Die HR-Welt zwischen Off- und Online

Dazu zählen zunächst einmal die Kenntnisse um die optimale Verbreitung eines Stellenangebots. Die Veröffentlichung auf mehreren Jobportalen gleichzeitig, die suchmaschinenoptimierte Anpassung der Texte, um auf Google gut sichtbar zu ranken und nicht zuletzt der Umgang mit digitalen Konferenz-Tools wie Zoom, Teams und Co. sollten inzwischen zum Skillset der HR-Mitarbeiter gehören.

Da potenzielle Bewerber immer häufiger und gezielter per Smartphone im Internet suchen, müssen die Unternehmen ihre Ausschreibungen danach ausrichten und dürfen die Social Media nicht außer Acht lassen. „Unternehmen suchen ihre Talente daher aktuell stark durch ‚Direct Search‘ – es geht also darum, die digitalen Möglichkeiten zu nutzen und mit Hilfe von Suchmaschinen und Filtern die richtigen Profile auf den diversen Portalen zu finden und anzusprechen“, sagt Tanja Büchsenschütz, HR Director Germany bei SD Worx, einem Anbieter für HR-Software. Christa Müller, Head of HR beim Outdoor-Ausrüster Bergfreunde ergänzt: „Remote Recruiting ist aus meiner Sicht aber schon eine Herausforderung, da über den Online-Kanal einige relevante Informationen verlorengehen, die wir im persönlichen Kontakt mit dem Bewerber mitberücksichtigen könnten.“

Der fehlende persönliche Kontakt ist zudem ein wesentlicher Faktor des digitalen Onboardings, also der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bspw. im Homeoffice. Dieser sollte durch strukturierte, umfassende Einführungen und Trainings sowie Erklärungen per Videokonferenz kompensiert werden. Experten empfehlen zudem, einen erfahrenen Kollegen als „Buddy“ oder Mentor einzubinden. Praxisbezogene digitale Unterlagen sowie (Remote-) Support bei technischen Themen fangen weitere wesentliche Fragen beim Start in einem neuen Unternehmen auf. Für Markus Baulig, Gründer, Gesellschafter und Geschäftsführer der Baulig Unternehmensgruppe, ist die Organisation des Einarbeitungsprozesses entscheidend. „Das bedeutet im Klartext den Einsatz von Videokursen, Checklisten und regelmäßigen Feedbackgesprächen. Der Mitarbeiter muss einen genauen Plan bekommen, wie seine Ausbildung abläuft und wann er welches Niveau erreicht“, so Baulig.

Divergierende Anforderungen

Doch stellt sich bei allen Planungen und Maßnahmen die Frage, wie es nach der Pandemie mit dem Thema Homeoffice weitergehen? Nach einer Analyse des Digitalverbandes Bitkom wollen die Arbeitnehmer nicht zu den Arbeitsbedingungen vor der Pandemie zurückkehren. Während 40 Prozent bei Bedarf ins Homeoffice wechseln wollen, wünschen sich 24 Prozent einen Tag und 17 Prozent mehrere Tage pro Woche. Zehn Prozent möchten nur noch im Homeoffice arbeiten. Dem gegenüber besagt eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW), dass zwei Drittel der Unternehmen das Gros ihrer Mitarbeiter nach der Pandemie wieder in den Büros sehen wollen. Diese Diskrepanz sieht auch Christa Müller von Bergfreunde: „Bei einer Mitarbeiterumfrage haben wir festgestellt, dass 25 Prozent unseres Teams am liebsten nur noch im Homeoffice arbeiten möchte, 25 Prozent nur im Büro und 50 Prozent am liebsten hybrid. Grundsätzlich ist uns aber die Präsenz im Office wichtig. Unser Unternehmen entwickelt sich sehr dynamisch weiter, dafür braucht es kurze Entscheidungswege und einen schnellen und unkomplizierten Austausch von Teams.“ Es bleibe zu hoffen, dass der Gesetzgeber zukunftsfähige Regelungen für ein zeitgemäßes und flexibles Arbeiten treffe, die nicht in einen riesigen verwaltungstechnischen Aufwand ausarten. Für Tanja Büchsenschütz von SD Worx sind die Einsparung der Fahrzeit zum Arbeitsplatz und die flexible Arbeitsweise von anderen Orten Pluspunkte für beide Seiten. „Dies ist nicht nur für den Arbeitgeber von Vorteil, sondern hilft auch neuen Mitarbeitenden bei der Vereinbarung von Privatleben/Familie und Beruf.“ Chris Dercks, Regional Vice President DACH von F5, betont die Bedeutung von Online-Möglichkeiten für das Image eines Unternehmens. „Im Zuge der Corona-Pandemie erwarten die Bewerber, dass das Unternehmen digital und ortsunabhängig arbeitet. Dies gilt ebenso für die Bewerbungsprozesse. So fragen die Kandidaten immer seltener nach, ob der Termin vor Ort stattfindet, sondern gleich nach dem Einwahl-Link.“

