Digitalisierung von Dokumenten und Workflows als Schlüsselrolle

Eine Schlüsselrolle aus technischer Sicht spielt dabei die Digitalisierung von Dokumenten und Workflows, die heute teilweise immer noch von Dokumenten auf Papier ausgebremst werden. Wir haben zwei ausgewiesene Experten gefragt, wie die Verbesserung von Dokumenten- und Output-Management die viel zitierte Digitale Transformation vorantreiben kann – und wo es Stolpersteine aus dem Weg zu räumen gilt.

ITM: Projekte im Bereich Digitale Transformation des Unternehmens und Projekte zur Verbesserung von Dokumenten- und Output-Management gehen oftmals Hand in Hand. Worauf ist zu achten, damit diese Projekte sich nicht stören, sondern im Gegenteil unterstützen und befeuern?
Karl Heinz Mosbach: Wichtig ist, dass man beide Aufgaben nicht als Bau losgelöster Insellösungen für ihren jeweiligen Bereich, sondern vielmehr als Bausteine einer unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie versteht. Es ist daher unerlässlich, dass sich die Projektvorhaben funktional ergänzen und – noch viel wichtiger – dass die Prozesse miteinander verzahnt werden. Allzu oft wird nämlich nur ein Themenkomplex betrachtet, der dann im Nachhinein große Probleme aufwirft, da diese Lösung für das ganze Unternehmen zu kurz greift. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich bereits vor dem Projektstart abteilungsübergreifend mit dem Ziel zusammenzusetzen, Optimierungen für sämtliche Unternehmensprozesse festzulegen, vor allem um Doppelarbeiten und spätere Inkompatibilitäten im Zusammenspiel der Projekte zu vermeiden. Wenn diese Vorarbeit geleistet wurde, können Digitale Transformation sowie Dokumenten- und Output-Management reibungslos Hand in Hand gehen.

Dietmar Nick: Digitale Workflows sind zentraler Bestandteil der Digitalen Transformation – und Dokumente spielen eine entscheidende Rolle in den Ablaufketten: ob für den Endkunden in Form von Auftragsbestätigungen oder Rechnungen oder für den Händler, Zwischenhändler, Hersteller oder Logistikdienstleister in Form prozessrelevanter Informationen.

Da diese Informationen je nach Workflow als physisches und/oder digitales Dokument benötigt werden, spielen Multifunktionssysteme als Ein- und Ausgangstor eine wichtige Rolle. Hier liegt die Schnittstelle zwischen Digitalisierungs- und Output-Management-Projekten. Informationsfluss ist der gemeinsame Nenner der vermeintlich unterschiedlichen Welten von Hardware und digitalen Workflows. Hier gibt es ein enormes Effizienzpotenzial, allerdings auch die Herausforderung, den reibungslosen Informationsfluss und gleichzeitig Informationssicherheit zu gewährleisten.

ITM: Aktuell werden im Dokumenten- und Output-Management Themen wie Homeoffice und Mobile Work adressiert. Auf welche Weise können hier die Mitarbeiter mit möglichst geringem Aufwand möglichst gut unterstützt werden, sodass sie ihre Arbeit möglichst einfach, effizient und sicher erledigen können?
Nick: Im Homeoffice gibt es keinen „kurzen Dienstweg“. Eine fehlende Unterschrift kann genauso wenig mal eben schnell eingeholt werden wie eine fehlende Information aus einer Kundenakte. Damit Mitarbeiter auch von zu Hause effizient arbeiten, müssen wir sie in die Lage versetzen, jederzeit und ortsunabhängig Informationen aus physischen und virtuellen Quellen rechtssicher verarbeiten zu können. Dass es ganz ohne Papier nach wie vor nicht geht, zeigt die gestiegene Nachfrage nach Drucksystemen, weil bisher nicht jeder Heimarbeitsplatz mit Druckern ausgestattet war.

Technische Barrierefreiheit und Unterbrechungssicherheit sind weitere Erfolgskriterien für effiziente Prozesse – gerade, wenn sie dezentral organisiert sind. Das Abrufen der Dokumente muss genauso ortsunabhängig funktionieren wie das Hochladen von Informationen, die auf dem heimischen Multifunktionssystem eingescannt wurden.

