland 

Steffen Drawert begleitet seit mehr als 25 Jahren SAP-Transformationen. Zu seinen Schwerpunkten zählen das Programm- und Projektmanagement von ERP-Transformationen, Integrationsmanagement, Solution Design, Global Deployment, Enterprise Data Management, und Business Analytics. Sein Hauptaugenmerk liegt dabei auf Kunden aus der Automobil-, Fertigungs- und Konsumgüterindustrie. Steffen Drawert verfügt über ausgewiesene Praxiserfahrung in der Steuerung globaler ERP-Transformationen (End-to-End) im Industriesektor und erster Ansprechpartner für den Smart-Greenfield-Ansatz bei PwC Deutschland.

Sebastian Löffeld, Director im Bereich ERP Transformation bei PwC Deutschland

Als Director im Bereich ERP-Transformation hat Sebastian Löffeld bereits bei zahlreichen Kundenprojekten an komplexen Modernisierungs- und Umstellungsprojekten mitgewirkt. Er bringt ein tiefgreifendes Verständnis für IT-Strategie, Change und die Gestaltung von Geschäftsprozessen mit. Sein Schwerpunkt: S/4HANA und die nahtlose Integration der Plattform in bestehende IT-Landschaften zur Maximierung der betrieblichen Effizienz und Innovationsfähigkeit.

Bild: