„Digital zu arbeiten, erfordert zuerst ein Umdenken“

ITM: Herr Krekeler, die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen dazu veranlasst, hybride Arbeitsmodelle einzuführen. Welche Rolle spielt in diesem Zusammenhang ein digitales Dokumenten-Management?
Harald Krekeler: Ohne ortsunabhängigen Zugriff auf Daten und Dokumente sind hybride Arbeitsmodelle kaum möglich. Allerdings bringen diese neuen Arbeitsplatzmodelle auch neue Anforderungen an das Informationsmanagement mit sich – und zwar unabhängig von der Größe eines Unternehmens. Die anfallenden Daten und Dokumente müssen weiterhin verfügbar sein, verwaltet und gesetzeskonform abgelegt werden, ganz egal ob sich ein Mitarbeiter im Homeoffice oder im Büro befindet. Dafür ist ein effizientes Dokumentenmanagement essenziell. Hier werden alle Dokumente und Informationen in einem zentralen Archiv vorgehalten. Tunnelverbindungen und/oder die Nutzung von Terminalservern sowie mobilen Apps ermöglichen es Mitarbeitern aus dem Büro und Homeoffice mit demselben aktuellen Datenbestand zu arbeiten. Es ist nicht mehr nötig, zu den Projekten den entsprechenden Kollegen zu fragen, wo die gesuchte Information zu finden ist, oder zu warten, bis man wieder im Büro ist, um Zugriff auf Informationen zu bekommen. Mitarbeiter können zu Hause genauso gut arbeiten, wie im Unternehmen. 

ITM: Laut einer aktuellen Bitkom-Umfrage sieht sich etwa die Hälfte (51 Prozent) der mittelständischen Unternehmen als Nachzügler, wenn es um die Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse geht. Wie lässt sich dieses Zögern erklären?
Krekeler: Trägheit, wenn es darum geht, gewohnte Abläufe zu ändern. „Wir haben das aber immer so gemacht – wie können wir das in der Software abbilden“ höre ich tatsächlich oft bei den Einweisungen. Die Vorteile des DMS zeigen sich aber erst so richtig, wenn man sich auf Neues einlässt. Häufig wird die Entscheidung auch aufgeschoben, weil das Tagesgeschäft dringender ist. Hier bringt die Coronakrise tatsächlich einen Schub, weil die Unternehmen jetzt etwas tun müssen. 

ITM: Welche Vorteile bringt ein digitales Dokumenten-Management? Inwiefern lassen sich damit tatsächlich alle papiergebundenen Abläufe beseitigen?
Krekeler: Ich rede ungern vom papierlosen Büro. Ehrlicher ist ein papierarmes Büro. Aber die meisten papiergebundenen Prozesse lassen sich sinnvoll digitalisieren und bringen echte Vorteile. Aufgabenverwaltung und Workflowsteuerung beschleunigen und vereinfachen Arbeitsabläufe. Beschäftigte können ohne persönlichen Kontakt effizient miteinander arbeiten. Mit einem Klick stehen Daten und Informationen zu einem Kundenvorgang zur Verfügung, sind die für Steuer oder Betriebsprüfung notwendigen Dokumente zur Hand oder eingehende Rechnungen erfasst und zur weiteren Verarbeitung vorbereitet. Rechnungen beispielsweise werden vom Eingang über Freigabe bis zu Zahlung an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Neben der Unkompliziertheit und Automatisierung, die viele Arbeitsschritte einsparen oder schneller machen, ist vor allem die Kostenersparnis nicht nur für Drucker und Zubehör, sondern vor allem für Archiv- und Lagerräume ein Argument. Hinzu kommt die höhere Datensicherheit, sofern Zugriffsberechtigungen regeln, welcher Mitarbeiter welche Daten einsehen und bearbeiten kann. 

ITM: Worauf gilt es bei der Umstellung zu achten?
Krekeler: Jeden mitzunehmen, die alten Archivierungsmöglichkeiten abzuschalten und von Beginn an die Vorteile aufzuzeigen. Die Umstellung auf das papierarme Büro sollte geplant werden. Von heute auf morgen von analog auf digital umzustellen funktioniert kaum. Digital zu arbeiten erfordert zuerst ein Umdenken: Nämlich in den eigenen Geschäftsprozessen gar nicht erst Papier entstehen zu lassen. Der erste Schritt ist, selbst nur noch digitale Dokumente zu versenden und diese auch nachdrücklich bei Lieferanten, Dienstleistern und Partnern anzufordern. Zudem haben Vorgesetzte auch hier eine Vorbildfunktion: Geschäftsführerinnen und Abteilungsleiter, die ihre mobilen Endgeräte nicht nutzen oder nicht bedienen können, vermitteln kaum den Eindruck einer ernstgemeinten Digitalisierungsstrategie im Unternehmen. 

Beschäftigten sollte bei Einführung eines DMS zudem vermittelt werden, dass es nicht darum geht, eine Aufgabe digital abzuarbeiten, sondern ganze Unternehmensprozesse digital zu gestalten. Hier helfen entsprechende Schulungen, bei denen das Bewusstsein erlernt wird, gemeinsam hochwertige Informationen zu produzieren und zu nutzen. Oder anders ausgedrückt: Die Beschäftigten müssen die Vorteile von zentraler, digitaler Ablage, automatischer Zusammenarbeit in Echtzeit, automatischer Versionierung, Änderungshistorie und revisionssicherer Aufbewahrung erkennen.