Mosbach: Im ersten Schritt unterstützt man die Mitarbeiter, indem ihnen die geeignete Hardware zur Verfügung gestellt wird – das ist oftmals nämlich nicht gegeben. Ein Laptop, eine gute Kamera, Mikrofon oder Headset sind wichtige Voraussetzungen für effizientes Arbeiten aus dem Homeoffice. An einer guten Ausstattung sollte es nie mangeln, da jeder Produktivitätsverlust das Unternehmen immer weit mehr kostet. Dass Mitarbeiter private Geräte benutzen, ist für mich aus Sicherheitsaspekten ein No-Go.

Der zweite Punkt ist, einen sicheren Zugang und die Datenverfügbarkeit in digitaler Form sicherzustellen. Hier kommt dem Dokumenten- und Output-Management eine zentrale Bedeutung zu. Ohne diese Lösungen ist die Sicherstellung von Verfügbarkeit und effizienten Prozessabläufen kaum zu leisten.

Ein dritter Punkt ist aus meiner Sicht die Bereitstellung von Collaboration-Tools. Das beginnt bei Videokonferenzlösungen, Funktionalitäten für Dokumenten-Sharing oder auch Knowledge-Boards, um hier nur einige Beispiele zu nennen. Gerade im Homeoffice und im mobilen Betrieb ist der reibungslose Austausch ein ganz wichtiger Aspekt für effizientes Arbeiten.

ITM: Welche Voraussetzungen muss der IT-Chef auf der technischen Seite schaffen, damit Implementierung und Betrieb eines Dokumenten- und Output-Management-Systems reibungsfrei möglich sind?
Nick: Entscheidend ist die Integration in die jeweiligen Geschäftsprozesse der Unternehmen: Wo kommen Informationen her, wie werden sie verarbeitet, wo archiviert. Wo gibt es Medienübergänge? Können diese vermieden oder effizienter gestalten werden? Welche Hardware hat welchen Firmware-Stand? Wann geht wo der Toner zur Neige? Und was passiert, wenn ein System ausfällt?

Nach einer solchen Analyse- und Konzeptionsphase gilt es, Lösungen zu suchen, die idealtypisch einfach, schnell und remote installiert, ausgerollt und überwacht werden können. Das gilt für Dokumenten-Management-Systeme ebenso wie für Homeoffice-Drucker.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 03/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Ein Spezialist in dem Bereich heißt nicht umsonst „Business Architect“: Er bildet Prozesse in IT-Systemen ab, indem er Informationsbrücken baut. Im Mittelpunkt steht weiterhin der Mensch! Daher sind Bequemlichkeit, Schnelligkeit und Sicherheit entscheidend für die Akzeptanz – und damit den Erfolg bei der Digitalisierung von Unternehmen.

Mosbach: Zunächst einmal lässt sich festhalten, dass es – egal ob ich eine Dokumenten- und Output-Lösung in der Cloud oder inhouse betreibe – im Unternehmen immer einen IT-Verantwortlichen geben sollte, der die Systemeinführung begleitet, wenn nicht sogar fachlich verantwortet. Es gibt Dinge, die man aus meiner Sicht als Kunde nicht nach extern delegieren kann bzw. sollte. Das beginnt bei der Sicherheit, weil sowohl Zugriffsschutz als auch die Einhaltung rechtlicher Anforderungen wie z.B. jene der EU-DSGVO gewährleistet sein müssen.

Das Festlegen und Bereitstellen der nötigen Infrastruktur ist ein weiterer Aspekt, der unbedingt von der eigenen IT begleitet oder gesteuert werden sollte. Insbesondere weil diese den Arbeitgeber hinsichtlich Anforderungen (Datenaufkommen, Stoßzeiten usw.) und Unternehmensbesonderheiten am besten kennt. Hier ist seitens des IT-Chefs ein Projektverantwortlicher zu benennen, dem auch bei konkurrierenden Interessen beteiligter Fachabteilungen eine vermittelnde Rolle zukommt.

Abschließend ist besonders wichtig, dass man dem Anwender nicht einfach ein neues System überstülpt bzw. auf den Tisch stellt, sondern diesen frühzeitig mit einbindet, über das Geplante informiert und ihm auch Gelegenheit gibt, Wünsche und Vorstellungen einzubringen. „Du musst das nehmen, was du kriegst“ ist hier ein ganz schlechter Ansatz.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus