Die Brücke ins Homeoffice

Als sich vor gut zwei Jahren das Coronavirus auf der ganzen Welt ausbreitete, traf das die meisten Unternehmen völlig unvorbereitet. Messen, Geschäftsreisen, Konferenzen und Meetings, das Büro als Mittelpunkt aller geschäftlichen Aktivitäten – das alles wurde plötzlich infrage gestellt. Der Umzug ganzer Abteilungen ins Homeoffice zwang Unternehmen dazu, schnell passende Lösungen zu finden, um den Mitarbeitern ortsunabhängig Zugriff auf die wichtigsten Dokumente und Ressourcen für geschäftskritische Aufgaben zu gewähren. „Ohne ortsunabhängigen Zugriff auf Daten und Dokumente sind hybride Arbeitsmodelle kaum möglich“, betont Harald Krekeler, Geschäftsführer vom Softwarebüro Krekeler. Allerdings hätten die neuen Arbeitsmodelle auch neue Anforderungen an das Informationsmanagement mit sich gebracht. „Die anfallenden Daten müssen weiterhin verfügbar sein, verwaltet und gesetzeskonform abgelegt werden, ganz egal ob sich ein Mitarbeiter im Büro oder im Homeoffice befindet“, erklärt Krekeler. Dafür sei ein effizientes und digitales Dokumenten-Management essenziell. Das sieht Andreas Zipser, CEO von Easy Software, ähnlich: „Insbesondere Abteilungen, die von typischen Verwaltungsaufgaben geprägt sind, brauchen tagesaktuelle Dokumente, die auf dem Postweg in der benötigten Geschwindigkeit nicht vermittelbar sind.“ 

Laut einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom zeigt der Mittelstand beim Digital Office allerdings noch Nachholbedarf. So sieht sich etwa die Hälfte (51 Prozent) der mittelständischen Unternehmen als Nachzügler, wenn es um die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen geht. „Die Digitalisierung von Workflows bedeutet, alte Strukturen aufzubrechen und neue, effizientere Prozesse zu schaffen“, betont Ralph Rotmann, Business Development Manager DMS bei Kyocera Document Solutions. „Immer mehr mittelständische Unternehmen erkennen auch den hohen Optimierungsbedarf ihres internen Informationsflusses. Sie befürchten aber, sich mit einer entsprechenden Dokumenten-Management-Lösung hochkomplexe Systeme ins Haus zu holen, die von heute auf morgen alle Prozesse auf links drehen und enorme Kosten verursachen“, meint Rotmann. Darüber hinaus ist die Sensibilität für den Nutzen in vielen Unternehmen lange Zeit noch nicht klar gewesen. Es lief ja alles irgendwie mit Post, Papier, Akten und Kurierfahrern. „Im Grunde gab es vor allem zwei Typen von Unternehmen: Die Erfolgreichen nahmen sich nicht die Zeit für die Digitalisierung und die Schwächelnden investierten nicht“, sagt Jens Büscher, CEO von Amagno.  

Die Krise hat viele wachgerüttelt

Erst die Pandemie hat vielen Unternehmen vor Augen geführt, wie viel besser und effizienter ein digitalisiertes Unternehmen in Krisen aufgestellt ist. So bietet ein Dokumenten-Management-System (DMS) viele Vorteile, nicht nur für die Mitarbeiter im Homeoffice. So lassen sich damit etwa zentrale Geschäftsprozesse wie die Freigabe oder die Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen automatisieren. Zudem beschleunigt es viele Prozesse durch den systemischen Zugriff auf Dokumente und volle Transparenz. Ralph Rotmann: „Kein Dokument wird vergessen oder geht verloren. Es kann ortsunabhängig auch im Homeoffice bearbeitet werden und die Verwaltung der Zugriffe und Benutzerrechte gewährleistet die Revisions- und Informationssicherheit.“ Kurzum: Durch ein modernes DMS lassen sich unzählige papiergebundene Prozesse durch zuverlässige und sichere digitale Prozesse ersetzen. Gerade im Finanz- und Rechnungswesen sowie im Einkauf wird die Effizienz massiv gesteigert, indem Prozesse vollständig digital und ganz ohne Papier abgebildet werden. Aber auch in anderen Unternehmensbereichen lasse sich durch ein DMS rasch eine große Effizienzsteigerung erzielen, erläutert Manfred Terzer von Kendox, etwa indem Informationen als virtuelle Akten auf beliebigen Endgeräten bereitgestellt werden. Das systematische Digitalisieren von Geschäftsprozessen könne auf dieser Basis sukzessive auf sämtliche Geschäftsbereiche ausgedehnt werden, so Terzer. „Darüber hinaus beugen digitale Prozesse auch menschlichen Fehlern vor, lenken die Arbeit in parallele Bahnen und erreichen sogar den Vorgesetzten auf Geschäftsreise, der binnen Minuten per digitaler Unterschrift Genehmigungen erteilt“, ergänzt Andreas Zipser. 

