Digitale Personaldossiers für reibungslose Abläufe

Die privatrechtlich organisierte Stiftung Schulungs- und Wohnheime Rossfeld versteht sich als Dienstleister und Kompetenzzentrum zur Förderung der beruflichen und persönlichen Integration für Menschen mit körperlicher Behinderung. Die Berner Inklusionseinrichtung ermöglicht Wohnen, Therapie, Ausbildung und Arbeit an einem Ort und steht seit mehr als sechs Jahrzehnten für eine innovative Gestaltung dieser Wirkungsräume. Um die Digitalisierung in der Stiftung voranzutreiben, wurden die umfangreichen Personal-Dossiers der Mitarbeiter, die bis dato in Papierform geführt wurden, digitalisiert und barrierefrei über ein digitales Aktenarchiv zugänglich gemacht. Ziel war es, einen erleichterten Zugriff und eine schnellere Einsicht für die Personalverantwortlichen und Mitarbeiter mit Behinderungen sicherzustellen. Die Dokumenten-Management-Lösung Kendox Infoshare, die bereits an das bestehende ERP-System Proffix angebunden war, erwies sich auch für diese Anwendung als bestgeeignete Lösung.

Besondere Bedürfnisse erfordern digitale Lösungen

Da die umfangreichen Papierakten in unterschiedlichen Gebäuden auf dem weitläufigen Gelände der Stiftung lagerten, erwies sich das Zurücklegen der langen Wege vor allem für die Beschäftigten im Rollstuhl als umständlich und schwierig. Auch war es wichtig, dass für leitende Verantwortliche und Therapeuten über Dossiers z.B. jederzeit die Art der Behinderungen der Bewohner eingesehen werden kann, um die richtige Pflege und Behandlung sicherstellen zu können. Pandemiebedingt ergab sich zudem die Anforderung, dass Covid-Zertifikate jederzeit abrufbar sein müssen. Durch eine zentrale und jederzeit einsehbare digitale Ablage der Dossiers sollte dies künftig leichter möglich werden.

Digitalisierungsschub im HR-Bereich

Die Zahl aktiver Dossiers, also aller Dossiers von Mitarbeitenden, die aktuell in der Stiftung tätig sind, betrug zum Zeitpunkt der Lösungsintegration ca. 300 Stück. Diese wurden in der Projektumsetzung vorrangig behandelt und digitalisiert. Da aber durch gesetzliche Vorschriften auch Akten von ausgeschiedenen Mitarbeitern noch für längere Zeit aufzubewahren sind, wurden auch diese im Zeitverlauf digital erfasst – insgesamt mussten also rund 700 Personalakten digitalisiert werden. Bei der Digitalisierung der Dokumente wurde auch festgestellt, dass zu etlichen Dossiers Doppelungen, sogenannte Schattendossiers existierten, die das Handling der Akten für die Mitarbeiter in der Vergangenheit zusätzlich erschwert hatten. Diese Schattendossiers konnten durch die Digitalisierung eliminiert werden. Durch das zentrale, digitale Archiv ist die Problematik auch für die Zukunft gelöst. Mithilfe der neuen Lösung ist es zudem möglich, zeit- und ortsunabhängig auf die digitalen Versionen zuzugreifen. Neu hinzukommende Unterlagen können schnell eingescannt und digital in den entsprechenden Dossiers abgelegt werden. 

Mit der Dokumenten-Management-Lösung ist ein schnellerer und einfacherer Zugriff auf die Personaldossiers realisiert worden. Zudem erlaubt die Software eine zeit- und ortsunabhängige Anwendung. Die Informationen können von den Mitarbeitern über einen Web-Client jederzeit und an jedem Ort vom Laptop aus aufgerufen werden, da die Anwendung im Browser läuft. Alle Tätigkeiten rund um die Dossiers können direkt am Arbeitsplatz erledigt werden. Infolgedessen sind keine umständlichen und langen Wege zu Schränken und Schubladen an verschiedenen Orten der Einrichtung mehr nötig.

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