02.07.2021 Dank E-Rechnung

Digitale Prozesse in Rekordzeit

Von: Alexandra Perry

Seit Januar 2019 gilt in Italien die E-Rechnungspflicht für inländische Unternehmen sowie im Land registrierte Zulieferer und Dienstleister. Alle müssen verpflichtend E-Rechnungen über die offizielle Plattform „Sistema di Interscambio“ (Sdl) verschicken. Leica Geosystems hat für die italienische Landesgesellschaft rechtzeitig notwendige Maßnahmen ergriffen.

Leica Geosystems, Spezialist für Präzisionsinstrumente der Bauvermessung, hat seine Rechnungsprozesse den italienischen Verhältnissen angepasst.

Hintergrund der in Europa stattfindenden Umstellung der Rechnungsprozesse ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Italien hat sie zum Anlass genommen und die offizielle Plattform „Sdl“ geschaffen, die alle Rechnungen durchlaufen müssen. Anders übermittelte gelten als nicht gestellt, was ernsthafte finanzielle Konsequenzen haben kann. Zu solchen Komplikationen wollte es Thomas Pitscheider, SAP-Projektmanager bei Leica Geosystems und zuständig für die Umstellung in Italien, nicht kommen lassen.

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„Ab dem 1. Januar 2019 waren alle Unternehmen in Italien verpflichtet, sämtliche Rechnungen im B2B- und B2C-Bereich elektronisch auszustellen, ausschließlich über ,SdI’ zu versenden und qualifiziert elektronisch zu signieren“, erinnert sich Pitscheider an die Dringlichkeit. Um diesen Termin einhalten zu können, musste das Projektteam also schnell sein. Um die richtigen Partner zu finden, wurde ein Berater eingeschalten. Er engagierte den Digitalisierungscoach Bruno Koch, der handverlesene Experten vorgeschlug. Die folgende Projektausschreibung entschied das Frankfurter Fintech Crossinx für sich.

Später Kick-off

Mitte Oktober 2018 kam der Vertrag zustande. Die besondere Herausforderung: Bis zum Go-live waren nur noch ca. zwölf Wochen Zeit. In großer Eile wurde das Projektteam zusammengestellt, sodass der Kick-off Anfang November stattfinden konnte. Den Verbindungsaufbau zum SAP-System hatte Pitscheider an Arvato Bertelsmann vergeben. Somit war die Projektverteilung klar: Leica Geosystems kümmerte sich um die Extraktion der Daten aus SAP, Arvato Bertelsmann programmierte die Schnittstelle zu Crossinx und kümmerte sich um den Verbindungsaufbau zu deren Lösung und die Rücklieferung der Acknowledgement-Stati ins SAP. Die Digitalisierungsexperten konvertierten das aus dem SAP gelieferte IDOC in ein Fattura-PA-Format, schickten die Daten nach einer internen Prüfung zur staatlichen SdI-Plattform und lieferten die Acknowledgement-Stati zurück. Das Unternehmen verzeichnet durchschnittlich zwischen 9.000 und 10.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr in Italien. Zusammenfassend meint Pitscheider: „Technisch war das Projekt sicherlich eine Herausforderung, wobei das Schwierigste daran war, das Fattura-PA-Format der Plattform zu verstehen. Unser Partner hatte zum Glück bereits Erfahrung in Italien. Trotzdem gestalteten sich die Tests schwierig, da die XML-Files nur auf technische, aber nicht auf inhaltliche Richtigkeit geprüft werden konnten.“ Trotz aller Widrigkeiten konnte Leica Geosystems Mitte Januar die ersten produktiven Rechnungen über das SDI-Portal an Kunden versenden. Danach gab es nur noch Feintuning. Eine weitere große Herausforderung war das SAP-E-Rechnungs-Cockpit. Da Leica Geosystems dafür nicht SAP-Standard verwendet, musste es ganz neu entwickelt werden, was bis Ende Februar gelang.

Rechnungseingang: Die Daten der Plattform

Den Rechnungseingang wickelt Leica Geosystems seit gut zwei Jahren über ein intelligentes, selbstlernendes System ab, das von der Firma Tangro entwickelt wurde. Dabei gehen die Rechnungen per Mail mit PDF-Anhang ein und werden mithilfe eines OCR-Scans verarbeitet; das betrifft insgesamt etwa 100.000 Rechnungen pro Jahr. In Italien sieht die Lösung so aus, dass der Frankfurter Dienstleister die Rechnung an der staatlichen Plattform gewissermaßen „abholt“, sie dann in ein PDF-Format mit SdI-Struktur umwandelt und in dieser Form per Mail an Leica zur weiteren Bearbeitung schickt.