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Vorteile eines digitalen Dokumenten-Managements liegen also auf der Hand, doch worauf gilt es bei der Umstellung zu achten? Damit das Digitalisierungsvorhaben gelingt, sollten Unternehmen unbedingt strategisch vorgehen. „Im Mittelstand geschieht Digitalisierung oft nebenbei. Dennoch ist es wichtig, sich konkrete Ziele zu setzen und Verantwortungen zu definieren“, empfiehlt Ralph Rotmann. Ein schlüssiger Plan zur Implementierung digitaler Prozesse beruhe auf einer Analyse betriebsinterner Ist-Prozesse und den damit verbundenen Aufgaben. „Aus der Abbildung solcher Workflows wird deutlich, welche Anforderungen an die Mitarbeiter gestellt werden und wo etwa Drucker und Scanner später mit dem System ineinandergreifen müssen“, so Rotmann. Oft würden sich aber kleine und mittelständische Unternehmen zu viel auf einmal vornehmen, meint Manfred Terzer. „Bei der Digitalisierung von Prozessen sollten Mittelständler keine Anforderungsmonster generieren, für deren Einführung sie weder Zeit noch Kapazitäten haben“, so der Kendox-CEO. Dies gilt ebenfalls für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems: „Hier profitieren vor allem diejenigen am stärksten, die schrittweise die wichtigsten Dinge zuerst umsetzen und damit ein Basissystem einführen, welches sie später ausbauen können“, erklärt Terzer. Das DMS sorgt so für die Basis der Digitalisierung im Unternehmen und liefert eine zentrale, geordnete und gesetzeskonform organisierte Struktur zur Verwaltung und Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente. Gleichzeitig sind dadurch Daten und Dokumente zeit- und ortsunabhängig an einer Vielzahl von Geräten im Firmennetzwerk oder in der Cloud verfügbar. 

Das Personal am Prozess beteiligen

Damit die Implementierung gelingt und das Projekt nicht an mangelnder Akzeptanz scheitert, müssen die Mitarbeiter frühzeitig in die neuen Prozesse einbezogen werden. „Digital zu arbeiten, erfordert zunächst ein Umdenken“, erklärt Harald Krekeler. „Nämlich in den eigenen Geschäftsprozessen gar nicht erst Papier entstehen zu lassen.“ Der erste Schritt dahin ist, selbst nur noch digitale Dokumente zu versenden und diese auch nachdrücklich bei Lieferanten, Dienstleistern und Partnern anzufordern. Zudem hätten Vorgesetzte auch hier eine Vorbildfunktion, betont Krekeler: „Geschäftsführer und Abteilungsleiter, die ihre mobilen Endgeräte nicht nutzen oder nicht bedienen können, vermitteln kaum den Eindruck einer ernst gemeinten Digitalisierungsstrategie.“ Das Personal auf dem eingeschlagenen Weg mitzunehmen, sei vor allem eine Führungs- und Managementaufgabe, ist auch Amagno-CEO Jens Büscher überzeugt. „Mitarbeiter können über Trainingseinheiten, E-Learning-Module und weitere Mechanismen an die neue Lösung und die veränderten Abläufe gewöhnt werden.“ Dass dabei anfangs Fehler passieren könnten, sei ganz normal. „Wenn aber Motivation und Nutzen für die Mitarbeiter klar sind, dann gelingt die Einführung auch“, so Büscher. Im besten Fall ist das Tool so selbsterklärend, dass computeraffine Menschen gar keine Einarbeitung benötigen. Die Prozesse selbst werden bereits während der Implementierung so angelegt, dass sie organisch durch das Unternehmen fließen. „Häufig ähnelt der erste Workflow-Baum sogar der Struktur der vorherigen Papierprozesse, weil diese per se gar nicht schlecht organisiert waren – das Problem war nur das Medium“, berichtet Andreas Zipser von Easy Software. Daher brauche es meist gar nicht so viel Umgewöhnung – das einzig Ungewohnte seien höchstens die erhöhte Geschwindigkeit und Stabilität. 

Datenschutz gilt auch im Homeoffice

Die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO müssen natürlich auch im Homeoffice eingehalten werden. Dies gilt insbesondere für die Gewährleistung von Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten sowie deren sichere Verfügbarkeit für alle befugten Personen. „Ein digitales Dokumenten-Management muss deshalb über Zugriffberechtigungen regeln, wer welche Daten einsehen und bearbeiten darf“, erklärt Harald Krekeler. Und es muss sichergestellt sein, dass Daten sicher gespeichert und vor unerlaubtem Zugriff Dritter geschützt sind. „Hier haben On-Premise-Lösungen den Vorteil, dass sich sowohl Hard- als auch Software im Besitz des Unternehmens befinden und es die volle Kontrolle über das DMS und die darin verwalteten Daten hat“, betont Krekeler. In vielen Unternehmensbereichen ist ein verlässlicher Schutz sensibler Daten erforderlich, etwa im Vertragsmanagement oder in der Personalabteilung. Dort werden häufig sensible und persönliche Informationen und Dokumente verwaltet, deren Inhalte in jedem Fall zuverlässig vor unbefugter Einsicht geschützt werden müssen. „Im DMS-System sind die Dokumente vor Verlust, Vervielfältigung oder anderen Gefahren geschützt. Gleichzeitig kann durch intelligente Berechtigungssteuerung der Zugriff auf autorisierte Personen beschränkt werden“, erklärt Manfred Terzer von Kendox. 

Der Digitalisierung gehört die Zukunft

Die Pandemie hat der Digitalisierung Schub gegeben. Viele Betriebe waren gezwungen, sich verstärkt mit digitalen Lösungen zu beschäftigen. Auch solche Unternehmen, die bei der Digitalisierung bereits weiter fortgeschritten waren, bekamen den nötigen Anstoß, progressive Konzepte wie das mobile Arbeiten großflächig auszurollen. „Weil dadurch viele Beschäftigte für die Vorteile digitaler Arbeit sensibilisiert wurden und sich eine Arbeitswelt ohne digitales Dokumenten-Management oder die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, gar nicht mehr vorstellen können, wird dieser Trend wohl kaum nachlassen“, ist Andreas Zipser überzeugt. Unternehmen, die früh auf den Einsatz von DMS-Lösungen gesetzt haben, konnten einen klaren Wettbewerbsvorteil erreichen. Dieser gehe für die Nachzügler bald verloren, mahnt Jens Büscher von Amagno: „Unternehmen sollten die Technologien von morgen jetzt einsetzen und nicht morgen die Technologien von gestern.“