Effizienzsteigerung im zweistelligen Prozentbereich

Dabei bieten Homeoffice bzw. Remote Work insbesondere mit Blick auf den Fachkräftemangel entscheidende Vorteile. Markus Baulig: „Generell vergrößert sich natürlich die Auswahl an Mitarbeitern, wenn man diese im gesamten Bundesgebiet oder sogar im Ausland rekrutieren kann. Die schärfste Waffe gegen Fachkräftemangel ist allerdings ein gut funktionierendes Onboarding-System. Denn damit wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter innerhalb von kürzester Zeit effizient eingearbeitet wird, sogar wenn er oder sie als Quereinsteiger in die Firma kommt.“

Besonders für wiederkehrende und standardisierte Prozesse wie bspw. die Verwaltung von Personalakten oder die Bearbeitung von Anträgen oder Anfragen bietet die Digitalisierung schnelle und effiziente Lösungen. Zudem unterstützen digitale Technologien und Analyse-Tools die Suche nach geeigneten Kandidaten sowie die User-Experience des Bewerbers, was in Zeiten eines „War for Talents“ einen unschlagbaren Vorteil für ein Unternehmen darstellen kann. Studien zufolge kann die Digitalisierung des Personalmanagements die Effizienz im Unternehmen um ca. 20 Prozent bis 30 Prozent steigern. Christa Müller bestätigt dies: „Wir nutzen seit einigen Jahren ein digitales Bewerbersystem, um manuelle Prozesse in der Verwaltung von Bewerbungen weitgehend zu eliminieren. Das schafft nicht nur Effizienz und viel mehr Transparenz, auch in Sachen Datenschutz erleichtert es unsere Arbeit. Für uns ist es wichtig, potenziellen Bewerbern eine möglichst niedrige Einstiegsschwelle zu bieten, das funktioniert mit benutzeroptimierten Bewerbersystemen sehr gut. Dort können wir unseren Bewerbungsprozess selbst konfigurieren und Erfahrungen einfließen lassen. So gibt es bei uns z.B. keine langen Bewerbungsformulare, denn je mehr Fragen man stellt, desto geringer ist die Conversion Rate, also letztlich die Zahl an Bewerbern, die ihre Bewerbung wirklich über das System einreichen. Grundsätzlich sind wir stetig dabei, unsere Prozesse im HR-Bereich weiter zu digitalisieren, wenn es uns Vorteile bringt. Wir planen z.B. gerade den Aufbau eines KI-gestützten Talent Pools für ‚Active Sourcing‘.“

