Domino-Effekt für die weitere Digitalisierung

ITM: Herr Halupka, welche Vorteile bietet mittelständischen Unternehmen eine komplett elektronische Datenverwaltung?
Stefan Halupka: Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist es für die Zukunftsfähigkeit von entscheidender Bedeutung, bei der fortschreitenden Digitalisierung nicht den Anschluss zu verlieren. Nicht selten herrscht die Fehlannahme, dass die Digitalisierung komplett alleine gestemmt werden muss. Doch gerade das digitale Büro eignet sich perfekt als Einstieg in die Digitalisierung und erfahrene Partner können bei der Umsetzung helfen, sodass auch individuelle Anforderungen berücksichtigt werden. Über eine strategische Digitalisierung mit DMS- oder ECM-Lösungen bieten sich Unternehmen bereits kurz- wie mittelfristig einige Vorteile: So profitieren Firmen etwa durch eine verbessere Datensicherheit, zeitgemäßen Datenschutz oder durch eine optimierte Auffindbarkeit und Nutzbarkeit von Informationen, was Mitarbeiter entlastet. Auch aus der Nachhaltigkeitsperspektive bieten digitale Workflows klare Vorteile. Darüber hinaus brauchen digitale Daten weniger physischen Raum und verringern somit auch die Auslastung in Lagerräumen. Zudem führt das effektive Arbeiten mit Unternehmensinformationen zu einer signifikanten Steigerung der Geschwindigkeit von geschäftsrelevanten Prozessen und erhöht somit die Effizienz des entsprechenden Geschäftsbereichs – respektive des gesamten Unternehmens. In der schnelllebigen Informationsgesellschaft ist diese Effizienzsteigerung gerade für den Mittelstand ein wichtiger Erfolgsfaktor, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. 

ITM: Wie sollten Unternehmen vorgehen, um eine umfassende Digitalisierung ihrer Dokumenten-Workflows zu erreichen?
Halupka: Im ersten Schritt sollten sie sich selbst neu kennenlernen. Dies bedeutet, dass mit Einbindung der einzelnen Fachbereiche – die ihre Prozesse am besten kennen – eine Analyse über den Ist-Zustand von Abläufen erfolgen muss. Im Anschluss wird dann ein Soll-Zustand identifiziert und klar messbar definiert. Erst eine solch spezifische Digitalisierung, die sich auf die individuellen Anforderungen der Kunden bezieht, ist am Ende auch eine erfolgreiche Digitalisierung. Ist ein Digitalprojekt dann erst einmal erfolgreich gestartet, bewirkt das nicht selten auch einen Domino-Effekt für die weitere, ganzheitliche Digitalisierung des Unternehmens. 

ITM: Welche Hürden gilt es auf dem Weg ins digitale Büro zu überwinden?Halupka: Bedingt durch den Digitalisierungsschub während der Corona-Pandemie gibt es schon ein gesteigertes Bewusstsein für den Mehrwert digitaler Technologien. Die Akzeptanz ist also gestiegen, dennoch ist es nicht selten so, dass die Digitalisierung von Prozessen einige Firmen überfordert, etwa weil es keine oder nur eine kleine IT-Abteilung im Unternehmen gibt, zu wenig IT-Expertise zur Verfügung steht oder Fachkräfte nicht zu kriegen sind. Doch sehr häufig ist es auch der Faktor „Mensch“, der die Digitalisierung bremst: Die Komfortzone zu verlassen, neue Wege zu gehen und Veränderungen anzustoßen, wird anfangs oft als schwierig empfunden – umso entscheidender ist die richtige Kommunikation und die Qualifizierung von Mitarbeitern, damit diese auf dem Weg zum digitalen Büro mitgenommen werden. Hierfür ist es sinnvoll, sich externe Unterstützung zu holen, denn diese hat es oft einfacher, Änderungen durchzusetzen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: Wie viel hat die Pandemie in puncto „digitales Dokumenten-Management“ bewegt?
Halupka: Eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom hat ergeben, dass der in der Pandemie ausgelöste Digitalisierungsschub diese langfristig überdauern wird. Nur leider kommt die Entwicklung nicht überall gleichermaßen an, vor allem KMU hinken aufgrund von fehlenden Ressourcen und Zeitmangel hinterher. Mit Blick auf das digitale Büro haben Mittelständler laut dem Digitalverband aber große Fortschritte beim Einsatz digitaler Lösungen gemacht: 95 Prozent nutzen digitale Lösungen wie CRM, ECM oder ERP. Aus eigener Erfahrung können wir die erhöhte Nachfrage bestätigen, insbesondere in den Bereichen HR, Finanzen oder Vertragsmanagement. Zudem möchte ich festhalten, dass durch die Technologien alleine die Digitalisierung nicht gestaltet wird. Vielmehr geht es auch darum, entsprechende Strategien zu entwickeln, um diese Technologien effizient einzusetzen. Hier gibt es noch Luft nach oben, denn erst bei der richtigen Ausgestaltung wird das digitale Büro zum klaren Wettbewerbsvorteil für den Mittelstand.