„Die Planung ist absolut entscheidend“

ITM: Herr Wießler, oftmals scheuen vor allem kleinere Unternehmen die ERP-Einführung, etwa wegen des Kostenfaktors oder weil sie befürchten, mit der Komplexität des Systems überfordert zu sein. Inwiefern sind diese Sorgen berechtigt?
Wießler: Die Einführung eines ERP-Systems erfordert Zeit, ein Bewusstsein für den Wandel und die richtige Unterstützung, um ein Unternehmen durch den Prozess zu führen. Wenn Sie es richtig machen wollen, muss Ihr Unternehmen Veränderungen vornehmen, auch wenn das zu vorübergehend zu Veränderungen im Betriebsablauf führen kann. Insbesondere für kleinere Unternehmen kann das eine Herausforderung sein, vor allem wenn die Ressourcen begrenzt sind. Die Anschaffung eines ERP-Systems unterscheidet sich jedoch nicht von jeder anderen größeren Investition. Wichtig ist, dass die Einführung gut geplant wird und die Mitarbeitenden mitgenommen werden, indem diesen deutlich gemacht wird, warum die Veränderung für das Unternehmen wichtig ist. Denn erst wenn die Ziele dem ganzen Unternehmen klar sind und alle Mitarbeitenden verstehen, dass sie ihre Arbeit dadurch produktiver und effektiver erledigen können, werden die Vorteile die Bedenken über Störungen oder Veränderungen bei weitem überwiegen. Es ist auch die Aufgabe des Anbieters, einen offenen Dialog mit dem Kunden zu führen, um dessen Beweggründe zu verstehen. Sind die Kunden zu einer transparenten Diskussion bereit, ist es sehr viel leichter, die wahren Bedürfnisse der Kunden zu verstehen.

ITM: Warum sollten kleine und mittlere Unternehmen nicht auf ein ERP verzichten? Inwieweit lohnen sich ERP-Lösungen auch für Start-ups?
Wießler: Technologie wird für jedes Unternehmen immer wichtiger, vor allem da viele Unternehmen unter zunehmendem Druck operieren - sei es durch wirtschaftliche oder geopolitische Unsicherheiten oder durch Themen wie hybrides Arbeiten. KMUs sind gegen diesen Druck nicht immun, und obwohl es einfach wäre zu sagen, dass die Ressourcen für KMUs begrenzter sind, bietet ein modernes ERP-System, das jedem Unternehmen zugrunde liegt, Wettbewerbsvorteile. 

Indem ERP-Systeme die wichtigsten Informationen über Mitarbeiter, Finanzsysteme und die Lieferkette an einem Ort zusammenführen, erhalten KMUs einen ganzheitlichen Überblick über die Unternehmensleistung. Damit können sie nicht nur flexibler auf Kundenbedürfnisse reagieren, sondern erhalten auch einen differenzierteren Überblick über Ihre Belegschaft, um Spitzenkräfte zu gewinnen und zu binden. Zudem bieten ERP-Systeme dem Unternehmen Echtzeit-Einblicke für eine schnelle, fortlaufende Finanzplanung und -analyse. 

Ein weiterer Vorteil: Software-Upgrades und Patches werden automatisiert und die Skalierung ihres ERP-Systems wird sehr viel flexibler, da beim Arbeiten in der Cloud die individuellen Anforderungen des Unternehmens beachtet werden. Über ein Abonnementmodell ist es jetzt leichter Benutzer hinzuzufügen oder zu entfernen. Dies bietet auch eine größere Transparenz bei der Rechnungsstellung. Letztendlich können Sie durch die Einführung eines modernen ERP-Systems Geschäftsprozesse effizienter gestalten, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern und die Kundenzufriedenheit erhöhen, was die anfängliche Investition aufwiegt.