ITM: Mit welchem Aufwand ist bei der Umstellung im Regelfall zu rechnen?
Krekeler: Administration, Einrichtung und Customizing der Software dauern ein bis zwei Tage. Das Kennenlernen der Software durch den User bis zur effektiven Nutzung dauert wenige Tage und die Effektivität wächst stetig. Ein gutes DMS muss intuitiv und ohne großen Schulungsaufwand bedienbar sein. Nichts desto trotz bieten auch wir Schulungen bei Einführung unseres Office Manager DMS an, die je nach Größe und Mitarbeiterzahl ein oder zwei Tage dauern. 

ITM: Inwieweit müssen mit der Einführung eines neuen DMS auch ganz neue Arbeitsprozesse erlernt werden?
Krekeler: Im Mittelpunkt steht ein neuer zentraler Gedanke: Weg von alten Ordnerstrukturen, also digitaler Verzeichnisbaum oder Struktur der Papierakten. Dokumente und Informationen werden stattdessen mit ihren Eigenschaften, wie Kategorie, Datum und Kontakt beschrieben und können später über diese gefunden werden. Das ist neu, aber viel einfacher und weniger fehleranfällig.  

Besonders sollten die Bedürfnisse der Generation, die eben nicht mit Computern aufgewachsen ist und sich nicht so schnell an neue Hard- und Software gewöhnen kann, berücksichtigt werden. Hier ist eventuell mehr Unterstützung nötig sowie ein für alle Seiten fairer und offener Umgang. Das nimmt Unsicherheiten und fördert die Bereitschaft Zettel und Stift beiseite zu legen.

ITM: Warum kann ein digitales Dokumenten-Management auch die Arbeit im Homeoffice erleichtern? Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein?
Krekeler: Hier schließt sich der Kreis zu Ihrer ersten Frage. Alle Informationen und Daten, die ein Mitarbeiter im Homeoffice benötigt, um seine Aufgaben dort genauso zu erfüllen, als wäre er im Büro, sind mit einem DMS verfügbar, einsehbar und bearbeitbar. Dafür benötigt der Mitarbeiter im Homeoffice lediglich einen PC mit Internetverbindung sowie einen vernünftigen (Schreib-) Tisch und Stuhl. Die Software selbst ist entweder eine Cloud-Anwendung oder wird auf den hauseigenen Servern eines Unternehmens implementiert und von dort aus auch betrieben. 

ITM: Was gilt es in puncto Datenschutz zu beachten?
Krekeler: Die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO müssen auch im Homeoffice eingehalten werden. Dies gilt insbesondere für die Gewährleistung von Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten sowie deren sichere Verfügbarkeit für alle befugten Personen. 

„Nicht jeder muss alles wissen“ bedeutet bei personenbezogenen Daten „nicht jeder darf alles wissen“. Ein DMS muss deshalb über Zugriffsberechtigungen regeln, wer welche Daten einsehen und gegebenenfalls bearbeiten darf. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass Daten sicher gespeichert und vor unerlaubten Zugriff Dritter  geschützt sind. Hier haben on-premise Lösungen den klaren Vorteil, dass sich sowohl Hard- als auch Software im Besitz des Unternehmens befinden und es die volle Kontrolle über das DMS und die darin verwalteten Daten hat. 

Auch im Homeoffice ist es wichtig, Kunden, Mitarbeitern und Partnern rasch Auskunft darüber zu geben, wo im Unternehmen welche Daten über eine Person vorhanden sind und zu welchem Zweck diese Daten verwendet werden. Diese Betroffenen-Rechte nach DSGVO können und müssen mit einem DMS jederzeit gewahrt werden, da es Such- und Filterfunktionen erlauben, binnen Sekunden per Mausklick einen Überblick über die vorhandenen Datenbestände zu erhalten. Zusätzlich muss das DMS unter Berücksichtigung gesetzlicher Archivierungsfristen die DSGVO-konforme Löschung von Daten gewährleisten, die ihren Zweck erfüllt haben oder wenn der Betroffene die Löschung wünscht. Durch Voreinstellung bestimmter Felder oder rechtskonforme Dokumentenvorlagen im DMS können Unternehmen übrigens von vornherein sicherstellen, dass nur Daten erhoben und verarbeitet werden, die für eine bestimmte Tätigkeit tatsächlich relevant sind.

ITM: Denken Sie, dass uns die durch Corona angestoßenen Veränderungen im deutschen Mittelstand auch nach der Krise erhalten bleiben werden?
Krekeler: Die Krise zwingt einige Unternehmen, jetzt endlich die schon lange geplanten Digitalisierungsschritte zu gehen. Dies wird sicherlich auch nach der Krise beibehalten. Die Möglichkeit zumindest teilweise zu Hause arbeiten zu können wird zukünftig wohl fester Bestandteil unserer Arbeitswelt. Allerdings ist nicht für jeden Betrieb Homeoffice die richtige Arbeitsform. Ich denke, betriebliche Notwendigkeit und individuelle Wünsche müssen in den nächsten Jahren erst ausbalanciert werden. Der Großteil der Arbeit wird deshalb zumindest mittelfristig weiter im Büro stattfinden. 

Bildquelle: Softwarebüro Krekeler