Digitalisierung des Dokumenten-Managements

ITM: Herr Mosbach, Herr Wittrock, im Zeitalter der Digitalen Transformation sind die Ziele bei der Einführung von Dokumenten-Management-Sstemen oft hochgesteckt, doch die Umsetzung und Nutzung lassen vielfach zu wünschen übrig. Was empfehlen Sie Mittelständlern, um möglichst schnell nachhaltige Fortschritte beim DMS-Einsatz zu erreichen?
Karl Heinz Mosbach: Eine gute Herangehensweise ist es, sich erst einmal einen allgemeinen Überblick zu verschaffen, wo die Not am größten ist und man den größten Nutzen für das Unternehmen erzielen kann. In der Regel geht es immer darum, bisher manuell durchgeführte Geschäftsprozesse mithilfe der Digitalisierung zu automatisieren, um so die Mitarbeiter zu entlasten und Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Der Klassiker ist hier das Rechnungsmanagement in der Buchhaltung, wo durch intelligente Dokumentenanalyse via Doc Xtractor und mit der Fachbereichslösung Invoice eine komplett automatisierte Rechnungsverarbeitung durchgeführt werden kann. Dies führt schnell zu Kosten- und Zeiteinsparungen. Ähnliches gilt auch für andere Bereiche, sei es der Vertrieb, die Auftragsabwicklung oder das Projektgeschäft. Meist muss das Rad nicht neu erfunden werden, da die Anbieter bereits eine Vielzahl an erprobten Standard-Business-Lösungen im Portfolio haben, die lediglich auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden müssen. Nicht zuletzt ist es wichtig, am Anfang nicht alles auf einmal angehen zu wollen. Zudem müssen frühzeitig alle Mitarbeiter in die neue Digitalisierungsstrategie mit einbezogen werden, damit Ängste abgebaut werden können und die volle Unterstützung der Belegschaft sichergestellt ist.

Ingo Wittrock: Das Druck- und Dokumenten-Management ist nach wie vor einer der wichtigsten Enabler für die Digitalisierung, dies gilt insbesondere für den Mittelstand. Das digitale Arbeiten verlangt zwar initiale Investments, amortisiert sich aber schnell in reinen Kosten und auch in der zugewonnenen Effizienz. Wer seinen Einstieg in das papierlose Arbeiten plant, sollte vor allem systematisch vorgehen, um Probleme zu vermeiden. Denn die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems ist ein komplexes und umfangreiches Projekt, das nicht unterschätzt werden darf und aus zahlreichen Einzelschritten besteht. Diese gilt es, erfolgreich umzusetzen, um die anvisierten Ziele letztendlich zu erreichen. Komplexe Digitalisierungsprozesse setzen Expertise und Erfahrung voraus. Daher empfiehlt sich oft auch für mittelständische Unternehmen ein All-inclusive-Paket eines renommierten IT-Dienstleisters, der nicht nur einen umfangreichem Planungsservice und die Installation anbietet, sondern auch zahlreiche Support-Services unterstützt.

ITM: Welche Priorität sollten bei der Umsetzung dieser Projekte rechtliche und regulative Anforderungen erhalten, etwa aus dem Umfeld von Compliance, Information Governance oder DSGVO? Und warum?
Wittrock: Rechtliche und regulative Anforderungen müssen bei der erfolgreichen Einführung eines DMS immer mitgedacht und berücksichtigt werden. Die vielfältigen Anforderungen in diesen Bereichen unterstreichen dabei zugleich die Komplexität eines jeden Digitalisierungsprojekts und verdeutlichen, warum diese Prozesse immer mithilfe von Experten durchgeführt werden sollten. Bei all unseren Technologien, unseren Services in den Bereichen „Beratung“ und „Support“, steht daher die Sicherheit im Mittelpunkt. Vom sicheren Druck sensibler Dokumente über die sichere Speicherung bis hin zur Verwaltung von Daten – unsere Berater arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen, um passende Lösungen und Services zu finden. Dabei profitieren Unternehmen von der sicheren Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse nicht nur hinsichtlich ihrer Produktivität und Workflow-Effizienz, sondern auch durch eine sichere und gesetzeskonforme Verwaltung von Unternehmensinformationen.

Mosbach: Um die Einhaltung rechtlicher und regulativer Anforderungen kommt niemand herum, der unnötige Risiken für das Unternehmen ausschließen möchte. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen gezwungen sind, in der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen – seien es Kunden oder Partner – nachzuweisen und sicherzustellen, dass man bestimmten Regularien und Vorgaben gerecht wird. Beispiele hierfür sind die DSGVO-Vorgaben und die FDA-Richtlinien, wenn man sich im Lebensmittel-, Medizin- oder Pharmabereich bewegt. Das Gute an diesen Themen ist, dass Digitalisierungslösungen den Unternehmen hierbei sehr viel Aufwand abnehmen, da sie benötigte Funktionalität bereits im Standard bereitstellen. Dadurch fällt es viel leichter, den erwähnten regulativen Anforderungen gerecht zu werden und diese zu erfüllen. Neben der DSGVO sind es gerade die GoBD-Richtlinien, zu deren Einhaltung jedes Unternehmen und jede Organisation aus steuerrechtlicher Sicht verpflichtet ist. Auch hier wird es durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse wesentlich einfacher, diese Anforderungen zu erfüllen, um unnötige Kosten und Bußgelder zu vermeiden.

ITM: Wie kann die IT-Abteilung dafür sorgen, dass bei der Einführung von Systemen für Workflow- und Dokumenten-Management oder Archivierung eine sinnvolle Integration mit bestehenden Prozessen, Fachverfahren und IT-Anwendungen erfolgt?
Mosbach: Moderne Lösungen setzen im Gegensatz zu alten Systemen, die mit hart codierten Schnittstellen arbeiten, auf offene Standards wie Webservices, Rest-API und dergleichen. Dies erlaubt es, Systemintegrationen viel einfacher, schneller und vor allem flexibler zu gestalten. Mit leistungsfähigen Komponenten wie den Flows und den Integration Clients bieten wir beispielsweise den Kunden Integrationsbausteine auf Low-Code-Basis, was insbesondere bei späteren Updates auf neue Versionen enorme Vorteile mit sich bringt. Die IT sollte sicherstellen, dass neue Systeme genau diese Fähigkeiten offener Standards und somit einen deutlich reduzierten Programmieraufwand mit sich bringen.

Wittrock: Bei der Einführung von Systemen für Workflow- und Dokumenten-Management oder Archivierungsprozesse sollte die beteiligten Mitarbeiter und Abteilungen immer eng und abteilungsübergreifend mit den IT-Experten zusammenarbeiten, um bereits im Vorfeld bei der Ist-Analyse sowie der Zieldefinition etwaige Integrationsprojekte gemeinsam zu definieren und diese geplant in den Digitalisierungsprozess aufzunehmen. Die Implementierung von größeren Projekten sollte daher immer sorgsam geplant und durchgeführt werden und als ein längerfristiges Teamprojekt mit entsprechendem Projekt-Management ausgelegt sein. Wichtig ist daher, dass neben prozeduralen Zielen wie die Steigerung der Effizienz auch funktionale und technische Ziele mitgedacht werden, um sein Digitalisierungsprojekt erfolgreich abzuschließen.