Digitale Betriebsprüfung

70 Prozent aller Betriebsprüfungen erfolgen inzwischen digital. Längst geht es dabei nicht mehr nur um DV-Systeme und Buchungssätze, sondern auch um digitale Belege. Doch der Aufbau steuerrechtlich anerkannter Archivsysteme birgt zahlreiche Fallstricke.

ITM: Herr Baumeister, welche Spielregeln gelten bei der Archivierung geschäftlicher Unterlagen wie Aufträgen, Rechnungen, Mahnungen etc.?
Wilhelm Baumeister: Der zentrale Knackpunkt ist, dass Betriebsprüfer grundsätzlich das Original eines Belegs verlangen dürfen. Gemeint ist damit der Zustand, in dem ein Beleg das Unternehmen physisch erreicht. Wer beispielsweise per E-Mail versendete PDF-Rechnungen akzeptiert, muss den Anhang in geeigneter Form digital aufbewahren. Einfach ausdrucken und abheften reicht nicht. In diesem Fall ist der gedruckte Beleg lediglich eine Kopie. Ähnlich sieht es bei Papierrechnungen aus: Diese dürfen zwar gescannt und vernichtet werden, das digitale Abbild wird aber nur dann als Original anerkannt, wenn beim „ersetzenden Scannen“ die Vorschriften beachtet werden. Das bedeutet: Die Belege müssen inhaltlich vollständig sein, sie dürfen sich nicht verändern lassen, sie müssen nachvollziehbar archiviert werden und jederzeit verfügbar sein. Mit anderen Worten: Ein einfacher Archivordner unter Windows oder im E-Mail-System genügt nicht. Die Vorgaben lassen sich nur mit professionellen Archiv- und Dokumenten-Management-Systemen erfüllen. Die Technik ist aber nur eine Seite der Medaille. Zusätzlich erwarten die Finanzbehörden eine ausführliche Verfahrensdokumentation. Sie erklärt u.a., wie steuerrelevante Belege verarbeitet und archiviert werden, welche Mitarbeiter und Abteilungen daran beteiligt sind und welche Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden.

ITM: Welche Auswirkung hat die zunehmende Digitalisierung auf das Rechnungswesen mittelständischer Unternehmen?
Baumeister: Die Digitalisierung verändert den gesamten Belegfluss im Unternehmen. Statt eingehende Belege mühselig via Umlaufmappe zu verteilen, gelangen sie über automatische Prozesse – sogenannte Workflows – direkt zum zuständigen Mitarbeiter. Dabei ist es egal, ob sie vorher gescannt werden oder per Elektronischem Datenaustausch (EDI), E-Mail oder über soziale Netzwerke ins Unternehmen gelangen. Workflows unterstützen auch den weiteren Verarbeitungsprozess, z.B. bei Rechnungsfreigaben. Unterm Strich gewinnt die Finanzbuchhaltung an Flexibilität und Effizienz. So kann die Belegverarbeitung standortunabhängig, auch im Home Office, erledigt werden. Hinzu kommt, dass die digitale Belegarchivierung deutlich schneller ist und nur einen Bruchteil des Aufwands kostet, den klassische Papierbelege nach sich ziehen. Unternehmen sollten bei Investitionen deshalb nicht nur an fiskalpolitische Vorschriften denken, sondern auch an die Chancen einer effektiveren Unternehmensorganisation.

ITM: Inwieweit werden im Mittelstand digitale Betriebsprüfungen durchgeführt?
Baumeister: Digitale Betriebsprüfungen werden bundesweit seit 2002 durchgeführt. Mittlerweile sind rund 14.000 Prüfer mit entsprechender Prüfsoftware ausgestattet. Die Intensität ist dabei von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich. Im Durchschnitt laufen rund 70 Prozent aller Prüfungen digital. Generell lässt sich sagen, dass die klassische papierbasierte Prüfung so stark rückläufig ist, dass Unternehmen – gleich welcher Größe – besser mit einer digitalen Betriebsprüfung rechnen sollten. Was den Prüfrhythmus angeht, werden größere Betriebe tendenziell häufiger geprüft als kleine.

ITM: Sind digitale Betriebsprüfungen für jede Branche geeignet oder gibt es Ausnahmen?
Baumeister: Grundsätzlich werden digitale Betriebsprüfungen branchenübergreifend durchgeführt. Selbst Kleinstbetriebe und Freiberufler, die ihren Gewinn per Ein- nahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, sind betroffen, wenn sie professionelle Archiv- oder Buchhaltungssysteme einsetzen. Grenzen gibt es nur in Hinblick auf einzelne Dokumentenarten, da allein die steuerliche Relevanz entscheidend ist, und somit nicht alle Dokumente einer Betriebsprüfung unterliegen.

ITM: Welche rechtlichen Grundlagen müssen hier beachtet werden?
Baumeister: Rechtlich betrachtet stecken die seit Anfang des Jahres 2015 gültigen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – den Rahmen ab. Zu beachten sind ebenso die Regelungen aus Betriebsprüfungsordnung 2000 (BpO 2000), Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO).

ITM: Wie läuft eine digitale Betriebsprüfung konkret ab?
Baumeister: Betriebsprüfer dürfen nur auf steuerlich relevante Belege und Systeme zugreifen. Hierzu gehören aber auch Nebenrechnungen wie etwa das Fahrtenbuch. Der Prüfer kann dabei zwischen drei verschiedenen Zugriffsarten wählen: Beim unmittelbaren Zugriff arbeitet der Prüfer direkt mit den betrieblichen IT-Systemen. Beim mittelbaren Zugriff bekommt er Unterstützung von einem Mitarbeiter. Bei der Datenträgerüberlassung werden relevante Daten auf einem Datenträger ausgelesen und vom Prüfer via Prüfsoftware analysiert. Die Unternehmen müssen dabei selbst dafür sorgen, dass der Zugriff auf steuerrelevante Informationen beschränkt bleibt.

ITM: Welche Herausforderungen und Stolpersteine bringt die digitale Betriebsprüfung aktuell noch mit sich? Wo sehen Sie Verbesserungsbedarf?
Baumeister: Die Bereitstellung der gesetzlich geforderten Zugriffsarten stellt in der Regel weder den Steuerpflichtigen noch IT-Anbieter vor Probleme. Selbst im Einstiegssegment gibt es kaum noch Lösungen, die den Betriebsprüferexport nicht unterstützen. Die professionelle Archivierung ist hingegen deutlich anspruchsvoller. Nicht nur weil sie zusätzlich Geld kostet, sondern auch, weil die rechtlichen Regelungen nicht gerade trivial sind. Der Wechsel auf ein professionelles Dokumenten-Management-System sollte daher sorgfältig vorbereitet werden. Ein Stolperstein könnte für viele Unternehmen auch die Erstellung der Verfahrensdokumentation sein. In dieser Frage gibt es noch Unsicherheiten und auch Unkenntnis – insofern besteht hier noch Aufklärungsbedarf.