Umfassende Implementierung notwendig

Doch stellen sich mit der Digitalisierung und Automatisierung der HR-Prozesse einige Fragen, die Umsetzung, Inhalte und Verantwortlichkeiten betreffen. Wer übernimmt die Verantwortung für die Implementierung neuer Tools? Welche Schnittstellen gibt es zur IT-Abteilung? Wie steht es um die Erweiterung der Skills im Umgang mit Software-Lösungen innerhalb der HR-Abteilung selbst? Und nicht zuletzt: Welche digitalen Lösungen können die Arbeit innerhalb der HR-Abteilung erleichtern? Für Christa Müller von Bergfreunde ist insbesondere die Flexibilität der Software-Lösungen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. „Wichtig sind gut integrierte, performante HR-Informationssysteme bzw. Software mit verschiedenen Schnittstellen zur Anbindung von weiteren Applikationen, so dass Informationen zentral abgelegt, ausgetauscht und verwaltet werden können. Robotic Process Automation hilft uns außerdem, manuelle Standardprozesse zu digitalisieren. Zum Talentpool Management sind zudem KI-basierte Programme hilfreich oder E-Learning Systeme zur Personalentwicklung“, so die Expertin.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 04/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Chris Dercks von F5 legt den Fokus dagegen auf spezialisierte Lösungen für die verschiedenen HR-Bereiche. „Besonders interessant sind hier moderne Personalverwaltungssysteme, die neben Datenstrukturierung auch systemabhängige Datenanalysen ermöglichen und diese über Reporting-Funktionen bereitstellen. Sie ermöglichen HR Business Intelligence, um viel mehr Entscheidungen auf Datenbasis zu treffen. So kann man frühzeitig Trends erkennen und zeitnah darauf reagieren. Zu den Lösungen für das Recruiting gehören neben Prozesstrackingsysteme auch effizientere Algorithmen für die Mitarbeitersuche. Weitere Anwendungen gibt es etwa für Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Performance-Messung, Personalentwicklung oder Ticketingsysteme für Anfragen von Mitarbeitenden.“

Kommunikation im Vordergrund

Daneben sieht Christa Müller in der Kooperation der verschiedenen Beteiligten in wichtiges Kriterium: „Es braucht externe Dienstleister, die HR-Kompetenz besitzen und entsprechend beraten können sowie eine starke IT-Abteilung im Unternehmen. Mir ist z.B. eine Kollegin aus unserer IT als Demand Managerin zugeteilt, die mich bei der Umsetzung von digitalen Projekten als Schnittstelle zwischen IT und HR unterstützt. Dieser abteilungsübergreifende Zugang zu HR-Themen ist wichtig, weil wir als HR-Profis oft gar nicht wissen, was technisch alles möglich wäre. Eine grundsätzliche Herausforderung bei der Digitalisierung von HR-Themen sind die Datenschutzanforderungen.“ Auch Tanja Büchsenschütz von SD Worx sieht in Kommunikation und Austausch den Schlüssel zum Erfolg einer HR-Abteilung, wobei die Digitalisierung eine unterstützende Funktion hat: „Lösungen wie digitale Personalakten, Abwesenheitsmanagement, Abrechnungssysteme, Zeitmanagement und virtuelle Bewerbungsgespräche können die Arbeit zwar erleichtern, doch ist die Personalarbeit überwiegend geprägt von persönlichen Kontakten. Auch wenn wir die administrativen Prozesse selbstverständlich digital gestalten, so ist die Personalabteilung am Ende des Tages ein Ansprechpartner für Mitarbeitenden. Und hier benötigen wir Gespräche von Mensch zu Mensch – und keine Chatbots.“ Dies unterstreicht auch Marc Irmisch-Petit, CEO von talentbay. Er sieht in Künstlicher Intelligenz eine wichtige Unterstützung für HR. „KI ist in den meisten Lebensbereichen inzwischen ein wichtiger Helfer – das gilt auch für HR und das Recruiting. Besonders bei der ersten Bewerbungsphase kann KI HR-Abteilungen dabei unterstützen, die richtigen BewerberInnen zu finden“, so Irmisch-Petit. Doch liege darin bzw. der Angst der Personaler vor der Ersetzung durch die Technologie auch ein Hindernis. „Das persönliche Gespräch kann und wird jedoch niemals ersetzt werden. Im Gegenteil: Durch digitale Prozesse hat man mehr Zeit für die menschliche Seite des Bewerbungsprozesses und das Kennenlernen.“

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