ITM: Welche ERP-Funktionen sind insbesondere für kleinere Unternehmen besonders wichtig?
Wießler: Das hängt ganz von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Vor allem für kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen lohnt es sich, die Umsetzung zu staffeln. Dabei werden die Funktionen priorisiert, die am dringendsten geändert werden müssen. Fehlt Ihnen zum Beispiel ein klarer Überblick über die Fähigkeiten und die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter, ist es sinnvoll sich in erster Linie auf die Personalprozesse zu konzentrieren, um zu verstehen, wie Sie Qualifikationslücken und Möglichkeiten für die berufliche Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter erkennen können. Es könnte sein, dass die Mitarbeiter mit veralteten Verfahren zur Eingabe wichtiger Informationen wie Urlaubsanträgen oder Stundenzetteln frustriert sind. Das Ziel besteht also darin, die Benutzeroberfläche zu verbessern und die Prozesse zu automatisieren, sodass die Benutzer nicht mehr so viel Zeit mit sich wiederholenden Vorgängen verbringen müssen. Das wiederum steigert ihre Arbeitszufriedenheit und ihre Produktivität. 

Grundsätzlich muss für jede Herausforderung ein Business Case erstellt und die Lösung, die eingesetzt werden soll, getestet werden. Erst dann kann man sie im gesamten Unternehmen einführen. Auf diese Weise können alle Mitarbeitenden strukturiert und schrittweise vorgehen und so nach und nach jede Herausforderung, die ihr Unternehmen betrifft, angehen und in den in den Griff bekommen.

ITM: Welche Stolpersteine sollten KMU bei der Implementierung einer neuen ERP-Software beachten?
Wießler: Die Planung ist absolut entscheidend, um sicherzustellen, dass die Probleme des Unternehmens gelöst werden. Aber auch die Strategie für das Change-Management und die Art und Weise, wie Sie Ihren Mitarbeitern die Veränderung vermitteln, müssen berücksichtigt werden. Wichtig ist zudem, die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) für ein solches Projekt zu vereinbaren. Dabei muss sichergestellt sein, dass jeder im Führungsteam diese akzeptiert. Nur so können die Erwartungen richtig gesteuert werden.

Die Qualifikation für die Projektdurchführung ist natürlich ein entscheidender Faktor. Haben Sie die Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten, um das Projekt durchzuführen? Wenn nicht, ist der Anbieter oder Implementierungspartner in der Lage, Sie während der Umstellung zu unterstützen, während Sie diese Fähigkeiten aufbauen? Auch die Integration ist von größter Bedeutung, denn Ihr ERP-System muss mit allen anderen genutzten Anwendungen zusammenarbeiten können. Dafür müssen die Integrationspunkte festgelegt werden und sichergestellt sein, dass Sie über die APIs verfügen, mit denen Sie die gesamte Anwendungsumgebung verbinden können. Auch die Sicherheit ist ein wichtiges Thema. Sie müssen Richtlinien einführen, um sicherzustellen, dass die Zugriffs- und Verwaltungsrechte eingeschränkt sind und dass die Integrationspunkte nicht zu Quellen von Sicherheitslücken werden. Wenn Sie ein Cloud-basiertes ERP-System implementieren, müssen Sie auch den Prozess des Anbieters für Sicherheits-Patches und deren Implementierung überblicken. Wenn der Anbieter für das Patchen des ERP-Systems verantwortlich ist, kann das eventuell Auswirkungen auf andere Systeme haben, die mit dem System verbunden sind und für die der Kunde verantwortlich ist. Diese Punkte sollten Sie als Unternehmen angehen und bei der Implementierung einer neuen ERP-Software beachten.

ITM: Wann oder unter welchen Voraussetzungen sollten KMU Ihrer Meinung nach auf ein ERP-System aus der Cloud, wann auf eine On-Premises-ERP-Lösung, setzen?
Wießler: Das muss sich an den geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens orientieren. In der Vergangenheit wollten einige Unternehmen nicht in die Cloud wechseln, da sie ihre Daten für zu sensibel hielten, um sie in einer öffentlichen Cloud-Umgebung mit mehreren Mandanten zu speichern - zum Beispiel kritische zentrale Regierungsanwendungen. Dies ist jedoch nicht mehr der Fall, da Cloud-basierte ERP-Systeme und Cloud-Infrastrukturanbieter wie Microsoft Azure stark in die Sicherheit investiert haben. 

