Die „IT“ krisenfest machen

Immer wieder ist im Zusammenhang mit ERP-Systemen die Rede vom „Datenrückgrat“ oder der zentralen „Datendrehscheibe“ eines Unternehmens. Und obwohl diese Schlagworte schon seit Längerem im Umlauf sind, haben gerade die vergangenen Monate noch einmal verdeutlicht, wie geschäftskritisch eine intelligente Ressourcenplanungsplattform ist. Um diese zu erzielen, müssen die Daten im System jederzeit verfügbar sein und sinnvoll verarbeitet werden können. Denn: Nur wer die Fähigkeiten seines ERP-Systems auch ausschöpfen und die Anbindung aller relevanter Systeme gewährleisten kann, wird im Zweifel der Konkurrenz die entscheidende „Datenlänge“ voraus sein.

„Als digitales Rückgrat eines Unternehmens ist das ERP-System die zentrale Daten- und Prozessintegrationsplattform. Entscheidend ist eine einheitliche Datenbasis“, bringt es ERP-Experte Michael Sander auf den Punkt. Laut dem Proalpha-CSO könne nur so eine effiziente, zuverlässige interne Interaktion über Abteilungen hinweg sowie zu Lieferanten und Kunden jenseits der eigenen Unternehmensgrenzen gelingen. „Ein umfassendes ERP-System ist das Digitalisierungsfundament, um alle Abläufe effizienter zu gestalten, Prozesse zu automatisieren und Ressourcen zu schonen“, betont er. Die nötige Integrationsfähigkeit sei dabei eine grundlegende Anforderung an das System, denn es müsse, so Sander weiter, künftig in der Lage sein, mit Datenströmen von einer Vielzahl von Subsystemen und KI-basierten Analyseplattformen umgehen zu können. Da Technologien wie Cloud, RPA, Real Time Analytics oder Real Time Process Management bei der Verarbeitung von Echtzeitdaten besondere Anforderungen stellen, sei der Einsatz einer Integrationsplattform auf Basis eines Enterprise Service Bus (ESB) ist ein wichtiger Schritt. „Über ein ESB stellen die angebundenen IT-Systeme ihre Daten zum Austausch bereit. Im Gegenzug holt sich jedes System wiederum die Daten, die es benötigt“, erklärt der Proalpha-Experte.

Drehscheibe, Rückgrat, Herzstück

Santu Mandal, Head of Manufacturing, Automotive, Chemical, Aerospace & Utilities bei Tata Consultancy Services (TCS) in Deutschland, bevorzugt die Bezeichnung „Herzstück“, weil es die Relevanz von ERP deutlicher hervorhebe. Das gelte für Großunternehmen und Mittelständler gleichermaßen. Die Bedeutung der Systeme habe dabei in den vergangenen vier bis fünf Jahren erneut zugenommen, wobei es nicht nur um die rückblickende Analyse, sondern vor allem auch um Vorhersagen gehe. „Dafür muss die Datenqualität stimmen, die Daten müssen zentral vorliegen und von überall verfügbar sein“, setzt Mandal voraus. „Und für die weitere Automatisierung und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz benötigen die Unternehmen ebenfalls Daten“, stimmt er Michael Sander zu. Zwar hinke der KI-Einsatz bisher noch hinterher und nur 13 Prozent der Firmen setzten bereits KI-basierte Anwendungen ein, aber jedes zweite Unternehmen sei überzeugt, dass KI eine Schlüsseltechnologie für die eigene Wettbewerbsfähigkeit sei. „Sind Firmen bereits mit KI vertraut, sind es mit 75 Prozent deutlich mehr“, zitiert der Experte eine Studie von TCS und Bitkom Research.

„Die Erkenntnis, dass ein ERP in mittelständischen Unternehmen die Grundlage bieten kann, ist inzwischen recht verbreitet“, stellt auch Henrik Hausen, CEO des Anbieters All4cloud, fest und ergänzt: „Wenn man sich die Realität anschaut, erkennen wir dennoch, dass sehr viele Unternehmen zwar Software einsetzen, oftmals aber nicht integrierte Prozesse abbilden können.“ Der Einsatz eines modernen ERP-Systems spiegele eine offene Architektur wider, so der Experte, die es ermögliche, Unternehmensprozesse mit sinnvollen oder notwendigen Satelliten zu verbinden, um Prozesse sehr früh digital zu starten und nach Möglichkeit auch abzuschließen. Integrationen von Webshops, Apps, Kopplungen zu Geschäftspartnern sowie die Automatisierung von sich wiederholenden Prozessen unterstützen dies laut Hausen maßgeblich.

Einen weiteren wichtigen Punkt bringt an dieser Stelle Planat-Geschäftsführer Christian Biebl ins Spiel: Nicht nur ermöglichen ERP-Systeme als „Drehscheibe“ die datenbasierte Beschleunigung von Entscheidungen in den einzelnen Geschäftsprozessen und die Prozessautomatisierung auf Grundlage konsistenter Daten, sie können auch ein internes Wissensmonopol aufweichen: „Die oftmals hohe Abhängigkeit von Wissensträgern im Unternehmen wird abgeschwächt. Das bringt Vorteile bei personellen Änderungen oder auch im Krankheitsfall und bewirkt mehr Transparenz“, so Biebl.

So nah, so fern

Die vergangenen Monate waren vor allem durch Kontaktbeschränkungen und – daraus resultierend – neue Homeoffice-Regelungen geprägt. Diese hatte natürlich auch Folgen für die Pflege der kritischen IT-Systeme, denn längst nicht alle Unternehmen hatten sich schon vor dem Ausbruch der Pandemie mit Remote-Wartungsmöglichkeiten befasst. Doch, so Santu Mandal von TCS, habe die Krise oft als Turbo gewirkt: „Es gab in den vergangenen Monaten nicht die Diskussion, ob etwas möglich ist oder nicht. Es musste erledigt werden.“ Die Business-Continuity-Pläne seien in den meisten Fällen zuvor unzureichend gewesen, denn zur Wartung von IT-Lösungen gehören eben mehr als ein Laptop und ein Internetanschluss. Die Technologie sei seit Jahren vorhanden, wurde aber nicht genutzt. Nun hätten die Kunden erkannt, dass es z.B. mit Cloud-Infrastruktur, Kollaborationsplattformen, Sicherheitsvorkehrungen und der Ausstattung der Mitarbeiter mit Mobiltelefonen sowie Laptops funktioniere. „TCS nennt das Konzept ‚Secure Borderless Workspaces‘ (SBWS), eine sichere, ortsunabhängige Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter mit den ERP- und anderen Systemen aus der Ferne verbunden sind“, erklärt der ERP-Fachmann. Nicht zuletzt die Erschließung globaler Märkte steigere aktuell die Bedeutung von modernen ERP-Systemen und bringe viele in die Cloud, so Mandal: „Viele Unternehmen führen gerade ein Cloud-ERP ein, um international zu expandieren.“ Statt eine neue ERP-Lösung langwierig zu etablieren, werde die vorhandene On-Demand-Lösung für die neuen Märkte konfiguriert. „Aber natürlich expandieren nicht alle Mittelständler. Auch geringere Kosten spielen eine Rolle“, ergänzt er. Nicht vergessen wissen will er die UX der Cloud-Lösungen. „Auch wenn die Bestandssysteme womöglich alle benötigten Funktionen bieten, sind ältere On-Premise-Lösungen häufig kompliziert zu nutzen. Hier haben die Anbieter sich enorm verbessert und die Handhabung von Cloud-Lösungen ist nutzerfreundlicher“, resümiert er.

Henrik Hausen von All4cloud erkennt zwar ebenfalls das Potenzial, das die remote Wartung und Pflege von IT-Systemen mit sich bringt, doch stimmt ihn ein Blick in die Praxis realistisch: „Wir haben in vielen Fällen feststellen müssen, dass der Fernzugriff und die Bereitstellung der dazu notwendigen Infrastruktur viele Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt hat.“ Darüber hinaus sei das remote Arbeiten unabhängig vom ERP-System ein zu organisierender und zu erlernender Prozess, insbesondere wenn man noch stark papierbasiert arbeite.

