DMS sorgt für sichere Archivierung

Die Getränke Ziegler GmbH in Ottensoos beliefert 2.000 Kunden im Raum Nordbayern mit Getränken, die aus einem Sortiment von 1.555 Artikeln wählen können. Bei der hohen Zahl anfallender Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen – sei es elektronisch oder in Papierform – sind Dokumenten-Management-Systeme (DMS) für eine sichere Archivierung und reibungslose Verwaltungsabläufe unerlässlich. Daher beschloss die Unternehmensleitung, das bis 2013 verwendete DMS von Easy Software von Grund auf zu aktualisieren.

Bereits die Einführung von Easy Enterprise einige Jahre zuvor hatte Vorteile gebracht. „Wir mussten ständig zwei Mitarbeiter damit beschäftigen, Papier in Ordner zu stecken und in Schränken sowie im Keller aufzubewahren“, erinnert sich Michael Herrmann, Leiter IT-Prozesse und Datenschutzbeauftragter bei Getränke Ziegler. „Das war ein gigantischer Aufwand, der durch die Lösung schlagartig entfiel.“ Diesen Erfolg wollte man mit einem Upgrade auf die aktuelle Softwareversion und neue Funktionalitäten fortsetzen.

Wichtig war der Geschäftsführung ein DMS-Spezialist als IT-Partner, der nicht nur über eine gefestigte Marktposition verfügte, sondern auch über entsprechende Referenzen. An dieser Stelle präsentierte die Intex Informations-Systeme GmbH ihr IT-Können; zudem hatten sie ihren Firmensitz in der Region. So erhielten sie den Auftrag für ein komplettes Software-Upgrade auf Enterprise.x, die Bereitstellung der erforderlichen Scanhardware sowie eine Reorganisation der Prozesse.

Nach einem Analyseworkshop, in dem man neben firmenspezifischen Prozessen auch die Hardwarevoraussetzungen definierte, konnte nach Einrichtung der Hardwarekomponenten im März 2014 mit der Basisinstallation und Konfiguration begonnen werden. Das Produktivsystem lief so lange parallel weiter, bis nach einer erfolgreichen Testphase das neue System zum Produktivsystem erklärt und über ein Tool mit dem Altarchiv verbunden wurde.

Ohne Migrationsaufwand

Einen Vorteil brachte etwa Easy Documents, ein Tool zur Recherche über einen Web-Client. „Früher musste die Software auf jedem Client installiert werden, sonst konnte man von ihm aus nicht im Archiv recherchieren. Jetzt muss ich lediglich auf einem beliebigen Client eine Verknüpfung herstellen“, erklärt Herrmann. Das Alt­archiv ließ sich problemlos mit dem Enterprise ­iReader auslesen und ohne Migrationsaufwand anbinden. Mit Capture Scan wiederum scannt der Getränkespezialist etwa im Bereich Verkauf die Ausgangslieferscheine und die vom Kunden abgezeichneten Lieferscheine für die Leergutrückführung. Die Belege erhalten von der Datenbank des Warenwirtschaftssystems einen Barcode, werden gescannt, abgelegt und bilden schließlich die Grundlage für die Rechnungsstellung. Über den Barcode erfolgt beim Scannen automatisch die korrekte Zuordnung.

Integration der Partner

Zur Buchhaltungssoftware Diamant gibt es eine Schnittstelle, um sowohl aus dem Fibu-Programm als auch direkt aus dem DMS Belege anzuzeigen. Zudem richtete der IT-Partner einen Workflow für bestimmte Arbeitsabläufe ein. Will man eine Eingangsrechnung in der zentralen Finanzbuchhaltung von Ziegler verarbeiten, kann diese Rechnung im Posteingang gescannt und automatisch bestimmten Arbeitsabläufen zugeordnet werden. Sie kommt zur Erfassung in die Buchhaltung, durchläuft die entsprechenden Kontrollen und geht schließlich zum Geschäftsführer, der die Zahlung freigibt. Capture Office soll demnächst dazu dienen, direkt aus Office-Anwendungen heraus zu archivieren.

Die Partner werden ebenfalls integriert, so dass nicht nur eine zentrale Buchhaltung möglich wird, sondern auch von ihnen in den Archiven recherchiert werden kann. „Gerade hier wird der Vorteil der Webanwendung deutlich. Wir müssen keine Software mehr auf internen und externen Rechnern installieren“, betont Herrmann. „Mit Easy Enterprise und den Modulen von Intex schaffen wir moderne Arbeitsplätze. Das ist wichtig, um qualifiziertes Personal zu bekommen und zu halten.“ Weil die Zusammenarbeit mit dem IT-Partner erfolgreich verlief, fasst man auch schon ein weiteres Projekt ins Auge: die digitale Personalakte.

Getränke Ziegler GmbH

• Branche: Getränkefachgroßhandel, Logistik
• Gründung: 1957
• Hauptsitz: Ottensoos bei Nürnberg
• Mitarbeiter: 250
• Umschlag: 17,5 Millionen Getränkekisten/Jahr