Für die meisten Unternehmen ist die Entscheidung für einen Wechsel in die Cloud also bereits gefallen. Es muss nur noch entschieden werden, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt das geschieht. Die Überlegung muss sein, wie schnell und wie weit Sie Ihr Unternehmen verlagern wollen. Sie könnten zum Beispiel eine Verlagerung Ihres bestehenden ERP-Systems in die Cloud in Betracht ziehen. Dadurch entfallen zwar sofort die Kosten für das Rechenzentrum und die Infrastruktur, aber die Modernisierung Ihres ERP-Systems ist damit nicht verbunden. 

Sie könnten sich für eine Best-of-Breed-Strategie entscheiden, bei der Sie eine Vielzahl von Einzelanwendungen übernehmen und diese in eine Multi-Cloud-Umgebung integrieren. Dadurch erhalten Sie zwar spezialisierte Funktionen, aber die Verwaltung der Umgebung wird dadurch möglicherweise komplexer. Eine weitere Lösung: Eine Public-Cloud-basierte SaaS-ERP-Umgebung. Das bietet Ihnen die Vorteile einer gemeinsam genutzten Infrastruktur und einer einzigen ERP-Plattform in der Cloud. Dann stellt sich die Frage, ob die Funktionalität für Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftsprozesse geeignet ist. Wenn Sie kundenspezifische Anwendungen vor Ort entwickelt haben, kann es zu einer Herausforderung werden, wenn Sie in der Cloud nicht auf dieselben Funktionen zugreifen können. Zudem ist es wichtig zu wissen, wie einfach es ist, Ihr Cloud-basiertes ERP-System mit anderen Anwendungen in der Cloud oder vor Ort zu integrieren und wie einfach es ist, Daten aus Ihrem ERP-System in andere Umgebungen zu übertragen.

Wir bieten eine Mischung aus Best-of-Breed und der Agilität einer öffentlichen Cloud-basierten Umgebung. Dabei konzentrieren wir uns ausschließlich auf Dienstleistungsunternehmen im mittleren Marktsegment, so dass unser ERP-System über die Funktionen verfügt, die professionelle Dienstleister, der öffentliche Sektor, Hochschulen und gemeinnützige Organisationen benötigen. Außerdem basiert es auf einer Microservices-Architektur, die die Integration neuer Funktionen und die Interoperabilität mit anderen Anwendungen erheblich erleichtert.

ITM: Häufig sind ERP-Systeme für eine bestimmte Betriebsgröße ausgelegt – was sollten stark wachsende und expandierende Unternehmen in Bezug auf die Skalierbarkeit beachten?
Wießler: Wir sind der Meinung, dass es dabei vor allem darauf ankommt, wie modern die ERP-Plattform ist und wie sehr sie auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten wurde. Die Verfügbarkeit von Microservices-Architekturen bedeutet, dass Unternehmen einen Low-Code-Ansatz für die Aufrüstung und Anpassung ihres ERP-Systems wählen können. Dies gibt jeder Organisation die Flexibilität, ihre ERP-Umgebung entsprechend ihren Geschäftsanforderungen zu skalieren. Man muss jedoch darauf achten, wie man die Skalierung verwaltet: Unternehmen sollten das Hinzufügen neuer Benutzer unter Kontrolle haben, aber auch die Kosten im Blick behalten können.

Ein weiterer Aspekt der Skalierung ist die Geschwindigkeit, mit der sie durchgeführt werden kann. Wir haben im letzten Jahr einige Untersuchungen durchgeführt und berechnet, dass die Produktivitätsauswirkungen einer optimierten Integration zwischen ERP- und Nebensystemen bei einem typischen Kunden mit 1.000 Mitarbeitern bis zu 1,2 Mio. Dollar/ 1,0 Mio. Euro pro Jahr betragen. Derzeit wird unter den ERP-Anbietern viel über Branchenmodelle diskutiert. Wichtig ist, genau zu prüfen, inwieweit diese Funktionalität für Ihren speziellen Industriesektor und Ihre Unternehmensgröße relevant ist. Wenn Ihr ERP-System über Funktionen verfügt, die auf Ihre Branche zugeschnitten sind, können Sie die Einführung der Anwendung und die Integration mit Ihrer Anwendungsumgebung beschleunigen. Unit4 entwickelt Industry Mesh, einen neuen mandantenfähigen Cloud-Service, mit vorgefertigten Datenflüssen zwischen Anwendungen, Datenquellen und dem Branchenökosystem.

ITM: Aktualisierungen und Updates von ERP-Systemen verbinden viele Unternehmen mit hohem Aufwand. Inwiefern ist diese Sorge berechtigt? Wie lässt sich der Aufwand möglichst geringhalten?
Wießler: Es gibt mehrere Faktoren, über die ich bereits gesprochen habe. Die richtige Planung ist entscheidend. Wenn Sie einen soliden Business Case für Ihr ERP-System erstellt haben, wissen Sie, was Ihre Ziele sind und wie Sie den Erfolg messen werden. Für mittelständische Unternehmen ist es außerdem wichtig, das Risiko bei der Einführung so weit wie möglich zu verringern. Dies kann durch die Einführung eines ERP-Systems erreicht werden, das sofort einsetzbare Funktionen bietet, die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen relevant sind. Dadurch kann man die Einführung beschleunigen. Auch die Integration ist entscheidend. Das Zusammenspiel des ERP-Systems mit allen anderen Anwendungen in Ihrer Anwendungsumgebung sollte nicht außer Acht gelassen werden. Dies erfordert offene APIs, die eine standardbasierte Integration ermöglichen. Auch dies ist der Schlüssel zu einer schnellen Implementierung und zur Reduzierung der Komplexität. Schließlich ist auch die Agilität entscheidend. Wenn Ihr ERP-System das Herzstück Ihrer Kerngeschäftsprozesse sein soll, muss es flexibel genug sein, um schnell auf veränderte Kundennachfrage und externe Marktdynamik zu reagieren. Wenn Ihr ERP-System auf einer Microservices-Architektur aufbaut, haben Sie mehr Flexibilität, um es zu skalieren und anzupassen, ohne komplexe und kostspielige Integrationen vornehmen zu müssen.

ITM: Welche Trends sehen Sie in naher Zukunft in Bezug auf die Weiterentwicklung von ERP-Systemen?
Wießler: Die Automatisierung vieler zentraler, aber alltäglicher Geschäftsprozesse wird weiter voranschreiten und den Aufwand für die Benutzer bei der Interaktion mit dem ERP-System verringern. Unser Schwerpunkt liegt dabei auf der Benutzererfahrung, da wir es allen Benutzern so einfach wie möglich machen wollen. Dies steigert ihre Produktivität und letztlich auch ihre Arbeitszufriedenheit, da ihre Zeit nicht mit sich wiederholenden Aufgaben vergeudet wird. Durch den Einsatz von digitalen Assistenten und KI wird auch die Art und Weise, wie ERP-Systeme den Bedarf der Benutzer vorhersagen, weiter verfeinert werden.

Das ERP-System wird die zentrale Daten-Drehscheibe für Unternehmen bleiben, aber es wird sich wahrscheinlich von der direkten Interaktion der Nutzer mit dem System zur zentralen Datenablage entwickeln. Darüber hinaus werden APIs innovative Anwendungen am Rande der Umgebung ermöglichen, die einen echten Mehrwert für Unternehmen darstellen. Die Bewertung, wie Sie die Daten in Ihrem Unternehmen extrahieren, analysieren und daraus lernen können, wird für künftige ERP-Strategien von entscheidender Bedeutung sein. Grund dafür ist, dass wir wahrscheinlich immer mehr Edge-Anwendungen sehen werden, welche Daten aus dem ERP-Systemen nutzen, um damit mehr vorhersagbare Erkenntnisse zu gewinnen. Diese dienen dann als Grundlage für Geschäftsentscheidungen. Die Unternehmen, die diesen Wert aus ihren ERP-Systemen ziehen können, werden einen erheblichen Wettbewerbsvorteil haben.

Bildquelle: Unit4