Auf den ersten Blick erscheint es logisch anzunehmen, dass nun, wo alle Zeichen auf „remote“ stehen, vor allem ERP-Lösungen aus der Cloud gefragt sind und On-Premise-Anwender das Nachsehen haben. Doch ist dies tatsächlich so? Hier gibt es unterschiedliche Auffassungen. „Ja“, sagt etwa TCS-Mann Mandal, „vor allem für die Anwender.“ Seit dem Beginn des Homeoffice-Booms hätten die Mitarbeiter dank Cloud-Lösungen jederzeit Zugriff auf Systeme und Daten. Auch Henrik Hausen erkennt ein gewisses Problem bei der dezentralen Nutzung von On-Premise-Lösungen, denn diese bedürfen zunächst der Schaffung von Infrastruktur und des Vorhandenseins entsprechender Bandbreiten beim Nutzer. „Wir haben festgestellt, dass viele Unternehmen mit der Bereitstellung damit massive Probleme hatten“, sagt er. Dies betreffe die Beschaffung von Notebooks, die Installation und Schulung von entsprechender Software als auch die Absicherung der Bandbreite bei den Mitarbeitern zu Hause. „Bei Cloud-Lösungen sieht das anders aus, da gehört das zum Konzept und ist automatisch gegeben, sehr praktisch“, konstatiert er.

In der Wolke oder auf dem Boden?

Planat-Experte Biebl sieht das etwas anders. Der ungenügende Ausbau der Internet-Infrastruktur betreffe nämlich sowohl die Nutzung von On-Premise-Lösungen als auch von Cloud-Lösungen. Vor allem Mitarbeiter, die ländlich wohnen und keine passende Breitbandverbindung nutzen können, litten darunter. Der On-Premise-ERP-Betrieb an sich sei hier also nicht das Problem, denn mit der schon seit Jahren bekannten Anbindung von Außendienstmitarbeitern via VPN bzw. einer ERP-Installation im Terminalserverbetrieb habe sich für Unternehmen mit On-Premise-Lösungen im Prinzip nichts geändert. „Im Gegenteil, es ist von Vorteil, dass der User per VPN-Zugriff sein persönliches User Interface so vorfindet, wie er es vom Büroarbeitsplatz gewöhnt ist“, widerspricht der Planat-CEO. Ein signifikanter Vorteil von Cloud-Systemen sei somit nicht erkennbar.

Aus Proalpha-Sicht hat eine Hybridstrategie hier die größte Existenzberechtigung. „Die Ansprüche an die Applikationen spiegeln die Ansprüche an die Prozesse wider“, sagt Michael Sander und ergänzt: „Das heißt, jeder Kunde hat sehr individuelle Erwartungshaltungen an die Cloud – technisch wie wirtschaftlich.“ So seien Lösungen im Bereich E-Procurement in der Praxis fast ausschließlich in der Cloud abgebildet, während Applikationen aus dem Logistikumfeld hingegen eher als on premise implementiert sind. „Eine sinnvolle Kombination beider Welten gibt unseren Ansatz daher am besten wieder“, fasst er das ganzheitliche Vorgehen seines Unternehmens zusammen.

Corona gilt als Digitalisierungskatalysator schlechthin, denn immerhin mussten bei dem Ad-hoc-Umzug ins Homeoffice etliche technische Hindernisse überwunden werden. Neben der Aufrüstung der vorhandenen IT waren auch Hard- und Software-Erstanschaffungen vonnöten. Der Konjunkturflaute zum Trotz haben selbst viele Mittelständler den Investitionsbedarf erkannt. Nun ist natürlich die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools oder das unternehmensweite Ausrollen neuer Mobilgeräte schon grundsätzlich etwas anderes als ein ERP-Projekt, haftet diesem doch der leidige Ruf an, per se sperrig und ressourcenintensiv zu sein.

Keine Scheu vor Investitionen

Und tatsächlich: „ERP-Projekte werden aktuell gerne verschoben“, stellt Christian Biebl fest. Im Fokus stehe heute oftmals eher die Optimierung der bestehenden Lösung. Hintergrund sei, dass Prozessaufnahmen, Beratungen und Schulungen gemeinsam mit Prozessinhabern vom Kunden als auch mit Beratern des ERP-Anbieters erarbeitet werden müssen. Außerdem hielten viele mittelständische Unternehmen am Status quo ihrer betrieblichen Geschäftsprozesse fest. Auch Kunden-Workshops gestalten sich aktuell schwieriger – teils wegen der Abstandsregelungen, teils, weil es wegen der Homeoffice-Regelungen schwerer sei, Termine abzustimmen. „Leider zeigt es sich auch, dass der Versuch, ERP-Projekte per Web-Meeting umzusetzen, deutlich weniger effektiv ist und zu höheren Dienstleistungskosten führt“, so Biebl. Dennoch sollte man dem Planat-Experten zufolge hier nicht am falschen Ende sparen. „Zunehmende Herausforderungen prägen zudem stärker das Tagesgeschäft mittelständischer produzierender Unternehmen.“ Das Marktumfeld nehme weiter an Komplexität und Dynamik zu und fördere eine Neuausrichtung ganzer Wertschöpfungsketten. „Betrachtet man die industriellen Trends – gepaart mit den politischen Rahmenbedingungen –, ist davon auszugehen, dass immer mehr Geschäftsprozesse im Unternehmen einen höheren Digitalisierungsgrad erreichen müssen“, folgert er. Die Notwendigkeit der Vernetzung mit Kunden und Lieferanten nehme zu, die technischen Möglichkeiten zur Erfassung und Speicherung von Daten sowie deren Verarbeitung in Echtzeit hätten sich in den vergangenen Jahren revolutionär geändert. „Daraus lassen sich für viele mittelständische Unternehmen gewisse Vorteile und Chancen ableiten, welche einen großen Teil der logistischen Kosten senken können“, gibt er Skeptikern zu Bedenken.

Anders lässt sich die Sache für Michael Sander von Proalpha an. „Ein Corona-bedingtes kurzes Innehalten auf Kundenseite bedeutet nicht Stillstand. Ganz im Gegenteil – eine kritische Reflektion und die Suche nach passenden Antworten unserer Kunden im Pandemiekontext sind gleichsam Treiber für Innovationen und Wachstum“, gibt er sich kämpferisch. Die über 100 realisierten ERP-Go-Lives seines Unternehmens seit Pandemieausbruch sprächen da eine deutliche Sprache, sagt er und ergänzt, dass das Ende März abgeschlossene Geschäftsjahr das erfolgreichste Jahr seit Bestehen der Gruppe gewesen sei.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 05/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Aus Sicht von All4cloud-CEO Hausen bietet sich Unternehmen, die den Umständen entsprechend gut organisiert sind und in der aktuellen Lage freie Ressourcen haben, gerade eine Chance. „Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sich strategisch mit der nachhaltigen Verbesserung seiner Prozesse zu beschäftigen“, rät er. Momentan beweise sich erneut, dass der Weg in die Cloud der richtige sei. „Wir unterstützen Unternehmen auf ihrem Weg zu mehr Anpassungsfähigkeit und Flexibilität. Was wir spüren, ist ein Zuwachs an Anfragen und vielleicht wurde beim einen oder anderen der Entscheidungsprozess hin zu einer Cloud-ERP-Lösung beschleunigt. Die Projekte an sich bleiben unverändert“, so sein Fazit.

Für Santu Mandal von TCS ist die größte Erkenntnis aus der aktuellen Krise, dass die IT ausschlaggebend für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen ist. „Das können das richtige ERP sein, eine bessere Datenanalyse oder eine Lösung zum Lieferkettenmanagement, die viel stärker auf KI setzt.“ Zu diesen Technologien zählt er auch die Blockchain, für die es immer mehr Einsatzmöglichkeiten außerhalb der Finanzbranche gebe – etwa in der Fertigungsindustrie. „Das sind keine Buzzwords, sondern ist das Gebot der Stunde. Wie schon gesagt: Je digitaler ein Unternehmen aufgestellt ist, desto besser kommt es durch Krisenzeiten“, betont er abschließend.

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