Digitale Personalakte für Versicherung

ITM: Herr Kilian, wo lagen die speziellen Herausforderungen in Ihrer Personalabteilung?
Markus Kilian: Vor 13, 14 Jahren hatte die Haftpflichtkasse nur 50 Mitarbeiter und die Entgeltabrechnung wurde von der Finanzbuchhaltung mitgemacht. Um die arbeitsrechtlichen Personalfragen hat sich die Geschäftsleitung gekümmert. Heute gibt es bei uns 250 aktive Mitarbeiter plus Pensionäre und eine Personalabteilung mit umfangreichen Aufgaben – von der Abrechnung über den Schriftverkehr und das Vertragswesen bis zur Personalentwicklung und der Betreuung unserer 23 Auszubildenden.

Anna Kandler: Entsprechend vielfältig sind die Themenfelder. In so einem kleinen Team ist keine Spezialisierung machbar, da muss sich jeder mit allem auskennen und natürlich jederzeit Zugang zur Personalakte haben. Wenn eine Akte mal wieder ausgeliehen war, hatte man früher ein Problem.

Nathalie Fröhlich: Aber auch, wenn sie im Archiv vorhanden war, musste man suchen. Erst die Akte, dann innerhalb der Akte die benötigten Unterlagen. Das über Jahrzehnte praktizierte Ablagesystem war schon recht unübersichtlich: Wenn ein neues Dokument hereinkam, wurde es einfach obenauf geheftet. Irgendwann waren dann alle Schränke voll und es blieb einfach kein Platz mehr für neue Akten.

ITM: Wann haben Sie sich für eine elektronische Personalakte entschieden und wie lief das Auswahlverfahren ab?
Kandler: Das war im Sommer 2011. Mit mehr Lagerraum wäre es vielleicht noch eine Zeit lang so weiter gegangen. Aber auch das Abheften, Wiederfinden, Herausgeben an Abteilungsleiter und das Wiedereinlagern erzeugen einen erheblichen Aufwand. Also sagten wir zur Geschäftsleitung: „Mit einer digitalen Personalakte könnten wir viel Zeit sparen.“ Prompt hatten wir die Zusage und den Auftrag, ein passendes System vorzuschlagen.

Fröhlich: Dann fuhren wir zur Messe Zukunft Personal in Köln. Dort haben wir mit allen Anbietern gesprochen, uns viele Systeme angesehen und natürlich auch die Vorträge angehört, in denen Auswahlkriterien und rechtliche Hintergründe erläutert wurden. Wichtigstes Kriterium für uns war, die Software einfach bedienen zu können.

Kilian: Natürlich haben wir uns auch die Lösung des Anbieters unserer Gehaltsabrechnung angesehen. Aber dort wie bei den meisten anderen Anbietern war uns die Software viel zu kompliziert. Unsere EDV-Abteilung hat angeboten, eine eigene Archivierungslösung für uns zu erstellen. Allerdings wollten wir den kompletten Schriftverkehr direkt aus der Akte heraus führen können und auch sonst alle Arbeitsabläufe abgedeckt haben. Auch eine Schnittstelle zur Lohnsoftware war ein Muss. Die einzige Lösung, die uns all das standardmäßig bot und dabei einfach zu benutzen war, fanden wir in der IQAkte Personal von IQDoQ.

ITM: Was waren die Knackpunkte in der Einführungsphase? Und wie hoch war der Aufwand?
Fröhlich: Die Software wurde im März 2012 geliefert. Um die technische Installation hat sich unsere EDV-Abteilung gekümmert, während wir in verschiedenen Workshops mit dem Anbieter, der EDV, dem Betriebsrat, dem Datenschutzbeauftragten und der Geschäftsleitung die Richtlinien zur Softwarenutzung festgelegt, eine Betriebsvereinbarung aufgesetzt und die Rollen und Zugriffsrechte definiert haben. Nach drei Tagen lief bereits alles.

Kandler: Aber damit ging die eigentliche Arbeit für uns ja erst los. In den folgenden Wochen hieß es, die notwendige Zeit zu finden, um die Bestandsakten einzuscannen. Die waren sehr umfangreich – bei langjährigen Mitarbeitern oft über 100 Seiten, teilweise auch ganze Ordner. Als wir gemerkt haben, dass sich das nicht neben der normalen Arbeit erledigen lässt, haben wir auch an den Samstagen im Wechsel gescannt.

Kilian: Es hat sich aber gelohnt, diese Arbeit nicht extern zu vergeben. So konnten wir die Gelegenheit nutzen, die Akten aufzuteilen und in Kategorien wie Urlaub, Verträge, Bescheinigungen und ähnliche zu unterteilen. Die genaue Registerstruktur hatten wir in einem unserer Workshops zuvor festgelegt.

ITM: Was haben Sie bisher erreicht? Welches sind die nächsten Schritte?
Kilian: Im Juli 2012 waren wir mit dem Einscannen fertig. Natürlich nur bezogen auf die Bestandsakten – neue Dokumente kommen ja nach wie vor auf Papier herein und werden permanent gescannt. Bis auf wenige Dokumente wie Arbeitsverträge, die zusätzlich im Original aufgehoben werden, kommt alles sofort danach in den Schredder. Mittlerweile arbeiten wir also rein elektronisch.

Kandler: Dass es keine Papierakten mehr gibt, ist wirklich eine große Erleichterung. Außerdem ist man dank Laptop nicht mehr ans Büro gebunden.

Fröhlich: Aber auch im Büro ist man schneller, seit man alles am Bildschirm erledigen kann. Damit vor lauter Tempo keine Fehler passieren, haben wir mit Genehmigung des Betriebsrats Fotos aller Mitarbeiter im System hinterlegt. Jetzt sieht man auf den ersten Blick, ob man den richtigen Mitarbeiter vor sich hat.

Kilian: Woran wir momentan arbeiten, sind die Vorlagen für den Schriftverkehr, damit Bescheinigungen, Serienbriefe und ähnliches automatisch aus dem System heraus gedruckt werden können. Und dann freuen wir uns schon auf die Volltextsuche für sämtliche Dokumente, die mit der neuesten Version der Personalakte möglich ist.

Fröhlich: Darin liegt der Vorteil einer Standardsoftware. Dass unsere eigenen Anforderungen abgedeckt sind, ist für uns mittlerweile selbstverständlich. Aber obendrein von den umgesetzten Anforderungen der anderen Kunden zu profitieren, ist ein echtes Plus.

ITM: Was ist Ihr Erfolgsgeheimnisse mit der digitalen Personalakte?
Kandler: Am wichtigsten ist es, sich die Zeit zu nehmen, immer wieder neue Funktionen auszuprobieren und für sich einzurichten, wenn sie Verbesserungen bringen. 

Haftpflichtkasse Darmstadt

• Gründung: 1898
• Branche: Anbieter besonderer Deckungskonzepte für den Bereich der Firmen- und Privatkunden sowie Spezialversicherer für das Hotel- und Gaststättengewerbe
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