„Die Mischung macht’s!“

ITM: Wie können Mittelständler dafür sorgen, dass hybrides Arbeiten im Alltag funktioniert?
Awad: Für viele Mittelständler ist es ein schrittweiser Lernprozess, das eigene Unternehmen fit zu machen für hybride Arbeitsformen. Das erklärte Ziel dabei ist, die im deutschen Mittelstand vor Corona weit verbreitete ‘Präsenzkultur’ umzuformen und stärker auf Vertrauen sowie Flexibilität in der Mitarbeiterführung zu setzen. Doch Hand aufs Herz – das fällt nicht allen Personalchefs leicht. Letztlich geht es hier aber auch um die Wettbewerbsfähigkeit des deutschen Mittelstands bei der Rekrutierung internationaler Talente. Der Fachkräftemangel wird 2023 laut einer aktuellen Forsa-Studie im Auftrag von Xing weiter zunehmen. Um hier als Arbeitgeber attraktiv zu sein, tut der Mittelstand gut daran, den Beschäftigten die Möglichkeit zu geben, vollständig oder teilweise im Homeoffice zu arbeiten.

Wer allerdings glaubt, das Modell sei ein Selbstläufer, muss sich mit einer vielschichtigeren Realität auseinandersetzen. Zum einen bestätigen die Beschäftigten in hybriden Arbeitsmodellen in Umfragen, dass sie mehrheitlich die größere Flexibilität im Alltag, verbesserte Work-Life-Balance sowie erhöhte Selbstständigkeit und Eigenverantwortung im Job schätzen. Zum anderen bemängeln Mitarbeiter, dass durch die Remote-Arbeit mitunter die Kommunikation zwischen den Kollegen und zu den Vorgesetzten zu kurz komme.

Der Schlüssel zum Erfolg? Es ist der Mix aus den richtigen Tools und dem klugen Einsatz derselben, der das Ass im Ärmel der Mittelständler sein kann. Schließlich geht es darum, alle Mitarbeiter abzuholen – auch jene, die weniger technikaffin sind. Darum ist es so wichtig, dass die im Unternehmen eingeführten Collaboration-Tools einfach einzubinden bzw. zu benutzen sind und höchsten Sicherheitsstandards genügen – ohne zusätzliche, langwierige Installationsschritte und komplizierte Prozeduren. Das sichert eine hohe Akzeptanz der Tools im Speziellen und von hybriden Arbeitsmodellen im Allgemeinen bei der Belegschaft.

Zufriedene Mitarbeiter – durch verbesserte Vereinbarkeit von Beruf und Familie, den Abbau von starren Strukturen und ein Umsatteln auf Vertrauensarbeitszeit – können davon profitieren, dass Kommunikationswege kürzer werden. So ist etwa über die Anzeige des Präsenzstatus im Kommunikationstool schnell ersichtlich, ob Kollegen für einen Abgleich oder eine Rückfrage zur Verfügung stehen. Und ganz ähnlich wie im analogen Raum gilt auch im virtuellen Arbeitsumfeld – People first. Es gilt für Führungskräfte und Beschäftigte, das tägliche Miteinander zu planen und dem Teamgeist Leben einzuhauchen, den Menschen Wertschätzung für ihre Leistungen und wertvolles Feedback zu geben. Technologie kann hier perfekt unterstützen, wenn die Mittelständler die Unternehmenskultur entsprechend an einen kooperativen Führungsstil anpassen, bei dem Vorgesetzte auch auf die Bedürfnisse der Beschäftigten eingehen können.

ITM: Wie wirkt sich hybrides Arbeiten auf die Zusammenarbeit im Büro aus?
Awad: Wenn hybrides Arbeiten klug im Unternehmen eingebunden wird und das Management auch hinter dieser Entscheidung steht, schafft dies die perfekten Rahmenbedingungen, um Kooperation und Kollaboration im Büro viel bewusster zu planen und umzusetzen. Eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom belegt die positiven Folgen der neuen Arbeitskultur: mehr Flexibilität bei den Arbeitszeiten, mehr Angebote zur Weiterbildung und vor allem mehr Offenheit für Digitalisierung.

