23.03.2023 Zeitersparnis

Digitalisierung im Rechnungsmanagement

Von: Nicole Gauger

Das junge Unternehmen Etepetete aus München setzt auf Nachhaltigkeit beim Lebensmittelkonsum und hat sein Rechnungsmanagement digitalisiert.

Das Unternehmen will ein Zeichen gegen Lebensmittelverschwendung setzen und Bioprodukte frisch vom Feld bis vor die Haustür bringen.

Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, ein Zeichen gegen Lebensmittelverschwendung zu setzen. Die Lösung, von der alle profitieren: Ein Abo-Modell, das Bio-Lebensmittel frisch vom Feld bis vor die Haustür bringt – das ist besonders nachhaltig und praktisch. Diese haben entweder ein kürzeres Mindesthaltbarkeitsdatum oder Druckfehler auf der Verpackung, sind aber einwandfrei und bekommen so eine zweite Chance.

Der Großteil der Rechnungen wird kontinuierlich auf Portalen wie Google oder DHL zur Verfügung gestellt. Neben diesen regelmäßig anfallenden Rechnungen gibt es auch solche, die das Unternehmen gesondert manuell sowie individuell verarbeiten muss. Insgesamt verarbeitet der Bio-Lieferdienst monatlich etwa 550 Rechnungen. Bis Ende vergangenen Jahres war bei dem Unternehmen eine Vollzeitkraft mehr oder weniger ausschließlich damit beschäftigt, die Eingangsrechnungen manuell aus den Portalen abzurufen, sich um ihre Freigabe zu kümmern und sie schließlich in die Buchhaltung zu überführen. „Das Herunterladen von den Portalen war ein großer Zeitfresser“, resümiert Dennis Schilawa, der im Dezember 2022 als Chief Financial Officer (CFO) anheuerte, und ergänzt: „Darüber hinaus mussten wir dafür sorgen, auch die sporadisch anfallenden Rechnungen rechtzeitig abzurufen und dann der Buchhaltung zur Verfügung zu stellen.“

Digitalisierung der Buchhaltung vorantreiben

Dennis Schilawa wusste aus der Tätigkeit bei seinem vorherigen Arbeitgeber, dass es Lösungen gibt, die das Handling von Eingangsrechnungen vereinfachen. Er hat dort mit Getmyinvoices gearbeitet, einer Cloud-basierten Software, die u.a. Rechnungen aus zahlreichen Portalen automatisch herunterlädt bzw. aus dem E-Mail-Posteingang importiert, um sie anschließend mithilfe von Schnittstellen an weiterführende Lösungen zu übertragen. Aufgrund seiner guten Erfahrung mit der Rechnungsmanagement-Lösung führte er diese auch beim Anwenderunternehmen ein.

Darüber hinaus implementierte der CFO mit seinem Team für die Rechnungsfreigabe die Software Candis, zu der Getmyinvoices eine Schnittstelle realisiert hat. Somit lassen sich Lieferantenrechnungen von Rechnungsmanagement-Software in Candis importieren, wo sie den jeweiligen Verantwortlichen zur Freigabe zugewiesen werden. Daran anschließend werden sie über Datev Unternehmen online an den Steuerberater weitergeleitet. Dennis Schilawa erläutert: „Wir konnten so diesen einst manuellen Prozess hin zu unserem Steuerberater digital abbilden und somit vollständig automatisieren.“ Insgesamt reduzierte sich so der zeitliche Aufwand für die vorbereitende Buchhaltung von wöchentlich 40 auf nur noch fünf Stunden.

Im nächsten Schritt wird der Bio-Lieferdienst auch die per E-Mail eingehenden Rechnungen mithilfe der neuen Lösung zentral zur Verfügung stellen. Bis dato werden solche Belege noch manuell eingesammelt. Ist auch dieser Prozess etabliert, profitiert das Unternehmen von einem vollständigen digitalen Rechnungsmanagement.