Dabei ist der Wunsch der Beschäftigten (besonders nach Corona) nach mehr Austausch und gleichzeitig der Trennung von Beruflichem und Privatem keineswegs ein Gegensatz.   Viele Beschäftigte wünschen sich statt der Maximalvarianten ‘ausschließlich Büro’ resp. ‘ausschließlich Homeoffice’ eine Kombination aus Remote-Arbeit und Büro-Zeiten. Es wird im Team genau darauf geachtet, was beim virtuellen Meeting oder aber persönlich vor Ort zu besprechen ist. Die Mischung macht’s!

ITM: Welche Stolpersteine gilt es in Bezug auf die Kommunikation im Team zu überwinden?
Awad: Die größte Herausforderung scheint mir immer noch zu sein, dass Unternehmen vielfach das Potenzial der neuen Kommunikationstools nicht zur Gänze ausschöpfen. Technologie ist nie nur Selbstzweck. Mit neuen Kommunikationstools sollte auch ein Prozess einhergehen, Abläufe neu aufzusetzen oder neu zu denken. Im Bereich Change Management lassen sich viele Mittelständler noch nicht eingehend genug beraten.

ITM: Was sind die wichtigsten Anforderungen an kollaborative Tools, um orts- und zeitunabhängige Teamarbeit effizient zu unterstützen?
Awad: Viele Menschen sind von der Kommunikation über den Web-Browser begeistert – einfach, sicher und überall einsatzbereit. Als UC-Spezialist und Hersteller von VoIP-PBX stellen wir mit einer Browser-basierten Lösung in der Cloud ein Komplettpaket für Remote-Arbeitsplätze zur Verfügung. Bei der angebotenen Lösung können kleine, mittlere und große Unternehmenskunden beliebig Benutzer hinzufügen oder entfernen, denn alles ist skalierbar und As-a-Service erhältlich. Die WebRTC-Lösung ist mit einem Klick über den PC-Browser oder das mobile Endgerät zugänglich und garantiert 100 Prozent Sicherheit.

ITM: Worauf müssen Unternehmen beim Einsatz von Collaboration-Tools in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz achten?
Awad: Grundsätzlich greifen beim Einsatz von Collaboration-Tools all jene Richtlinien, die Unternehmen in ihrer IT-Infrastruktur bezüglich Sicherheit und Datenschutz auch verfolgen. Es ist auch in mittelständischen Unternehmen eine Selbstverständlichkeit geworden, dass Sicherheitstrainings in der Belegschaft durchgeführt werden und die IT-Verantwortlichen die Software immer auf das aktuelle Release bringen. Bei den Hardware- und Softwarekomponenten von Wildix können Unternehmen zudem auf die Secure-by-design Architektur vertrauen. Da sich das Unternehmen den höchsten Sicherheitsstandards verpflichtet hat und die Kommunikationswege komplett verschlüsselt sind, benötigt die Lösung keine zusätzlichen SBCs oder VPNs – mit einer Vielzahl von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Lösungen.

ITM: Effiziente Tools sind das eine – worauf kommt es in puncto (Arbeits-)Organisation an?
Awad: Effiziente Tools und Arbeitsorganisation gehen Hand in Hand. Jedes effiziente Tool muss dabei helfen, Arbeitsbereiche besser abzuwickeln. Unternehmenskunden fällen ihre Investitionsentscheidungen nach Kriterien wie: Kann das neue Kommunikationstool einen Optimierungsprozess in Gang setzen und wie ist die erwartbare Effizienzsteigerung durch verbesserte Kommunikationsabläufe? Wie kann das neue Tool garantieren, dass meine Unternehmenskommunikation sicher vor Hackerangriffen ist, selbst wenn meine Mitarbeiter im Homeoffice sitzen oder von unterwegs arbeiten? Kann das neue Kommunikationstool mir neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnen, etwa durch das Einbinden in die Website mittels WebRTC-Technologie und eine ganz neue Kundenkommunikation ermöglichen? Letztlich geht es um Prozessoptimierungen und nicht um einen punktuellen Ansatz.

Bildquelle: PicturePeople Rhein Center - Köln